Formularz z przesyłaniem plików to każdy formularz na Twojej stronie, który pozwala odwiedzającym dołączyć dokument, obraz lub plik do zgłoszenia. W odróżnieniu od zwykłych formularzy kontaktowych, które zbierają tylko tekst, formularze z przesyłaniem plików obsługują sam transfer pliku, więc wszystko trafia do jednego miejsca.
Weź dowolną sytuację, w której odwiedzający musi przesłać Ci plik. Kandydat dołącza CV. Klient przesyła brief projektowy. Pacjent wysyła dokumentację medyczną. Klient przesyła zrzut ekranu z błędem. Wykonawca wysyła zdjęcia przed i po. Dostawca przesyła swój certyfikat. Za każdym razem odwiedzający musi wybrać: dołączyć plik do e-maila, użyć osobnej usługi do udostępniania plików albo opisać słowami, co chce wysłać.
Każde z tych obejść marnuje czas i tworzy tarcie. Formularz z przesyłaniem plików to tarcie usuwa. Mówi odwiedzającemu: dołącz tutaj wszystko, co chcesz wysłać. Wybiera plik, wypełnia resztę formularza i wysyła. Bez osobnych e-maili. Bez niespodzianek z rozmiarem plików. Bez utraconego kontekstu. Wszystko w jednym zgłoszeniu, które trafia do Twojego panelu.
Dlaczego formularze z przesyłaniem plików są ważniejsze, niż myślisz
Większość właścicieli stron traktuje przesyłanie plików jak dodatkową funkcję. Miły dodatek, jeśli się przyda. Ale formularze z przesyłaniem plików rozwiązują dwa kluczowe problemy, których formularze tylko tekstowe nie ruszą.
Po pierwsze, zmniejszają liczbę porzuceń. Gdy odwiedzający zaczyna wypełniać formularz i okazuje się, że musi dołączyć materiały, wielu przerywa w tym miejscu i szuka innego sposobu wysłania. Jeśli musi wysłać osobny e-mail, może w ogóle tego nie zrobić. Formularz, który przyjmuje pliki na miejscu, utrzymuje ich w przebiegu.
Po drugie, tworzą kompletne zgłoszenia. Gdy plik jest przesłany przez formularz, pozostaje powiązany z tym zgłoszeniem na zawsze. Gdy plik przychodzi e-mailem, w ciągu kilku dni oddziela się od danych formularza. Po miesiącach patrzysz na zgłoszenie i zastanawiasz się, które pliki do niego należą. Przesłany plik pozostaje dołączony do dokładnie tego zgłoszenia, z którym przyszedł.
Co naprawdę powinien zawierać formularz z przesyłaniem plików
Formularz z przesyłaniem plików to nie tylko pole do przesłania. Potrzebuje kilku elementów działających razem, żeby odwiedzający wiedział, co robić, jakie pliki są akceptowane i co będzie dalej. Zacznij od jasnego określenia wymagań na początku.
Wymagania dotyczące typów plików widoczne od razu
Nigdy nie każ użytkownikom zgadywać, jakie formaty akceptujesz. Pokaż dokładnie, które typy plików są obsługiwane, tuż obok pola przesyłania. "Akceptowane formaty: PDF, DOC, JPG, PNG" jest jasne. "Prześlij dokument" nie jest. Bądź konkretny w tym, czego potrzebujesz. Jeśli akceptujesz tylko PDF, napisz to. Jeśli akceptujesz obrazy, ale tylko w formacie JPG lub PNG, podaj to. Jeśli akceptujesz pliki projektowe z programów graficznych, wymień je.
Dzięki temu użytkownicy nie przesyłają niezgodnych plików i nie dostają błędu po tym, jak zainwestowali już czas w formularz. Pokaż zasady przed przesłaniem, żeby od razu wybrali właściwy plik. Użytkownicy doceniają jasność.
Limity rozmiaru plików podane od razu
Wyraźnie podaj maksymalny akceptowany rozmiar pliku. "Maksymalny rozmiar pliku: 5 MB" albo "Maksymalny rozmiar pliku: 10 MB na plik" usuwa wszelkie zgadywanie. Nie każ użytkownikom odkrywać limitu przez przesłanie zbyt dużego pliku. Jeśli akceptujesz wiele plików, podaj też łączny limit. "Możesz przesłać do 3 plików po 5 MB, łącznie 15 MB" jest dokładne i pomocne.
Ustaw realistyczne limity na podstawie tego, czego naprawdę potrzebujesz. 5 MB wystarcza dla większości dokumentów, plików PDF i standardowych obrazów. 10 MB obejmuje większe pliki projektowe. Powyżej 20 MB rzadko jest potrzebne i spowalnia przesyłanie osobom z wolniejszym połączeniem.
