Formularz aplikacyjny to uporządkowany sposób zbierania informacji od osób, które ubiegają się o coś konkretnego. W odróżnieniu od zwykłego formularza kontaktowego zadaje celowane pytania, które pomagają ocenić, czy ktoś spełnia Twoje wymagania.
Weź dowolne ogłoszenie o pracę i sprawdź, czego rekruterzy naprawdę potrzebują przed umówieniem rozmowy. Nie życiorysu opowiedzianego od początku. Nie powodu, dla którego kandydat chce tę pracę. Nie całej historii zatrudnienia. Chcą wiedzieć, czy ta osoba ma podstawowe kwalifikacje do wykonywania pracy, czy może zacząć w odpowiednim terminie i czy ma dowody, że sobie poradzi. Właśnie to zbiera formularz aplikacyjny. Właściwe pytania we właściwej formie, dzięki czemu porównanie kandydatów zajmuje minuty zamiast godzin.
Większość zespołów rekrutacyjnych w ogóle pomija formularz aplikacyjny. Używają formularza kontaktowego albo pozwalają przysyłać CV e-mailem w dowolnej formie. Efekt to chaos. Jedno CV jest w PDF. Inne w Dokumentach Google. Ktoś wysyła plik Worda. CV przychodzą w trzech różnych wątkach e-mail. Część kandydatów podaje referencje, część nie. Część odpowiada na pytania o wynagrodzenie, część odmawia. Dostajesz 50 odpowiedzi w 50 różnych formatach. Porównanie kogokolwiek wydaje się niemożliwe.
Formularz aplikacyjny to przerywa. Każdy wypełnia ten sam formularz. Każdy podaje te same informacje w tej samej kolejności. Spędzasz mniej czasu na porządkowaniu, a więcej na ocenie, kto naprawdę się nadaje. Im lepszy formularz, tym lepsze zatrudnienia, bo od razu masz informacje potrzebne do podjęcia realnej decyzji.
Jakie pola mają znaczenie w formularzu aplikacyjnym
Większość formularzy aplikacyjnych ma za dużo pól. Rekruter myśli: "może chciałbym wiedzieć..." i pyta o wszystko. Efekt to formularze, których wypełnienie trwa 20 minut, a kandydaci porzucają je w połowie. Dobrze zaprojektowany formularz pyta tylko o to, co jest potrzebne do podjęcia realnej decyzji.
Wymagane pola identyfikacyjne
Imię i nazwisko oraz adres e-mail. Dzięki nim wiesz, kim jest osoba i jak się z nią skontaktować. Oba pola ustaw jako wymagane. Nie pytaj o numer telefonu, jeśli nie planujesz dzwonić. Wpisywanie numeru telefonu w formularzu wydaje się nachalne, gdy ktoś spodziewa się kontaktu e-mailowego. Jeśli telefon jest ważny, wyjaśnij obok pola dlaczego. "Zadzwonimy w ciągu 24 godzin, aby umówić rozmowę."
Obecne stanowisko i lata odpowiedniego doświadczenia
Jakie jest obecne stanowisko? Ile lat ta osoba wykonuje tego typu pracę? Te dwa pytania pokazują, czy ktoś ma podstawowy poziom doświadczenia. Nie pytaj o szczegółową historię zatrudnienia. Prowadzisz selekcję, a nie rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli kandydat przejdzie to pytanie, zadzwonisz i zapytasz o poprzednie role.
Gotowość do rozpoczęcia pracy
Lista rozwijana z terminami, np. "Od razu", "Za dwa tygodnie", "Za miesiąc", "Za dwa miesiące", "Elastycznie". Pokazuje, czy harmonogram kandydata pasuje do Twoich potrzeb. Zgłoszenia możesz filtrować według daty rozpoczęcia. Niektóre stanowiska wymagają osoby od zaraz. Inne mogą poczekać. To pole pozwala kandydatom samodzielnie się zakwalifikować zgodnie z Twoimi potrzebami.
CV lub link do portfolio (opcjonalnie lub warunkowo)
Pole do przesłania pliku albo pole tekstowe, w które kandydat wkleja link. W pierwszym zgłoszeniu ustaw je jako opcjonalne. Możesz też najpierw zadać pytanie kwalifikujące, np. "Czy masz portfolio lub opublikowane prace w tej dziedzinie?", i pokazać pole przesyłania tylko wtedy, gdy odpowiedź brzmi tak. Jeśli już w pierwszym formularzu wymagasz przesłania pliku, porzucenia wzrosną o 20% do 30%.
Jedno pytanie kwalifikujące
Jedno otwarte pole tekstowe, w którym kandydat odpowiada na jedną konkretną sprawę ważną dla tego stanowiska. Dla projektanta zapytaj: "Opisz jeden projekt graficzny, którym możesz się pochwalić." Dla marketera: "Jaką kampanię prowadzisz, która dała mierzalne wyniki?" Dla programisty: "Jaki problem techniczny udało Ci się rozwiązać?" Jedno pytanie. Nie esej na 500 słów, ale też nie jedno zdanie. Dwa lub trzy zdania pokazują, jak ktoś myśli.
