Po każdym zgłoszeniu formularza prawdopodobnie chcesz, żeby coś się wydarzyło. Wysłać e-mail, utworzyć kontakt w CRM, zapisać dane w arkuszu, zaktualizować system magazynowy. Ale Twoje narzędzie do formularzy może nie mieć wbudowanej integracji z każdym systemem, którego używasz. Tu przydają się webhooki.
Ten artykuł wyjaśnia, jak działają webhooki, co można za ich pomocą zautomatyzować i jak je ustawić, nawet bez wiedzy technicznej.
Czym jest webhook i jak działa
Webhook to sposób, w jaki narzędzie do formularzy automatycznie wysyła dane do innego systemu. Zamiast kopiować i wklejać dane między systemami, narzędzie robi to za Ciebie.
Przebieg wygląda tak: ktoś wysyła Twój formularz. Narzędzie odbiera zgłoszenie. Zamiast na tym poprzestać, wysyła dane na adres URL webhooka, który podajesz. Ten adres jest połączony z innym systemem (może to być Twoja własna aplikacja, usługa zewnętrzna, arkusz itd.). Webhook dostarcza dane do tego systemu. System je odbiera i coś z nimi robi (tworzy rekord, wysyła e-mail, aktualizuje stan magazynowy itd.).
Wszystko dzieje się w kilka sekund. Bez pracy ręcznej.
Webhooki a integracje natywne
Wiele narzędzi do formularzy ma natywne integracje z popularnymi CRM i platformami e-mail. Klikasz przycisk, logujesz się i gotowe. Są łatwiejsze, bo są gotowe z góry.
Webhooki są inne. Są elastyczne, ale wymagają więcej konfiguracji. W praktyce mówisz narzędziu "wyślij te dane na ten adres URL" zamiast "wyślij te dane do mojego CRM" (co jest gotowe z góry).
Kiedy używać webhooków zamiast integracji natywnych?
Gdy Twojej usługi nie ma na liście integracji natywnych: Narzędzie integruje się z popularnym CRM, ale nie z Twoim własnym. Użyj webhooka.
Gdy potrzebujesz własnej logiki: Nie chcesz wysyłać danych w niezmienionej postaci. Chcesz je przekształcić, przefiltrować albo połączyć z innymi danymi. Webhooki na to pozwalają.
Gdy chcesz połączyć się z systemami wewnętrznymi: Twoja firma ma własną aplikację lub wewnętrzną bazę danych, która nie jest usługą publiczną. Webhook może wysyłać do niej dane z formularzy.
Typowe zastosowania webhooków
Wysyłanie danych do własnej aplikacji
Masz własny system obsługi formularzy albo własne narzędzie wewnętrzne. Webhook wysyła zgłoszenia do Twojej aplikacji, żeby mogła je przetworzyć po swojemu.
Powiadomienia w komunikatorze zespołu
Gdy ktoś wyśle formularz, automatycznie wyślij wiadomość na kanał zespołu w komunikatorze. Zespół dostaje natychmiastowe powiadomienie bez zaglądania do narzędzia do formularzy.
Aktualizowanie Arkusza Google lub innego arkusza kalkulacyjnego
Każde zgłoszenie automatycznie dodaje wiersz do arkusza. Masz dziennik wszystkich zgłoszeń w czasie rzeczywistym bez ręcznego dopisywania.
Zapisywanie danych we własnej bazie
Wysyłaj dane z formularzy do bazy, którą kontrolujesz. Masz pełne kopie wszystkiego do własnej dokumentacji lub analizy.
Wysyłanie SMS-ów
Gdy ktoś wyśle formularz, automatycznie wyślij mu SMS z potwierdzeniem. Albo wyślij SMS do zespołu.
Tworzenie zadań lub zgłoszeń
Gdy ktoś prosi o pomoc przez formularz, automatycznie utwórz zgłoszenie w systemie obsługi zgłoszeń. Gdy ktoś prosi o demo, utwórz zadanie dla zespołu sprzedaży.
Przesyłanie plików do magazynu w chmurze
Gdy ktoś wgra plik przez formularz, automatycznie zapisz go na Dysku Google albo w innym magazynie w chmurze.
Jak ustawić webhook (bez wiedzy technicznej)
Jeśli nie programujesz, nie musisz budować webhooka od zera. Użyj usługi automatyzacji bez kodu, która obsługuje webhooki za Ciebie.
Użycie narzędzia do automatyzacji (łatwa droga)
Narzędzie do automatyzacji to usługa bez kodu. Nie piszesz żadnego kodu. Klikasz przyciski i ustawiasz reguły.
Krok 1: W narzędziu do automatyzacji utwórz nową automatyzację. Wybierz swoje narzędzie do formularzy jako wyzwalacz ("gdy formularz zostanie wysłany").
Krok 2: Autoryzuj narzędzie do formularzy. Zaloguj się jego danymi.
Krok 3: Wybierz formularz i zgłoszenia, które mają uruchamiać automatyzację (wszystkie albo tylko wybrane, według warunków).
Krok 4: Wybierz akcję. Co ma się stać po wysłaniu formularza? "Dodaj wiersz w Arkuszach Google"? "Wyślij wiadomość w komunikatorze zespołu"? "Utwórz leada w CRM"? Większość narzędzi do automatyzacji obsługuje setki akcji.
Krok 5: Przypisz pola. Połącz pola formularza z polami akcji (e-mail z formularza = e-mail w komunikatorze, wiadomość z formularza = wiadomość w komunikatorze itd.).
Krok 6: Przetestuj. Wyślij testowy formularz i sprawdź, czy akcja się wykonała.
Format danych webhooka
Gdy webhook wysyła dane, używa standardowego formatu zwanego JSON. Nie musisz rozumieć JSON, żeby używać webhooków przez narzędzie do automatyzacji, ale jeśli budujesz własny webhook, spotkasz się z nim.
JSON oznacza po prostu, że dane są uporządkowane w pary: nazwa pola = wartość. Na przykład: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "Interesuje mnie cennik".
Większość usług webhookowych automatycznie to przetwarza. Widzisz dane w czytelnej postaci.
Niezawodność webhooków i obsługa błędów
Co się stanie, gdy webhook zawiedzie? Gdy system odbierający nie działa w chwili, gdy narzędzie próbuje wysłać dane?
Dobre systemy webhookowe ponawiają próby. Jeśli pierwsza się nie uda, spróbują ponownie. Zwykle powtarzają kilka razy w ciągu kilku minut lub godzin. Jeśli wszystkie próby zawiodą, zapisują błąd w logu, żeby można było zobaczyć, co się stało, i ponowić ręcznie.
Dlatego testy są ważne. Przetestuj konfigurację webhooka testowym zgłoszeniem. Upewnij się, że dane faktycznie docierają do celu, zanim włączysz go dla prawdziwych zgłoszeń.
Jak WEMASY obsługuje webhooki
WEMASY obsługuje webhooki we wszystkich formularzach. Możesz podać własny adres URL webhooka, a WEMASY będzie automatycznie wysyłać na niego dane zgłoszeń. WEMASY integruje się też bezpośrednio z narzędziami do automatyzacji, więc możesz ustawiać automatyzacje bez pisania kodu webhooka. Skonfiguruj webhooki w ustawieniach formularza WEMASY albo zajrzyj na stronę z cennikiem, by zobaczyć, jakie integracje zawiera Twój pakiet.