Informacje o bezpieczeństwie i ochronie plików
Użytkownicy martwią się przesyłaniem plików. Zastanawiają się, czy ich plik pozostanie prywatny. Zastanawiają się, czy przesyłany plik nie spowoduje problemów albo nie naraża ich na ryzyko. Odpowiedz na oba te obawy wprost.
Po pierwsze, zapewnij, że ich pliki są bezpieczne po Twojej stronie. "Twoje pliki są skanowane pod kątem zagrożeń przed przetworzeniem" albo "Wszystkie przesłane pliki są szyfrowane i bezpiecznie przechowywane" daje użytkownikom pewność. Jeśli Twoja strona używa szyfrowania SSL (a strony WEMASY go używają), wspomnij o tym. "Twoje pliki są chronione szyfrowaniem SSL" uspokaja i jest prawdziwe.
Po drugie, wyjaśnij, jak używasz ich plików. Dodaj zdanie, które jasno pokazuje Twój zamiar. "Używamy przesłanych plików wyłącznie do obsługi Twojego zgłoszenia i nie udostępniamy ich osobom trzecim" albo "Twoje pliki służą tylko do wewnętrznej oceny". Jeśli jest konkretny cel, podaj go. "Przeglądamy przesłane zdjęcia, żeby ocenić Twój projekt" jest bardziej przejrzyste niż milczenie. Przejrzystość buduje zaufanie.
Możesz też odwołać się do polityki prywatności lub regulaminu, jeśli obejmują obsługę plików. Dodaj link w rodzaju "Zapoznaj się z naszą polityką prywatności, żeby dowiedzieć się, jak obsługujemy przesłane pliki", aby użytkownicy, którzy chcą więcej szczegółów, mogli je znaleźć.
Wyraźne pole przesyłania lub obszar przeciągania
Mechanizm przesyłania powinien być wyraźnie widoczny i natychmiast zrozumiały. Wiele kreatorów formularzy oferuje dwa podejścia. Przycisk z napisem "Wybierz plik" lub "Wybierz pliki", który otwiera okno wyboru plików. Albo strefa przeciągania z tekstem w rodzaju "Przeciągnij tutaj swoje CV lub kliknij, żeby przeglądać". Oba działają dobrze. Przeciąganie jest nieco szybsze, bo wymaga mniej kliknięć i jest bardziej intuicyjne na komputerze. Przycisk jest pewniejszy na telefonie, bo nie wszystkie telefony dobrze obsługują przeciąganie.
Najlepsze formularze z przesyłaniem plików oferują oba sposoby. Pokaż obszar przeciągania jako główną interakcję, ale dodaj pod nim przycisk zapasowy, żeby użytkownicy, którzy nie rozumieją przeciągania, mogli kliknąć i przeglądać pliki. Tak czy inaczej strefa przesyłania powinna być na tyle duża, żeby było oczywiste, że można w nią kliknąć, i wyraźnie różnić się od zwykłych pól tekstowych.
Krótki opis lub pole kontekstu
Sam plik nie mówi wiele. CV to CV, ale na które stanowisko? Zrzut ekranu to zrzut ekranu, ale jaki problem pokazuje? Dokument to dokument, ale w której jest wersji i dlaczego użytkownik go wysyła? Dodaj pole tekstowe, w którym można napisać kilka słów o pliku. Zostaw je opcjonalne, jeśli plik mówi sam za siebie. Zrób je wymaganym, jeśli kontekst naprawdę ma znaczenie.
To różni się od pełnego pola z opisem formularza. Dotyczy konkretnie samego pliku. "To moje CV na stanowisko kierownika marketingu" mówi dokładnie, gdzie ten dokument pasuje.
Podstawowe pola formularza, takie jak imię i e-mail
Mimo że zbierasz plik, nadal musisz wiedzieć, kto go wysyła. Imię i e-mail są niezbędne. Formularz potrzebuje tych pól, żeby można było skontaktować się z osobą, która przesłała plik. Bez nich plik to tylko dokument bez właściciela.
Przycisk wysyłania, który jasno wskazuje akcję
Przycisk z napisem "Prześlij" lub "Wyślij" musi być oczywisty i łatwy do znalezienia. Nie używaj słabych sformułowań, takich jak "Dalej" czy "Kontynuuj". Użytkownik powinien wiedzieć, że kliknięcie tego przycisku prześle jego plik i zakończy zgłoszenie. Zrób przycisk w wyraźnym kolorze, który wyróżnia się na tle reszty formularza.