Zgoda na warunki
Pole wyboru z tekstem: "Potwierdzam, że podane informacje są prawdziwe, i akceptuję politykę prywatności." To wszystko. Nie proś kandydatów o zapis do newslettera ani o zgodę na wiele rzeczy naraz. Jedno pole wyboru. Jedna zgoda.
O co nigdy nie pytać w formularzu aplikacyjnym
Te pola dodają tarcia, a nie dodają wartości kwalifikacyjnej. Zwiększają liczbę porzuceń i nie pomagają nikogo ocenić.
Numer telefonu jako pole wymagane
Kandydaci spodziewają się kontaktu e-mailowego. Wymaganie numeru telefonu sprawia, że formularz wydaje się nachalny. Nie wiedzą, czy zamierzasz sprzedać ich numer albo zadzwonić o szóstej rano. Ustaw to pole jako opcjonalne.
Referencje
Poproś o referencje, gdy ktoś przejdzie wstępną selekcję. Nie w formularzu aplikacyjnym. Jeśli od razu zażądasz trzech referencji, stracisz kandydatów, którzy nie chcą ich podawać, dopóki nie wiedzą, że poważnie myślisz o ich zatrudnieniu.
Oczekiwania finansowe
To miejsce na rozmowę kwalifikacyjną, a nie na formularz aplikacyjny. Wynagrodzenie to negocjacje. Większość kandydatów nie poda kwoty na piśmie, zanim dowie się więcej o stanowisku. Jeśli musisz filtrować według wynagrodzenia, zrób to krótką rozmową telefoniczną po przejrzeniu zgłoszenia.
Szczegółowa historia zatrudnienia
Nie wymagaj CV wpisanego w formularz. Nie proś o wypisanie każdej pracy, jaką ktoś kiedykolwiek miał. Wystarczy link do CV lub plik. To wystarczy. Jeśli doświadczenie jest istotne, zadzwonisz i omówisz przebieg kariery.
Testy osobowości lub eseje "dlaczego chcesz tę pracę"
To pytania na rozmowę kwalifikacyjną, a nie do formularza aplikacyjnego. Formularz aplikacyjny kwalifikuje. Rozmowa sprawdza, czy ktoś pasuje do kultury firmy. Nie mieszaj tych dwóch rzeczy. Skup formularz na tym, czy kandydat poradzi sobie z pracą.
Dane osobowe, które nie mają znaczenia
Nie pytaj o rasę, wiek, narodowość, religię, niepełnosprawność ani stan cywilny. Pytanie o część z tych rzeczy jest nielegalne. Wszystkie są zbędne na etapie aplikacji. Oceniasz umiejętności i dopasowanie. Dane osobowe nie mają z żadnym z nich nic wspólnego.
Jak zbudować formularz aplikacyjny, żeby był wypełniany do końca
Formularz, który wygląda na krótki, jest wypełniany częściej niż ten, który wygląda na długi. Formularz, który jest niejasny, zostaje porzucony. Struktura ma znaczenie.
Najpierw łatwe pytania, potem trudniejsze
Zacznij od imienia i nazwiska oraz adresu e-mail. Potem zapytaj o obecne stanowisko. Następnie o lata doświadczenia. Dopiero gdy ktoś odpowie na dwie proste rzeczy, zadaj trudniejsze pytanie, np. "Opisz zrealizowany projekt." Osoba, która wypełniła dwa pola, częściej skończy niż ta, która od razu widzi trudne pytanie.
Użyj układu jednokolumnowego
Nie umieszczaj imienia i adresu e-mail obok siebie. Ułóż wszystko pionowo w jednej kolumnie. Zwłaszcza na telefonie pola obok siebie zmuszają do przewijania w poziomie i prowadzą do porzucenia formularza. Jedna kolumna, od góry do dołu.
Tam, gdzie to możliwe, używaj list rozwijanych zamiast otwartego tekstu
Lata doświadczenia. Użyj listy z opcjami "0-2 lata", "3-5 lat", "6-10 lat", "10+ lat". Nie każ wpisywać liczby. Gotowość do rozpoczęcia pracy. Użyj listy z gotowymi terminami. Wielkość firm, w których kandydat pracował. Użyj listy rozwijanej. Listy wypełnia się szybciej i ograniczają literówki oraz różnice w zapisie.
Użyj logiki warunkowej, aby ukryć zbędne pola
Jeśli stanowisko nie wymaga portfolio, najpierw zapytaj: "Czy masz portfolio?" Jeśli odpowiedź brzmi nie, nie pokazuj pola przesyłania portfolio. Jeśli tak, pokaż je. Ten sam formularz, inne doświadczenie dla różnych osób. Postrzegana długość formularza spada o 30% lub więcej.
