Faktura poszła pierwszego. Do piętnastego nic. Napisano surowy e-mail „ZALEGŁA PŁATNOŚĆ”, skasowano go i patrzono, jak saldo leży kolejny tydzień, bo nikt nie chce niezręcznej rozmowy.
Na taki moment istnieje przypomnienie o płatności. To wiadomość wysyłana, gdy klient jest winien pieniądze za rezerwację, usługę lub zamówienie, a termin minął lub się zbliża. Dobrze napisana odzyskuje przychód i utrzymuje relację. Źle napisana brzmi jak groźba windykacji i traci klienta całkowicie. Oto jak napisać przypomnienie o płatności, które przynosi odpowiedź.
Co powinno zawierać przypomnienie o płatności
Odwołaj się do pierwotnej transakcji. Numer faktury, numer rezerwacji, data usługi i kwota pomagają klientowi dopasować przypomnienie do własnych zapisów.
Jasno podaj termin. „Płatność była należna 1 marca” lub „Zaliczka 150 USD jest należna przed wizytą 5 kwietnia” usuwa niejasności.
Wyjaśnij konsekwencje bez gróźb. „Rezerwacja może zostać zwolniona, jeśli płatność nie wpłynie do piątku” jest rzeczowe. Ostrzeżenia WIELKIMI LITERAMI brzmią wrogo.
Zapewnij prostą drogę do zapłaty. Jeden link lub jeden kanał odpowiedzi. Tarcie przy płatności to powód, dla którego wiele przypomnień jest ignorowanych.
Jak pisać treść przypomnienia o płatności
Użyj sekwencji trzech kontaktów. Przyjazne przypomnienie przed terminem, informacja w dniu terminu i ostatni follow-up przed anulowaniem rezerwacji lub eskalacją wewnętrzną. Każda wiadomość powinna brzmieć nieco bardziej bezpośrednio, nie przechodząc w agresję.
Przed terminem: „Cześć Alex, przyjazne przypomnienie, że zaliczka 200 USD za wydarzenie 12 maja jest należna do 28 kwietnia. Zapłać tutaj: [link]. Odpisz, jeśli masz pytania.”
W dniu terminu: „Zaliczka za wydarzenie 12 maja była należna wczoraj. Dokończ płatność do końca tygodnia, by utrzymać rezerwację: [link].”
Ostatnie wezwanie: „Nie otrzymaliśmy zaliczki za wydarzenie 12 maja. Płatność jest wymagana do piątku, w przeciwnym razie zwolnimy Twój termin. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zmienić rezerwację.”
Personalizuj imieniem klienta i konkretnymi danymi rezerwacji. Ogólne szablony w stylu masz zaległość wyglądają na zautomatyzowane w najgorszy sposób.
Konfigurację zaliczek i płatności łączy moduł drugi w tekście jak skonfigurować bramkę płatności dla rezerwacji. Zrealizowane płatności uruchamiają inny rodzaj wiadomości, opisany w tekście szablony e-maili z potwierdzeniem zamówienia.
Wybór kanału i czasu
E-mail sprawdza się przy szczegółowych fakturach z pozycjami i linkami do płatności. Tworzy przeszukiwalny ślad, do którego obie strony mogą się odwołać.
SMS sprawdza się przy krótkich przypomnieniach o zaliczkach powiązanych z nadchodzącymi wizytami. Zmieść się w jednym ekranie i podlinkuj stronę płatności przyjazną dla telefonu.
Wysyłaj przypomnienia przed terminem 3 do 5 dni wcześniej. Wielu klientów płaci późno po prostu dlatego, że termin uciekł im z uwagi, a nie dlatego, że odmawiają.
Natychmiast wstrzymaj przypomnienia, gdy płatność zostanie zaksięgowana. Nic nie dezorientuje klientów szybciej niż zaległe wezwanie, które przychodzi, gdy już zapłacili.
Gdy łagodniejszy ton pasuje do odbiorców lub kwota jest mała, następny rozdział jak napisać delikatne przypomnienie o płatności omawia sformułowania, które zachowują dobrą wolę, a nadal skłaniają do działania.
Najczęstsze pytania
Ile przypomnień o płatności wysłać?
Częsta sekwencja to trzy kontakty: przed terminem, w dniu terminu i ostatnie wezwanie przed anulowaniem. Więcej niż cztery wiadomości bez odpowiedzi zwykle oznacza, że klient potrzebuje telefonu, a nie kolejnego e-maila.
Czy przypomnienia o płatności powinny wspominać o odsetkach za zwłokę?
Wspominaj o odsetkach tylko wtedy, gdy Twoje zasady naprawdę je naliczają, a klient zgodził się na to przy rezerwacji. Niespodziewane opłaty w przypomnieniu niszczą zaufanie. Zamiast wymyślać kary w wiadomości, podlinkuj opublikowane warunki płatności.
Czy WEMASY może automatyzować przypomnienia o płatności?
Procesy rezerwacji i płatności WEMASY mogą uruchamiać wiadomości, gdy zaliczki pozostają nieopłacone. Połącz płatności na stronie przez kreator stron, by przypomnienia odnosiły się do tej samej rezerwacji, którą klienci utworzyli online.
Czym różni się przypomnienie o płatności od potwierdzenia rezerwacji?
Potwierdzenia dowodzą, że rezerwacja istnieje, i zwykle wychodzą zaraz po rezerwacji. Przypomnienia o płatności gonią należne pieniądze. Pierwszy punkt kontaktu w podróży klienta opisuje tekst czym jest potwierdzenie rezerwacji.
Czy zamiast e-maila dzwonić w sprawie zaległych płatności?
Telefon sprawdza się przy dużej kwocie lub gdy klient nie otworzył trzech e-maili. Przy mniejszych saldach zacznij od pisemnych przypomnień, by obie strony miały jasny zapis tego, co zakomunikowano.
Kiedy anulować rezerwację z powodu braku płatności?
Podaj próg anulowania w ostatnim przypomnieniu i konsekwentnie stosuj opublikowane zasady. Moduł czwarty omawia pisanie zasad w tekście jak stworzyć szablon polityki odwołań.