Zanim wybierzesz narzędzie do formularzy lub uruchomisz pierwszy formularz, musisz wiedzieć, co dzieje się z danymi odwiedzających po wysłaniu. Gdzie są przechowywane. Kto może je zobaczyć. Jak są chronione. Większość osób zakłada, że narzędzie do formularzy samo to wszystko załatwia. Czasem tak jest. Często nie.
Ten artykuł wyjaśnia, jak naprawdę działa przechowywanie danych z formularzy, jakich zabezpieczeń powinieneś wymagać od narzędzia i jakie przepisy dotyczą zbieranych przez Ciebie informacji.
Co oznacza bezpieczne przechowywanie danych z formularzy
Bezpieczne przechowywanie danych z formularzy ma trzy składniki: szyfrowanie w spoczynku (dane są zaszyfrowane podczas przechowywania), szyfrowanie w transmisji (dane są zaszyfrowane w drodze na serwer) i kontrolę dostępu (tylko uprawnione osoby mogą odczytać dane).
Większość formularzy dobrze radzi sobie z szyfrowaniem w transmisji. Dane bezpiecznie docierają na serwer. Ale potem leżą w bazie danych jako zwykły tekst. Każdy, kto włamie się do bazy, albo pracownik z dostępem, którego mieć nie powinien, może przeczytać wszystko. Właśnie wtedy bezpieczne przechowywanie zawodzi.
Szyfrowanie w spoczynku a szyfrowanie w transmisji
Chronią dane na różnych etapach. Zrozumienie różnicy jest kluczowe, by wiedzieć, co faktycznie masz.
Szyfrowanie w transmisji
To szyfrowanie, które działa, gdy dane podróżują z przeglądarki odwiedzającego na Twój serwer. Jeśli formularz jest na stronie HTTPS (szukaj ikony kłódki obok adresu), szyfrowanie w transmisji jest włączone. Dane są zaszyfrowane podczas przesyłania.
Szyfrowanie w transmisji jest dziś standardem. Używa go każde większe narzędzie do formularzy, każdy sklep internetowy i każda wiarygodna strona. Jeśli Twój formularz nie jest na HTTPS, napraw to najpierw. To warunek konieczny.
Szyfrowanie w spoczynku
To, co dzieje się po dotarciu danych na serwer i zapisaniu ich w bazie. Czy dane w bazie są zaszyfrowane? A może są zapisane jako zwykły tekst?
Wiele narzędzi do formularzy oferuje tę opcję, ale nie włącza jej domyślnie. Trzeba ją włączyć samemu. Niektóre nie oferują jej wcale, zwłaszcza darmowe i budżetowe rozwiązania. Jeśli narzędzie nie wspomina o szyfrowaniu w spoczynku w dokumentacji bezpieczeństwa, załóż, że go nie stosuje.
Szyfrowanie w spoczynku oznacza, że nawet jeśli ktoś uzyska nieuprawniony dostęp do bazy, dane są nieczytelne bez klucza szyfrującego. Chroni Cię to, gdy dostawca hostingu zostanie zaatakowany, gdy nieuczciwy pracownik sięgnie do bazy albo gdy osoba trzecia ukradnie kopię danych.
Jak sprawdzić, czy dane z formularzy są zaszyfrowane
Sprawdź dokumentację bezpieczeństwa swojego narzędzia do formularzy. Szukaj sformułowań takich jak „dane szyfrowane w spoczynku” lub „szyfrowanie end-to-end”. Jeśli dokumentacja o tym nie wspomina, napisz do wsparcia i zapytaj wprost: „Czy zgłoszenia z formularzy są szyfrowane w Waszej bazie danych?”
Co mówią różne odpowiedzi:
„Tak, wszystkie dane są domyślnie szyfrowane.” To dobrze. Twoje dane są chronione.