Użyj paska postępu w dłuższych formularzach
Jeśli formularz ma więcej niż sześć pól, podziel go na strony. Pierwsza strona. Imię i nazwisko, e-mail, obecne stanowisko, lata doświadczenia. Pokazuje "Krok 1 z 2". Druga strona. Gotowość do rozpoczęcia pracy, link do CV, jedno pytanie kwalifikujące. Pokazuje "Krok 2 z 2". Psychologicznie ktoś czuje, że zobowiązuje się do "kilku pytań", a nie do długiego formularza. Współczynnik ukończenia rośnie.
Najpierw testuj na telefonie
Ponad połowa kandydatów aplikuje na telefonie, w przerwie na lunch albo wieczorem w domu. Jeśli formularz jest trudny w obsłudze na telefonie, tracisz połowę kandydatów. Duże przyciski. Duże pola tekstowe. Listy rozwijane przyjazne dla telefonów. Selektory dat, które działają na telefonach. Przetestuj formularz na swoim telefonie, zanim go uruchomisz. Jeśli Ty byś go nie wypełnił, kandydaci też nie wypełnią.
Jak ograniczyć porzucenia
Jeśli ponad 40% osób, które zaczynają wypełniać formularz, nie kończy go, formularz jest za długi lub za bardzo niejasny.
Najpierw zmniejsz liczbę pól
Jeśli masz więcej niż osiem pól, zredukuj je do pięciu lub sześciu. Usuń najmniej ważne pole. Sprawdź, czy współczynnik ukończenia się poprawia. Jeśli tak, to było tarcie. Zostaw pole usunięte. Następnie przetestuj usunięcie innego pola. Tnij dalej, aż ukończenia wzrosną. Liczba pól to prawie zawsze problem.
Użyj mapy cieplnej, aby znaleźć miejsca porzuceń
Mapa cieplna pokazuje, które pola ludzie pomijają i gdzie porzucają formularz. Jeśli wszyscy wypełniają pierwsze cztery pola, ale nikt nie kończy przesyłania CV, to jest problem. Przenieś pole CV na drugą stronę. Albo ustaw je warunkowo. Albo usuń je z pierwszego zgłoszenia. Dane z mapy cieplnej dokładnie pokazują, co poprawić.
Testuj usuwanie lub zmianę kolejności pól
Usuń pole o najniższym priorytecie i sprawdź, czy ukończenia rosną. Zmień kolejność pól. Czasem przeniesienie trudniejszego pytania na koniec, gdy ktoś już zdecydował się wypełnić formularz, całkowicie zmienia dynamikę. Małe zmiany się sumują.
Użyj formularzy wieloetapowych, aby skrócić wrażenie długości
Formularz z 12 polami na jednej stronie wydaje się przytłaczający. Podziel go na dwie strony po 6 pól, a współczynnik ukończenia może wzrosnąć o 15% do 20%. Formularz nadal ma 12 pól, ale na każdej stronie to "tylko sześć pytań". Psychologiczna długość liczy się bardziej niż faktyczna.
Co dzieje się po wysłaniu formularza
Zgłoszenie dociera. Co dalej? Ustal jasne oczekiwania.
Od razu pokaż podziękowanie
Po wysłaniu pokaż komunikat w stylu: "Dziękujemy za zgłoszenie. Przejrzymy je i odezwiemy się w ciągu 3 dni roboczych." Nie zostawiaj kandydatów w niepewności. Ustal jasne oczekiwanie. Potem go dotrzymaj. Jeśli obiecujesz 3 dni robocze, odpowiedz w 3 dni robocze.
Wysyłaj automatycznie e-mail z potwierdzeniem
Zaraz po wysłaniu formularza wyślij e-mail z potwierdzeniem. Podaj, co kandydat wysłał. Podaj, co będzie dalej. Podaj jasny harmonogram. To pokazuje, że formularz zadziałał. Daje kandydatowi zapis zgłoszenia. Buduje poczucie, że został wysłuchany. Nie pomijaj tego.
Kieruj zgłoszenia do właściwej osoby
Jeśli masz kilka otwartych stanowisk, użyj logiki warunkowej, aby kierować zgłoszenia do właściwego rekrutera. Zgłoszenie na stanowisko sprzedażowe trafia do kierownika sprzedaży. Zgłoszenie na stanowisko inżynierskie trafia do dyrektora technicznego. Automatyczne kierowanie. Żadne zgłoszenie się nie gubi. Nikt nie trafia do niewłaściwego rekrutera.
Funkcje formularzy aplikacyjnych w WEMASY
Kreator formularzy WEMASY ułatwia tworzenie formularzy aplikacyjnych, które są wypełniane do końca. Użyj logiki warunkowej, aby pokazywać różne pola w zależności od odpowiedzi. Użyj formularzy wieloetapowych z paskami postępu w dłuższych zgłoszeniach. Wygląd na telefonie dopasowuje się automatycznie. E-maile z potwierdzeniem wysyłają się automatycznie. Zgłoszenia pojawiają się w Twoim panelu, uporządkowane i z możliwością przeszukiwania. Integracje wysyłają zgłoszenia bezpośrednio do Twojego CRM lub skrzynki e-mail, więc zarządzasz kandydatami w jednym miejscu. Bez programowania.
Zobacz, co zawiera każdy pakiet, pod adresem /pricing.