Ktoś wypełnia formularz na telefonie, siedząc w samochodzie przed spotkaniem. Wysyła go. Zgłoszenie trafia do narzędzia do formularzy. Twój zespół sprzedaży ma je dostać w CRM. Ale czy dostaje? Najczęściej nie, bo oba systemy nie są ze sobą połączone.
Ten artykuł pokazuje, jak działa integracja formularza z CRM, które systemy CRM dobrze współpracują z formularzami i jak wszystko ustawić, żeby nowe zgłoszenia trafiały do CRM automatycznie, bez ręcznego kopiowania danych.
Czym jest CRM i dlaczego ma znaczenie
CRM (Customer Relationship Management, czyli system zarządzania relacjami z klientami) to centralne miejsce pracy Twojego zespołu sprzedaży. Wyobraź sobie cyfrową szafę na dokumenty, w której trzymasz karty każdego potencjalnego klienta i każdego klienta. CRM przechowuje dane kontaktowe, śledzi każdy wysłany e-mail, zapisuje każdą rozmowę telefoniczną i spotkanie oraz pokazuje, na jakim etapie procesu sprzedaży jest każda transakcja.
Gdy potencjalny klient wysyła formularz, powinien stać się kontaktem w Twoim CRM. Zespół sprzedaży korzysta z CRM, żeby zobaczyć wszystkie informacje o tej osobie: dane z formularza, wszystkie interakcje i wcześniejsze rozmowy. Bez CRM zespół musi sprawdzać kilka systemów albo pytać "czy ta osoba już się z nami kontaktowała?".
Istnieje wiele popularnych systemów CRM. Każdy działa trochę inaczej, ale wszystkie służą temu samemu: centralizują informacje o klientach.
Dlaczego warto połączyć formularze z CRM
CRM to miejsce pracy Twojego zespołu sprzedaży. Śledzi każdą interakcję, każdą transakcję, każdą rozmowę z potencjalnym klientem. Gdy przychodzi zgłoszenie z formularza, powinno trafić do CRM automatycznie. Bez tego połączenia zgłoszenia leżą w narzędziu do formularzy, a zespół sprzedaży nie wie, że pojawił się nowy lead.
Ręczne wpisywanie danych zabija szybkość. Zanim ktoś skopiuje zgłoszenie z narzędzia do formularzy do CRM, mijają godziny. W sprzedaży godziny mają znaczenie. Im wolniej odpowiadasz, tym niższa konwersja.
Jak działa integracja formularza z CRM
Gdy łączysz formularz z CRM, dzieje się to: ktoś wysyła Twój formularz. Narzędzie odbiera zgłoszenie. Zamiast na tym poprzestać, automatycznie wysyła dane zgłoszenia do Twojego CRM. CRM je odbiera i tworzy nowy kontakt (albo aktualizuje istniejący, jeśli ta osoba już wcześniej wysyłała formularz). Zespół sprzedaży od razu widzi nowego leada.
Dzieje się to w kilka sekund. Nikt nie musi nic robić ręcznie.
Integracje natywne a kreatory przepływów
Są dwa sposoby łączenia formularzy z CRM.
Integracje natywne
Narzędzie do formularzy ma wbudowane połączenie z CRM. Logujesz się raz (danymi swojego CRM), przypisujesz pola formularza do pól w CRM (pole e-mail w formularzu odpowiada polu e-mail w CRM) i gotowe. Zgłoszenia zaczynają płynąć automatycznie.
Integracje natywne szybko się konfiguruje i nie wymagają żadnych umiejętności technicznych. Wada jest taka, że twórcy narzędzia muszą zbudować integrację właśnie z Twoim CRM. Jeśli jej nie ma, tej metody nie użyjesz.
Kreatory przepływów (narzędzia do automatyzacji, własne webhooki)
Jeśli Twoje narzędzie do formularzy nie ma natywnej integracji z Twoim CRM, możesz użyć kreatora przepływów. Usługi automatyzacji pozwalają budować "przepisy" w stylu "gdy formularz zostanie wysłany, utwórz kontakt w moim CRM". Takie narzędzia łączą ze sobą niemal dowolne dwie usługi.
Zaletą jest elastyczność. Wadą to, że dochodzi kolejna usługa (większość kosztuje miesięcznie) i potrzebna jest podstawowa wiedza o konfiguracji.
Najważniejsze integracje z CRM i jak działają
Wszechstronne CRM marketingowe
Wszechstronne CRM marketingowe integrują się natywnie z większością znanych narzędzi do formularzy. Połączenie jest proste: logowanie, przypisanie pól, gotowe. Wiele z nich ma hojny plan darmowy, więc wiele narzędzi oferuje bezpłatną integrację.
Zgłoszenia trafiają do CRM jako kontakty. Jeśli adres e-mail już istnieje, CRM aktualizuje istniejący kontakt. Jeśli jest nowy, tworzy nowy rekord kontaktu.
CRM dla dużych firm
Integracje z CRM dla dużych firm różnią się zależnie od narzędzia do formularzy. Niektóre mają integrację natywną. Inne nie. Jeśli Twoje jej nie ma, kreatory przepływów połączą formularze z CRM po krótkiej konfiguracji.
Zgłoszenia zwykle trafiają do takiego CRM jako leady (chyba że skonfigurujesz je jako kontakty). Zespół sprzedaży od razu widzi je w kolejce leadów.
