Plan piętra z dwustoma biurkami nie wytrzyma siadania na zasadzie honoru, gdy połowa firmy przychodzi tej samej środy. Praca hybrydowa sprawiła, że ten rachunek stał się nieunikniony.
Oprogramowanie do rezerwacji biurek to narzędzie, którego biura używają do opanowania tej złożoności. To program, który wyświetla wolne stanowiska, przyjmuje rezerwacje na dzień lub zmianę, egzekwuje zasady zameldowania i raportuje wykorzystanie na piętrach i w lokalizacjach. Zamienia rezerwację biurek z ręcznego liczenia osób w samoobsługowy proces, który pracownicy kończą w kilka sekund. Poniżej opisujemy, czego oczekiwać od oprogramowania do rezerwacji biurek i jak łączy się z szerszym planowaniem miejsca pracy.
Czym jest oprogramowanie do rezerwacji biurek?
Oprogramowanie do rezerwacji biurek to oprogramowanie do planowania skupione na indywidualnych stanowiskach pracy. Użytkownicy otwierają widok mapy lub listy, wybierają datę i dotykają wolnego biurka. System oznacza to miejsce jako niedostępne dla wszystkich innych w zarezerwowanym okresie.
Administratorzy konfigurują plan piętra, cechy biurek i zasady rezerwacji. Integracje z kontrolą dostępu lub obsługą gości mogą wiązać rezerwacje z uprawnieniami kart dla większego bezpieczeństwa.
Wiele produktów łączy rezerwację biurek z rezerwacją sal w jednej aplikacji do miejsca pracy. Pracownicy rezerwują biurko na rano i salę spotkań na popołudnie bez przełączania narzędzi.
Funkcje, które mają największe znaczenie
1. Interaktywne mapy pięter
Wizualne układy pomagają nowym osobom i gościom z innych biur szybko znaleźć zarezerwowane miejsce. Kolory pokazują jednym spojrzeniem biurka wolne, zarezerwowane i zameldowane.
2. Rezerwacja mobilna
Pracownicy rezerwują z pociągu lub z holu. Dostęp mobilny jest kluczowy, gdy plany zmieniają się w drodze.
3. Zespoły i ulubione
Zapisz ulubione biurka lub rezerwuj blisko współpracowników na dni projektowe. Niektóre narzędzia pokazują, gdzie koledzy już zarezerwowali, więc grupy skupiają się bez ręcznej koordynacji.
4. Automatyczne zwalnianie przy niestawieniu się
Biurka wracają do puli, gdy nikt się nie zamelduje. Ta funkcja sama może odzyskać dziesięć do piętnastu procent pojemności w biurach ze ścisłą rezerwacją, ale luźną frekwencją.
5. Obsługa wielu lokalizacji
Firmy z kilkoma biurami potrzebują jednego konta do rezerwacji biurek w dowolnym mieście. Centralne raporty porównują wykorzystanie w poszczególnych miejscach na potrzeby planowania nieruchomości.
Kiedy Twoje biuro potrzebuje oprogramowania do rezerwacji biurek
Arkusze zawodzą, gdy codziennie rezerwuje więcej niż garstka osób. Jeśli pracownicy narzekają, że przychodzą i nie mają gdzie usiąść, albo administracja nie potrafi przewidzieć dziennej liczby osób, oprogramowanie szybko przywraca porządek.
Operatorzy coworkingów używają oprogramowania do rezerwacji biurek do sprzedaży karnetów dziennych i dedykowanych elastycznych członkostw. Członkowie rezerwują online. Personel widzi ten sam grafik przy recepcji.
Połącz oprogramowanie do biurek z oprogramowaniem do rezerwacji sal spotkań, gdy Twój pakiet do miejsca pracy ma obejmować każdy wspólny zasób. Rozwiązania hot desking mogą też używać dedykowanego systemu rezerwacji biurek hot desk, dostrojonego do dużej rotacji i krótkich okien rezerwacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy oprogramowanie do rezerwacji biurek obsłuży zarówno biurka przypisane, jak i elastyczne?
Większość produktów pozwala administratorom oznaczać niektóre biurka jako przypisane na stałe, a inne zostawić do rezerwacji. Modele mieszane są częste w firmach przechodzących od stałych miejsc do elastyczności hybrydowej.
Ile trwa przygotowanie cyfrowego planu piętra?
Proste ustawienia jednego piętra często działają po kilku dniach, gdy masz dokładną liczbę miejsc i oznaczenia stref. Wdrożenia w wielu budynkach trwają dłużej, bo każde piętro wymaga weryfikacji i szkolenia pracowników.
Czy oprogramowanie do rezerwacji biurek sprawdza się przy karnetach dziennych w coworkingu?
Przestrzenie coworkingowe sprzedają biurka do rezerwacji jako główny produkt. Oprogramowanie obsługuje ceny dla członków i gości, limity rezerwacji i zameldowanie przy recepcji. Doświadczenie członka od strony użytkownika opisuje tekst czym jest rezerwacja biurek hot desk.
Czy członkowie mogą rezerwować biurka przez publiczną stronę?
Rezerwacja samoobsługowa odciąża recepcję. WEMASY zawiera kreator stron, w którym marki coworkingowe publikują dostępność biurek i strony członkostwa w jednym połączonym systemie.
Jak oprogramowanie do rezerwacji biurek pomaga przy zmniejszaniu biura?
Raporty wykorzystania pokazują średnią dzienną zajętość w porównaniu z łączną liczbą biurek. Liderzy używają tych danych, żeby pewnie zmniejszyć powierzchnię najmu, zamiast zgadywać, ile miejsc naprawdę potrzebują.
Czy rezerwacja biurek powinna łączyć się z planowaniem sal i sprzętu?
Zunifikowane narzędzia do miejsca pracy ograniczają przełączanie aplikacji. Zintegrowane podejście, gdy biurka to jedna pozycja większej wspólnej puli, opisuje tekst oprogramowanie do planowania zasobów.