„Szyfrowanie jest dostępne jako funkcja premium.” To sygnał ostrzegawczy. Szyfrowanie powinno być standardem. Jeśli potrzebujesz zgodności z przepisami (HIPAA, RODO itp.), możesz musieć przejść na wyższy plan albo zmienić narzędzie.
„Szyfrujemy dane standardowymi metodami branżowymi, takimi jak AES-256.” To doskonale. AES-256 to złoty standard szyfrowania.
„Nie szyfrujemy w spoczynku, ale mamy ścisłą kontrolę dostępu.” To nie wystarcza. Kontrola dostępu pomaga, ale szyfrowanie jest lepsze. Nawet firmy ze ścisłą kontrolą dostępu mogą zostać zaatakowane.
Kontrola dostępu: kto może widzieć dane z Twoich formularzy
Poza szyfrowaniem kontroluj, kto ma dostęp do zgłoszeń z formularzy. Dotyczy to zarówno członków Twojego zespołu, jak i pracowników narzędzia do formularzy.
Dostęp Twojego zespołu
Nie każdy w zespole musi widzieć wszystkie zgłoszenia. Osoba z obsługi klienta powinna widzieć zgłoszenia przypisane do niej. Menedżer może widzieć raporty i podsumowania, ale nie szczegóły pojedynczych formularzy. Osoba z księgowości nigdy nie powinna widzieć zgłoszenia z formularza kontaktowego.
Dobre narzędzia do formularzy pozwalają przypisywać różne poziomy uprawnień. Korzystaj z nich. Zasada najmniejszych uprawnień oznacza, że każda osoba dostaje dostęp tylko do tego, czego potrzebuje do pracy.
Dostęp pracowników narzędzia do formularzy
Pracownicy narzędzia do formularzy mogą widzieć Twoje dane. Pytanie, czy powinni. Szukaj narzędzi, które:
Mają jasną politykę prywatności, która mówi, czy pracownicy wsparcia kiedykolwiek sięgają do danych klientów. Wiele narzędzi ma zasadę, że nie przeglądają danych klientów, chyba że poprosisz ich o pomoc w problemie.
Rejestrują dostęp wsparcia (jeśli wsparcie sięga do Twoich danych podczas diagnozowania problemu, jest to rejestrowane, a Ty dostajesz powiadomienie).
Mają certyfikat SOC 2, co oznacza, że strona trzecia zweryfikowała ich praktyki bezpieczeństwa.
Retencja danych: jak długo przechowywać zgłoszenia z formularzy
Nie musisz przechowywać zgłoszeń w nieskończoność. Zdecyduj, jak długo potrzebujesz danych, a potem usuwaj je automatycznie.
Większość firm przechowuje zgłoszenia od roku do trzech lat. Zgłoszenia z formularzy kontaktowych można trzymać rok (wystarczająco długo na ewentualny kontakt zwrotny). Dane transakcji w e-commerce należy przechowywać siedem lat (wymogi podatkowe i prawne). Dane z ankiet można trzymać rok, by wspierały decyzje biznesowe.
Ustaw automatyczne usuwanie, jeśli narzędzie to obsługuje. Jeśli nie, przeglądaj i usuwaj stare zgłoszenia ręcznie co jakiś czas. To zmniejsza też ryzyko bezpieczeństwa (mniej danych to mniej do ujawnienia w razie włamania).
Sprawdź wymogi prawne dla swojej branży. Jeśli przetwarzasz dane medyczne, możesz być zobowiązany do ich przechowywania przez określony czas. Jeśli przetwarzasz dane finansowe, przepisy mogą narzucać okres retencji. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.
Bezpieczne tworzenie kopii zapasowych danych z formularzy
Powinieneś regularnie tworzyć kopie zapasowe zgłoszeń z formularzy. Ale same kopie mogą być słabym punktem bezpieczeństwa, jeśli nie są odpowiednio traktowane.
Jeśli tworzysz kopie zapasowe danych (automatycznie przez narzędzie do formularzy albo ręcznie przez eksport), upewnij się, że kopie są:
Zaszyfrowane: Kopie powinny być szyfrowane tak samo jak dane bieżące.
