Pięćdziesiąt osób kliknęło „zainteresowanie” w zaproszeniu na warsztat. Dwanaście faktycznie się zarejestrowało. Rano w dniu wydarzenia zamawiasz lunch dla trzydziestu, bo nikt z niezdecydowanych się nie odezwał.
Dokładnie tę lukę między zainteresowaniem a potwierdzoną obecnością zamyka wiadomość z przypomnieniem o RSVP. To follow-up wysyłany do osób, które nie odpowiedziały lub odpowiedziały niepewnie, z prośbą o potwierdzenie tak lub nie, zanim sfinalizujesz catering, miejsca lub materiały. Dobrze napisane wiadomości oszczędzają pieniądze i ograniczają niezręczne puste krzesła. Oto jak napisać przypomnienie o RSVP, które przynosi odpowiedzi.
Czym jest wiadomość z przypomnieniem o RSVP
To wiadomość follow-up wysyłana przed terminem odpowiedzi na wydarzenie. Trafia do gości, którzy nie potwierdzili obecności, zaznaczyli „może” albo zarejestrowali się, nie kończąc płatności lub podania danych o diecie.
W odróżnieniu od przypomnień o wizytach, które zakładają zarezerwowany termin, przypomnienia o RSVP często gonią za pierwszą odpowiedzią. Celem jest dokładna liczba gości, a nie tylko pojawienie się na stałym wpisie w kalendarzu.
Kanały to e-mail, SMS i powiadomienia w aplikacji. E-mail sprawdza się przy formalnych wydarzeniach z wieloma szczegółami. SMS sprawdza się przy krótkich terminach i swobodnych spotkaniach.
Jak napisać wiadomość z przypomnieniem o RSVP
Podaj nazwę i datę wydarzenia w pierwszym wierszu. Goście chodzą na wiele wydarzeń. Twoje musi być rozpoznawalne bez otwierania długiego wątku.
Dodaj wyraźny termin. „Prosimy o odpowiedź do czwartku, byśmy mogli sfinalizować rozmieszczenie” tworzy pilność bez agresywnego tonu.
Ułatw odpowiedź. Jeden przycisk na tak, jeden na nie. Długie formularze ukryte trzy kliknięcia głębiej są porzucane. Im łatwiejsza odpowiedź, tym dokładniejsza liczba gości.
Wyjaśnij, dlaczego odpowiedź jest ważna. „Finalizujemy liczbę posiłków” lub „Zostało niewiele miejsc” daje gościom powód do odpowiedzi poza grzecznością.
Wyślij pierwsze przypomnienie tydzień przed terminem, a ostatnie 48 godzin przed. Dwa kontakty łapią większość spóźnialskich, nie wyglądając na spam.
Przykłady wiadomości z przypomnieniem o RSVP
Początek e-maila: „Cześć Jordan, planujemy Wiosenną Kolację Networkingową 10 kwietnia i nie dostaliśmy jeszcze Twojego RSVP. Daj znać, czy będziesz, byśmy mogli zarezerwować Twoje miejsce.”
Wersja SMS: „Przypomnienie: RSVP na kolację 10 kwietnia do czw. Odpowiedz T, aby potwierdzić, N, aby odmówić. Szczegóły: [krótki link]”
Follow-up dla niezdecydowanych: „Przy warsztacie 3 maja zaznaczono: może. Czy możesz potwierdzić tak lub nie do poniedziałku? Materiały zamawiamy według ostatecznej liczby osób.”
Zachowaj ciepły ton przy wydarzeniach towarzyskich i bezpośredni przy płatnych rejestracjach, gdzie brak odpowiedzi oznacza utracone przychody.
Konfigurację rejestracji na wydarzenia opisuje moduł drugi w tekście jak stworzyć formularz rejestracji na wydarzenie. Przy follow-upach dla pojedynczych wizyt zamiast wydarzeń grupowych zobacz SMS-y z przypomnieniem o wizycie z poprzedniego rozdziału.
Najczęstsze pytania
Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie o RSVP?
Dobrym punktem wyjścia jest tydzień przed terminem odpowiedzi. Wyślij krótsze, ostatnie przypomnienie 48 godzin przed terminem, by złapać osoby, które chciały odpowiedzieć, ale zapomniały.
Czy przypomnienia o RSVP powinny trafiać do osób, które już potwierdziły?
Wyklucz potwierdzonych gości z wysyłek. Podziel listę tak, by follow-upy dostawały tylko osoby bez odpowiedzi i niezdecydowane. Potwierdzeni uczestnicy, którzy dostają natarczywe wiadomości, mogą zrezygnować z irytacji.
Czy mogę zbierać RSVP przez swoją stronę?
Formularz rejestracji na wydarzenie na Twojej stronie zbiera odpowiedzi w jednym miejscu. WEMASY pozwala budować strony rejestracji w kreatorze stron i wysyłać automatyczne przypomnienia o RSVP powiązane z niedokończonymi rejestracjami.
Czym przypomnienie o RSVP różni się od potwierdzenia wydarzenia?
Potwierdzenia trafiają do osób, które już się zarejestrowały, by powtórzyć szczegóły wydarzenia. Przypomnienia o RSVP gonią osoby, które jeszcze nie odpowiedziały. Wzory potwierdzeń omawia moduł drugi w tekście jak stworzyć szablon e-maila z potwierdzeniem.
Jaki ton sprawdza się przy przypomnieniach o RSVP bez płatności?
Zachowaj uprzejmy i rzeczowy ton. Podaj termin, wyjaśnij, dlaczego liczba osób ma znaczenie, i zaproponuj łatwy sposób odmowy. Goście, którzy nie mogą przyjść, często ignorują wiadomości, które wywołują poczucie winy.
Czy w przypomnieniach o RSVP oferować opcję może?
Odpowiedzi może zwiększają niepewność. Przy wydarzeniach, gdzie liczba osób wpływa na koszt, w treści przypomnienia naciskaj na tak lub nie. Jeśli dopuszczasz może, wyślij drugi follow-up właśnie do tej grupy, zanim sfinalizujesz plany.