CRM do lejka sprzedaży
CRM do lejka sprzedaży mają natywne integracje z niektórymi narzędziami do formularzy, a z innymi nie. Sprawdź w katalogu integracji swojego narzędzia, czy Twój CRM jest na liście. Jeśli tak, konfiguracja jest zwykle prosta. Jeśli nie, dobrze sprawdzi się kreator przepływów.
CRM tego typu zwykle traktują zgłoszenia jako osoby (kontakty). Możesz skonfigurować integrację tak, by tworzyła też transakcje (na przykład "nowe zgłoszenie = nowa transakcja o wartości $0 na etapie wstępnym").
Inne systemy (narzędzia projektowe, przestrzenie robocze, własne bazy danych)
Nie każdy system nazywa się CRM, ale dane z formularzy często muszą tam trafić. Kreatory przepływów łączą formularze z niemal wszystkim: narzędziami do zarządzania projektami, bazami danych, własnymi aplikacjami i tak dalej.
Konfiguracja integracji formularza z CRM krok po kroku
Krok 1: Sprawdź, czy Twoje narzędzie obsługuje Twój CRM
Zaloguj się do narzędzia do formularzy i poszukaj "integracji" lub "połączeń". Sprawdź, czy Twój CRM jest na liście. Jeśli tak, kliknij go. Jeśli nie, przejdź do kreatorów przepływów.
Krok 2: Zaloguj się do CRM
Kliknij przycisk łączenia CRM. Pojawi się prośba o zalogowanie na konto CRM i przyznanie narzędziu do formularzy uprawnień dostępu. To bezpieczne: dajesz narzędziu zgodę tylko na tworzenie kontaktów i aktualizację danych.
Krok 3: Przypisz pola formularza do pól CRM
Twój formularz ma pola takie jak "imię", "e-mail", "firma". Twój CRM ma pola kontaktu. Musisz wskazać narzędziu, które pole formularza odpowiada któremu polu CRM. Zwykle jest to oczywiste (pole "email" odpowiada polu "email" w CRM). Czasem trzeba być precyzyjnym (pole "inquiry_type" odpowiada polu "lead_source").
Krok 4: Przetestuj integrację
Wypełnij formularz i wyślij testowe zgłoszenie. Sprawdź swój CRM. Czy pojawił się nowy kontakt? Czy dane są w odpowiednich polach? Jeśli tak, gotowe. Jeśli nie, sprawdź przypisanie pól i spróbuj ponownie.
Typowe problemy z integracją i jak je naprawić
Zgłoszenia nie trafiają do CRM
Integracja mogła zostać rozłączona. CRM wymagają okresowego ponownego logowania ze względów bezpieczeństwa. Zaloguj się ponownie do narzędzia do formularzy i ponownie połącz CRM. Jeśli to nie pomoże, rozłącz integrację i połącz ją od nowa.
Dane trafiają do złych pól
Przypisanie pól może być błędne. Sprawdź, czy pola formularza są przypisane do właściwych pól CRM. Czasem problem polega na tym, że narzędzie i CRM używają różnych nazw pól. Na przykład narzędzie może nazywać pole "phone_number", a CRM "phone". Trzeba je poprawnie przypisać.
Powstają zduplikowane kontakty
Jeśli ta sama osoba wyśle formularz dwa razy, CRM może utworzyć dwa kontakty zamiast zaktualizować jeden. Dzieje się tak, gdy CRM nie rozpozna, że oba zgłoszenia pochodzą od tej samej osoby. Zwykle rozwiązaniem jest ustawienie dopasowania po adresie e-mail (jeśli e-mail jest już kontaktem, aktualizuj go, jeśli nie, utwórz nowy). Większość CRM robi to domyślnie, ale czasem trzeba to skonfigurować.
Część zgłoszeń się nie synchronizuje
Jeśli niektóre zgłoszenia nie docierają do CRM, sprawdź, czy mają wypełnione wszystkie wymagane pola. Jeśli pole jest wymagane w CRM, a w Twoim formularzu opcjonalne, i ktoś wyśle zgłoszenie bez niego, synchronizacja się nie uda. Ustaw to pole jako wymagane także w formularzu albo pozwól CRM zostawić je puste.
Zaawansowana integracja: synchronizacja warunkowa
Nie zawsze chcesz, żeby każde zgłoszenie trafiało do CRM. Być może masz formularz kontaktowy i formularz zapytania o demo. Zapytania o demo powinny trafiać do CRM. Zgłoszenia z formularza kontaktowego niekoniecznie są leadami sprzedażowymi.
Niektóre narzędzia do formularzy i kreatory przepływów pozwalają ustawić warunki. Na przykład: "Synchronizuj z CRM tylko wtedy, gdy inquiry_type = 'Demo Request'". Dzięki temu CRM pozostaje czysty, a zespół sprzedaży oszczędza czas, bo nie jest zalewany zgłoszeniami, które nie są leadami.
Jak WEMASY integruje się z systemami CRM
Formularze WEMASY mają natywne integracje z popularnymi CRM. Połącz konto CRM kilkoma kliknięciami, przypisz pola, a zgłoszenia zaczną synchronizować się automatycznie. Możesz też ustawić synchronizację warunkową, by do CRM trafiały tylko wybrane zgłoszenia. Dla CRM spoza listy natywnych integracji WEMASY obsługuje webhooki i połączenia z narzędziami do automatyzacji.
Sprawdź, które integracje z CRM są dostępne na Twoim koncie WEMASY, albo zajrzyj na stronę z cennikiem, by zobaczyć, jakie funkcje zawiera Twój pakiet.