Bezpiecznie przechowywane: Jeśli trzymasz kopie na własnych serwerach albo w chmurze, zabezpiecz je hasłem i nie udostępniaj wszystkim w organizacji.
Oddzielone od środowiska produkcyjnego: Jeśli główna baza zostanie naruszona, kopia nie powinna zostać skompromitowana. Przechowuj kopie w innych systemach z inną kontrolą dostępu.
Przetestowane: Od czasu do czasu sprawdzaj, czy naprawdę da się odtworzyć dane z kopii. Kopia, której nie da się odtworzyć, jest bezużyteczna.
Wymogi zgodności dla przechowywania danych z formularzy
Zależnie od tego, gdzie mieszkają Twoi odwiedzający i w jakiej branży działasz, mogą Cię obowiązywać wymogi prawne.
RODO (GDPR, mieszkańcy UE)
Jeśli zbierasz dane od mieszkańców Unii Europejskiej, obowiązuje RODO (GDPR). Najważniejsze wymogi: musisz informować ludzi, jakie dane zbierasz, po co i jak je zabezpieczasz. Musisz przechowywać je bezpiecznie. Musisz je usunąć na żądanie. Nie możesz trzymać ich dłużej, niż to konieczne do celu, w którym zostały zebrane.
CCPA (mieszkańcy Kalifornii)
Mieszkańcy Kalifornii mają prawa dotyczące prywatności przy zbieraniu danych. Musisz ujawniać, jakie dane są zbierane, pozwalać ludziom usuwać swoje dane i nie sprzedawać ich bez zgody.
HIPAA (dane medyczne)
Jeśli zbierasz informacje o zdrowiu, HIPAA stawia ścisłe wymogi: dane muszą być szyfrowane, dostęp musi być rejestrowany, musi istnieć plan powiadamiania o naruszeniu danych i nie tylko. To nie jest opcja. Naruszenia mogą skutkować wysokimi karami.
PCI DSS (dane płatnicze)
Jeśli Twój formularz zbiera dane karty kredytowej, PCI DSS wymaga określonych zabezpieczeń. Większość wiarygodnych narzędzi do formularzy nie przechowuje surowych danych karty. Używają tokenizacji (przechowywania kodu referencyjnego zamiast faktycznego numeru karty). Zapytaj swoje narzędzie, czy jest zgodne z PCI.
Co zrobić, gdy podejrzewasz naruszenie danych
Jeśli odkryjesz nieuprawniony dostęp do zgłoszeń z formularzy, działaj szybko:
Określ zakres: Jakie dane zostały ujawnione? Ile rekordów? Z jakiego okresu?
Zabezpiecz naruszenie: Natychmiast zmień wszystkie hasła. Zresetuj klucze API. Unieważnij tokeny dostępu. Usuń lukę, która umożliwiła naruszenie.
Powiadom poszkodowanych: Zależnie od przepisów możesz być zobowiązany do powiadomienia wszystkich, których dane zostały ujawnione. Zwykle w ciągu 30 dni dla RODO, natychmiast dla HIPAA.
Udokumentuj wszystko: Zachowaj zapisy tego, co się stało, kiedy to odkryto i co zrobiono. Organy nadzorcze będą chciały to zobaczyć.
Jak WEMASY zabezpiecza zgłoszenia z formularzy
WEMASY przesyła zgłoszenia z formularzy przez HTTPS i przechowuje je z dostępem powiązanym z Twoim kontem. Jeśli musisz usunąć zgłoszenia (z powodu prawa do usunięcia danych w RODO), możesz je usunąć ze swojego konta.
W sprawie wymogów zgodności sprawdź funkcje swojego planu albo skontaktuj się ze wsparciem. Więcej o bezpieczeństwie i prywatności danych znajdziesz na swoim koncie WEMASY, a na stronie z cennikiem zobaczysz, jakie funkcje bezpieczeństwa zawiera każdy plan.