Wypełniasz formularz i nic się nie dzieje. Brak potwierdzenia. Brak e-maila. Brak informacji "otrzymaliśmy Twoje zgłoszenie". Nie masz pojęcia, czy się udało. Zgłoszenie poszło w ciszę. Teraz wysyłasz inny formularz i od razu dostajesz e-mail: "Dziękujemy. Dostaliśmy Twoją wiadomość." Nagle czujesz pewność. Wiesz, że dotarła do kogoś.
Taką różnicę między niepewnością a pewnością daje automatyzacja e-maili. Ten artykuł pokazuje, jak wysyłać automatyczne e-maile z potwierdzeniem do odwiedzających po wysłaniu formularza, jak powiadamiać zespół o nowych zgłoszeniach i jak dzięki e-mailom zwiększyć liczbę wypełnionych formularzy oraz zaufanie.
Co robi automatyzacja e-maili z formularzy
Automatyzacja e-maili z formularzy oznacza ustawienie wiadomości, które wysyłają się automatycznie po zgłoszeniu. Najczęściej spotkasz dwa rodzaje:
E-maile z potwierdzeniem dla odwiedzającego: "Dziękujemy za wysłanie formularza. Otrzymaliśmy Twoją wiadomość i odpowiemy w ciągu 24 godzin."
E-maile z powiadomieniem dla zespołu: "Nowe zgłoszenie z formularza kontaktowego od Jane Smith: jane@example.com. Wiadomość: [szczegóły zgłoszenia]."
Oba mają swój cel. Potwierdzenie uspokaja odwiedzającego, że coś się wydarzyło. Powiadomienie alarmuje zespół, żeby mógł odpowiedzieć.
Dlaczego e-maile z potwierdzeniem znaczą więcej, niż myślisz
E-mail z potwierdzeniem robi dwie rzeczy:
Dowodzi odwiedzającemu, że zgłoszenie się udało. Bez niego nie ma pewności. Prowadzi to do zduplikowanych zgłoszeń, e-maili do obsługi z pytaniem "czy dostaliście mój formularz?" i utraty zaufania.
Ustawia oczekiwania. E-mail z potwierdzeniem to Twoja szansa, by powiedzieć, kiedy odwiedzający usłyszy odpowiedź. "Odpowiemy w ciągu 24 godzin" to obietnica. Dotrzymaj jej. Jeśli obiecasz 24 godziny, a odpowiesz w 2, odwiedzający będzie zachwycony. Jeśli obiecasz 24 godziny, a odpowiedź zajmie tydzień, poczuje frustrację.
Rodzaje e-maili z formularzy
E-maile z potwierdzeniem
Wysyłane natychmiast po zgłoszeniu formularza. Powinny być krótkie i uspokajające. Zawrzyj w nich:
Podziękowanie. Potwierdzenie, że zgłoszenie dotarło. Informację, kiedy można spodziewać się odpowiedzi. (Opcjonalnie) Podsumowanie tego, co wysłano. (Opcjonalnie) Kolejne kroki lub pomocne informacje.
Pisz krótko. Jeden lub dwa akapity. Większość osób tylko przegląda e-maile. Długie potwierdzenia pozostają nieprzeczytane.
E-maile z powiadomieniem dla zespołu
Wysyłane do zespołu lub do Ciebie, gdy przyjdzie zgłoszenie. Powinny zawierać wszystkie istotne informacje, żeby zespół wiedział, co robić:
Imię i nazwisko odwiedzającego, e-mail i telefon (jeśli zbierasz). Treść zgłoszenia (jeśli jest pole wiadomości). Który formularz został wysłany (jeśli masz kilka formularzy). Bezpośredni link do pełnego zgłoszenia w narzędziu do formularzy.
Te e-maile są do użytku wewnętrznego. Niech będą szczegółowe. Zespół potrzebuje wszystkich informacji, by szybko odpowiedzieć.
E-maile warunkowe
Niektóre narzędzia do formularzy pozwalają wysyłać różne e-maile zależnie od zgłoszenia. Na przykład: jeśli ktoś wybierze "Zapytanie ofertowe", dostaje potwierdzenie sprzedażowe. Jeśli wybierze "Pomoc techniczna", dostaje potwierdzenie od pomocy technicznej.
Taka personalizacja sprawia, że doświadczenie jest trafniejsze. Odwiedzający czują, że ich konkretna sprawa jest obsługiwana, a nie że dostali ogólną automatyczną odpowiedź.
Jak ustawić automatyzację e-maili z formularza
W narzędziu do formularzy
Większość narzędzi do formularzy ma wbudowaną automatyzację e-maili. Zaloguj się do narzędzia. Znajdź formularz. Poszukaj ustawień "E-mail" lub "Automatyzacje". Powinny być tam opcje:
Wyślij potwierdzenie do osoby, która wysłała formularz. Wyślij powiadomienie na [Twój adres e-mail]. Dostosuj temat i treść wiadomości.
Wiele narzędzi ma szablony, więc nie musisz pisać od zera. Wybierz szablon, dopasuj go do swojej marki i zapisz.