Częste błędy, które zabijają liczbę ukończonych formularzy z plikami
Prośba o pliki w złym kontekście
Jeśli formularz jest przeznaczony dla osób, które nie muszą nic przesyłać, nie dodawaj pola na plik. Powoduje to zamieszanie. Prosty formularz kontaktowy nie powinien mieć opcjonalnego pola do przesyłania plików. Użytkownicy je widzą i zastanawiają się, czy mają coś przesłać, martwią się, że zgłoszenie jest niekompletne, jeśli tego nie zrobią, albo czują, że formularz prosi o zbyt wiele. Pola do przesyłania plików należą do formularzy, w których przesłanie pliku jest faktycznie częścią procesu. Aplikacje o pracę. Zgłoszenia do wsparcia z komunikatami o błędach. Zapytania o wycenę, w których ważny jest plik projektu. Briefy projektowe wymagające materiałów wyjaśniających. Używaj formularzy z przesyłaniem plików tylko wtedy, gdy pliki naprawdę mają znaczenie dla zgłoszenia.
Brak sprawdzania typów i rozmiarów plików na bieżąco
Jeśli użytkownik przesyła 50-megabajtowy plik prezentacji do formularza, który akceptuje tylko pliki PDF do 5 MB, powiedz mu to od razu. Nie czekaj, aż wypełni cały formularz i kliknie wyślij, żeby dopiero wtedy pokazać błąd o niezgodności pliku. Sprawdzanie na bieżąco oznacza weryfikację typu i rozmiaru pliku w chwili jego wybrania lub upuszczenia. Jeśli nie spełnia wymagań, pokaż pomocny komunikat od razu, żeby można było wybrać inny plik bez utraty postępu w reszcie formularza.
Ukrywanie informacji o bezpieczeństwie przed użytkownikami
Użytkownicy mają uzasadnione obawy związane z przesyłaniem plików. Zastanawiają się, czy ich plik pozostanie prywatny. Martwią się wirusami lub naruszeniami bezpieczeństwa. Jeśli Twoja strona ma szyfrowanie SSL (a każda strona WEMASY je ma), wspomnij o tym. "Twoje pliki są szyfrowane i bezpieczne" daje użytkownikom pewność. Jeśli pliki są bezpiecznie przechowywane i dostępne tylko dla Twojego zespołu, napisz to. Bezpieczeństwo to nie tylko sprawa zaplecza. Użytkownicy muszą czuć pewność, że ich plik jest bezpieczny.
Brak informacji zwrotnej po przesłaniu
Gdy użytkownik prześle plik, pokaż potwierdzenie. Wskaźnik postępu podczas przesyłania. Znacznik wyboru lub zielony komunikat o sukcesie po zakończeniu przesyłania. Potem wyraźny komunikat "Plik odebrany" po wysłaniu całego formularza. Bez informacji zwrotnej użytkownicy nie wiedzą, czy przesłanie naprawdę się udało. Mogą wysłać formularz wielokrotnie, myśląc, że plik nie dotarł. Informacja zwrotna nic nie kosztuje, a znacznie zwiększa liczbę ukończonych formularzy.
Jak bezpiecznie skonfigurować przesyłanie plików
Przesyłanie plików wprowadza dwie warstwy bezpieczeństwa, o których trzeba pomyśleć. Pierwsza to ochrona Twojej marki i systemów przed szkodliwymi plikami. Druga to ochrona użytkowników przez zachowanie prywatności i bezpieczeństwa ich przesłanych plików.
Ochrona marki przed niebezpiecznymi plikami
Nie każdy plik, który przychodzi, jest tym, za co się podaje. Plik nazwany "dokument.pdf" może być w rzeczywistości programem wykonywalnym zaprojektowanym, by szkodzić Twoim systemom. Twój kreator formularzy musi skanować i weryfikować przesłane pliki, zanim zostaną zapisane. Kreator formularzy WEMASY robi to automatycznie. Każdy plik jest skanowany pod kątem złośliwego oprogramowania i zagrożeń, zanim zostanie przyjęty. Jeśli plik nie przejdzie weryfikacji, jest od razu odrzucany, a użytkownik dostaje powiadomienie.
Zawsze ograniczaj typy plików do tych, których naprawdę potrzebujesz. Jeśli potrzebujesz tylko CV, akceptuj PDF i DOC, nic więcej. Ograniczenie typów to pierwsza linia obrony przed przypadkowymi lub złośliwymi przesłaniami. Nie akceptuj każdego typu pliku tylko po to, żeby być elastycznym. Mniej dozwolonych typów to mniej zagrożeń dla bezpieczeństwa.
Ustaw realistyczny limit rozmiaru pliku. 5 MB wystarcza dla większości dokumentów i obrazów. 10 MB obejmuje większe pliki projektowe lub wielostronicowe dokumenty. Powyżej 20 MB zwykle nie jest to potrzebne i spowalnia przesyłanie osobom z wolniejszym połączeniem. Limity rozmiaru chronią też przed przepełnieniem miejsca i atakami mającymi zapchać Twoje miejsce na pliki.
Ochrona prywatności i danych użytkowników
Użytkownicy przesyłają pliki, które mogą zawierać wrażliwe informacje. Ich CV może zawierać adres domowy. Ich plik projektowy może zawierać pracę dla klienta. Ich zrzut ekranu może pokazywać prywatne dane. Te pliki muszą pozostać prywatne i być dostępne tylko dla Twojego zespołu.
Przechowuj przesłane pliki bezpiecznie, tam gdzie nie da się ich otworzyć przez zgadnięcie adresu URL. WEMASY zapisuje przesłane pliki w prywatnym katalogu, więc są dostępne tylko przez panel zgłoszeń z formularzy. Odwiedzający nie może przeglądać publicznego folderu i pobierać losowych plików przesłanych przez inne osoby. Tylko osoby z dostępem do Twojego konta mogą zobaczyć i pobrać pliki, które przyszły przez Twoje formularze. Pliki są szyfrowane w trakcie przesyłania i w spoczynku, więc są chronione przed przechwyceniem.
Powiedz użytkownikom, jak długo będziesz przechowywać ich pliki. Jeśli usuwasz zgłoszenia po 30 dniach, napisz to. Jeśli archiwizujesz je na stałe, napisz i to. Przejrzystość co do przechowywania danych buduje zaufanie. Możesz dodać tę informację do polityki prywatności albo bezpośrednio na stronie potwierdzenia zgłoszenia.
Kiedy używać formularzy z przesyłaniem plików zamiast innych rozwiązań
Formularze z przesyłaniem plików sprawdzają się najlepiej, gdy pojedynczy odwiedzający ma przesłać jeden lub kilka plików w ramach określonego zgłoszenia. Aplikacja o pracę. Zgłoszenie do wsparcia. Zapytanie o wycenę. Formularz członkowski wymagający kopii licencji.
Jeśli potrzebujesz stałej wymiany plików z tą samą osobą, lepszy może być wspólny dysk lub link do chmury. Jeśli Twój zespół ma udostępniać pliki wewnętrznie, użyj firmowego narzędzia do współpracy, a nie formularza na stronie. Formularze z przesyłaniem plików służą do konkretnych, jednorazowych zgłoszeń od zewnętrznych odwiedzających.
Drugą kwestią jest skala. Formularz z przesyłaniem plików świetnie działa przy 50 aplikacjach tygodniowo. Jeśli spodziewasz się tysięcy przesłań dziennie, potrzeby dotyczące infrastruktury i miejsca na pliki stają się bardziej złożone. Dla większości małych i średnich marek przesyłanie plików przez formularz jest jednak proste, tanie i skuteczne.
Jak WEMASY pomaga w przesyłaniu plików
Kreator formularzy WEMASY pozwala dodać pola do przesyłania plików do każdego formularza. Stwórz prosty formularz aplikacyjny z imieniem, e-mailem, podsumowaniem doświadczenia i polem do przesłania CV. Zbuduj formularz zgłoszenia do wsparcia z opisem i obszarem na załącznik. Zaprojektuj formularz zapytania o wycenę, który przyjmuje pliki projektu. Dodaj przesyłanie plików do istniejących formularzy kontaktowych, żeby odwiedzający mogli dołączać materiały bez opuszczania Twojej strony.
Skonfiguruj, które typy plików akceptujesz, ustaw maksymalny rozmiar i zdecyduj, czy dozwolonych jest wiele plików. Resztą zajmie się WEMASY. Pliki są skanowane i bezpiecznie przechowywane. Każde przesłanie widzisz w panelu zgłoszeń z formularzy i możesz pobierać pliki bezpośrednio. Bez osobnej skrzynki e-mail. Bez szukania w magazynie plików. Wszystko połączone ze zgłoszeniem, z którym przyszło.
Przejdź do naszego kreatora formularzy, żeby stworzyć swój pierwszy formularz z przesyłaniem plików, albo przeczytaj, jak formularze WEMASY integrują się z Twoją stroną i procesem pracy.