Testowanie automatyzacji
Zanim włączysz automatyzację e-maili, przetestuj ją. Wyślij testowy formularz i sprawdź, czy dostajesz zarówno potwierdzenie, jak i powiadomienie. Jeśli któryś e-mail nie dotrze:
Sprawdź, czy adres e-mail jest poprawny. Zajrzyj do folderu ze spamem (automatyczne e-maile czasem tam trafiają). Sprawdź ustawienia e-mail w narzędziu, by upewnić się, że automatyzacja jest włączona.
Typowe problemy z automatyzacją e-maili
E-maile się nie wysyłają
Najczęstsza przyczyna to wyłączone lub źle ustawione opcje e-mail w narzędziu do formularzy. Wróć do formularza i sprawdź ustawienia automatyzacji. Czy przełącznik jest włączony? Czy adres odbiorcy jest poprawny? Czy jest przycisk testowy, którym możesz wysłać próbny e-mail?
E-maile trafiają do spamu
Jeśli potwierdzenia lądują w folderach ze spamem u odwiedzających, to problem z dostarczalnością. Narzędzie wysyła e-maile, ale dostawca poczty odbiorcy uważa, że mogą być spamem.
Aby poprawić dostarczalność, użyj adresu nadawcy zgodnego z Twoją domeną. Na przykład jeśli Twoja strona to example.com, wysyłaj potwierdzenia z noreply@example.com, a nie z ogólnego adresu no-reply. Zgodność domeny sygnalizuje wiarygodność.
E-maile zawierają poufne informacje
Jeśli formularz zbiera hasła, dane płatnicze lub inne wrażliwe dane, nie umieszczaj ich w powiadomieniach. Zespół nie musi widzieć haseł w postaci jawnej. Narzędzie powinno albo nie dołączać wrażliwych danych do e-maila, albo automatycznie je maskować (na przykład pokazywać tylko ostatnie 4 cyfry numeru karty).
Dobre praktyki dla e-maili z potwierdzeniem
Podaj jasny czas odpowiedzi: Powiedz odwiedzającemu, kiedy może spodziewać się odpowiedzi. "Odpowiemy w ciągu 24 godzin" jest lepsze niż brak terminu.
Zadbaj o osobisty ton: Jeśli znasz imię, użyj go. "Cześć Jane" brzmi lepiej niż "Dzień dobry".
Pisz krótko: Trzy lub cztery zdania. Potwierdzenie to nie miejsce na prezentację oferty ani przekaz sprzedażowy.
Dodaj wezwanie do działania, jeśli ma sens: Jeśli odwiedzający powinien coś zrobić dalej, napisz o tym. "Jeśli masz pytania, odpowiedz na ten e-mail."
Dopasuj do marki: Użyj logo, kolorów i tonu swojej firmy, żeby e-mail wyglądał jak od Ciebie, a nie z ogólnego narzędzia do formularzy.
Dobre praktyki dla powiadomień dla zespołu
Dodaj cały istotny kontekst: Zespół nie powinien musieć logować się do narzędzia, żeby zobaczyć szczegóły. Umieść informacje o zgłoszeniu w e-mailu.
Zadbaj o czytelność: Użyj podziałów wierszy i formatowania, żeby e-mail dało się ogarnąć jednym spojrzeniem.
Dodaj bezpośredni link: Umieść link do pełnego zgłoszenia w narzędziu do formularzy. Zespół powinien jednym kliknięciem trafić we właściwe miejsce.
Nie wysyłaj zbyt często: Jeśli formularz ma duży ruch, a wysyłasz powiadomienie o każdym zgłoszeniu, zasypiesz skrzynkę. Przy dużym ruchu rozważ dzienne podsumowania ("oto wszystkie dzisiejsze zgłoszenia") zamiast pojedynczych e-maili.
Zaawansowana automatyzacja: e-maile warunkowe zależne od odpowiedzi
Niektóre narzędzia do formularzy pozwalają wysyłać różne e-maile zależnie od tego, co odwiedzający wpisał. Jeśli formularz ma pola warunkowe, możesz wysyłać też e-maile warunkowe.
Przykład: formularz pyta "Którym produktem się interesujesz?" Jeśli ktoś wybierze "Produkt A", dostaje potwierdzenie o produkcie A. Jeśli wybierze "Produkt B", dostaje inne potwierdzenie o produkcie B.
Wymaga to trochę więcej konfiguracji, ale sprawia, że całość jest znacznie trafniejsza dla każdego odwiedzającego.
Jak WEMASY obsługuje e-maile z formularzy
WEMASY automatycznie wysyła potwierdzenia do odwiedzających po wysłaniu Twojego formularza. Możesz dostosować temat, treść i adres nadawcy. Możesz też ustawić powiadomienia dla zespołu, by Twoja skrzynka dostawała alerty o nowych zgłoszeniach. Zarówno potwierdzenia, jak i powiadomienia można dostosować lub wyłączyć, jeśli ich nie chcesz. WEMASY obsługuje też e-maile warunkowe, więc różni odwiedzający mogą dostawać różne potwierdzenia zależnie od zgłoszenia.
Skonfiguruj automatyzację e-maili w ustawieniach formularza WEMASY albo zajrzyj na stronę z cennikiem, by zobaczyć, jakie funkcje e-mail zawiera Twój pakiet.