Twoja coroczna gala ma 340 próśb o bilety rozrzuconych po trzech skrzynkach wolontariuszy, dwóch arkuszach i stosie przesłanych czeków. Progi sponsoringu są zapisane na tablicy. Rozmieszczenie przy stołach siedzi w czyjejś prywatnej aplikacji z notatkami.
Wydarzenia charytatywne po cichu zawodzą, gdy zapisy pozostają ręczne. Oprogramowanie do zapisów dla organizacji non profit obsługuje sprzedaż biletów, progi darowizn, dyżury wolontariuszy i komunikację z uczestnikami w jednym uporządkowanym przepływie. Daje małym zespołom takie samo wsparcie, jakiego używają duże organizacje, bez potrzeby tworzenia całego działu wydarzeń. Poniżej opisujemy, co powinno robić takie oprogramowanie i jak je ocenić.
Czym jest oprogramowanie do zapisów dla organizacji non profit?
Oprogramowanie do zapisów dla organizacji non profit to technologia zapisów dostosowana do wydarzeń charytatywnych, programów lokalnych i spotkań opartych na misji. Zbiera zgłoszenia, przyjmuje płatności za bilety lub darowizny i śledzi, kto przyszedł, żeby kontakt po wydarzeniu i raporty były dokładne.
Wydarzenia organizacji non profit często łączą sprzedaż biletów z opcjonalnymi darowiznami, pakietami sponsorskimi i terminami dla wolontariuszy. Zwykłe formularze zapisów mają problem z takimi połączeniami. Oprogramowanie dla organizacji non profit obsługuje progi cenowe, komunikaty o potwierdzeniu darowizn i limity dla kilku rodzajów wydarzeń prowadzonych jednocześnie.
Celem nie jest komplikacja dla samej komplikacji. Chodzi o to, żeby koordynatorzy wolontariuszy mieli jedno źródło prawdy przed wieczorem wydarzenia, zamiast uzgadniać listy na kilka godzin przed otwarciem drzwi.
Dlaczego organizacje non profit potrzebują dedykowanego oprogramowania do zapisów
Zaufanie darczyńców zależy od płynnego zapisu i jasnego potwierdzenia. Darczyńca, który płaci, ale nie dostaje e-maila z potwierdzeniem, może się zawahać przed kolejną wpłatą. Oprogramowanie wysyła natychmiastowe potwierdzenie ze szczegółami wydarzenia i podziękowaniem za darowiznę, w brzmieniu ustalonym przez Twój dział finansowy.
Czas wolontariuszy jest ograniczony. Ręczne wpisywanie danych z papierowych formularzy lub przekazanych e-maili pochłania godziny, które mogłyby pójść na pracę z ludźmi. Automatyczne zapisy uwalniają pracowników do budowania relacji zamiast porządkowania arkuszy.
Raporty wspierają wnioski o dotacje i informacje dla zarządu. Oprogramowanie eksportuje liczby uczestników, przychód według rodzaju biletu i listy kontaktów darczyńców do kampanii z podziękowaniami po wydarzeniu.
Kontrola limitu ma znaczenie przy kolacjach na siedząco, salach warsztatowych i limitach bezpieczeństwa w przestrzeniach społecznych. Sprzedanie zbyt wielu miejsc na zbiórce to wstyd i praca ze zwrotami, która zużywa dobrą wolę.
Funkcje, którym organizacje non profit powinny nadać priorytet
Elastyczne rodzaje biletów obejmują wstęp ogólny, stoły VIP, zniżki dla członków i bilety bezpłatne dla członków zarządu lub prasy. Każdy rodzaj powinien mieć jasne zasady limitu.
Dodatki z darowiznami przy płatności pozwalają wspierającym dać więcej niż cena biletu, bez osobnego formularza. Ten jednokrokowy proces zwiększa średnią kwotę datku w porównaniu z odsyłaniem ludzi do dwóch stron płatności.
Zapisy na dyżury wolontariuszy traktują przedziały czasu jak miejsca. Koordynatorzy widzą, kto zapisał się na przygotowanie, stanowisko rejestracji i sprzątanie, bez osobnego narzędzia do grafików.
Rezerwacja grupowa i stołów pomaga na galach, gdzie uczestnicy kupują cały stół, a nie pojedyncze miejsca. Ten wzorzec naturalnie łączy się z koncepcją rezerwacji grupowych omówioną później w tym module.
Narzędzia komunikacji wysyłają przypomnienia, informacje o zmianie miejsca w ostatniej chwili i podziękowania po wydarzeniu z tej samej listy uczestników, której używasz przy odprawie.
Wiele organizacji zaczyna od podstawowego oprogramowania do zapisów na wydarzenia, a gdy warsztaty trwają cały rok, dodaje zapisy na zajęcia i programy edukacyjne przez zapisy na zajęcia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy organizacje non profit mogą używać darmowych zapisów na wydarzenia lokalne?
Darmowe wydarzenia lokalne też zyskują na zapisach, które pomagają pilnować limitu i zbierać zgody lub kontakty alarmowe. Krok zapisu buduje też listę kontaktów do przyszłych programów, bez kupowania zewnętrznych list.
Jak organizacje non profit powinny obsługiwać potwierdzenia darowizn w zapisach?
E-maile z potwierdzeniem powinny wskazywać, jaka część jest odliczalna od podatku, gdy ma to zastosowanie, i odsyłać do oficjalnego wysyłania potwierdzeń w Twoim procesie finansowym. Oprogramowanie uruchamia wiadomość, ale prawne sformułowania ustala Twoja organizacja.
Czy małe organizacje non profit potrzebują pełnego oprogramowania do zapisów?
Jedno doroczne wydarzenie może zacząć od uporządkowanego formularza zapisów, a z czasem przejść na oprogramowanie, gdy programów przybywa. Gdy organizujesz więcej niż kilka wydarzeń w roku albo obok biletów prowadzisz dyżury wolontariuszy, dedykowane oprogramowanie oszczędza więcej czasu, niż kosztuje.
Czy organizacja non profit może opublikować zapisy na wydarzenia na własnej stronie?
Zapisy w Twojej domenie wzmacniają zaufanie darczyńców. W WEMASY organizacje non profit budują strony wydarzeń i darowizn w kreatorze stron, więc zapisy pasują do marki i historii misji organizacji.
Jak listy oczekujących pomagają przy wyprzedanych zbiórkach?
Gale i popularne warsztaty często wyprzedają się wcześnie. Lista oczekujących zbiera zainteresowanie, więc możesz szybko wypełnić zwolnione miejsca albo zaplanować drugą sesję. Jak ten proces działa na większą skalę, opisuje tekst zarządzanie listą oczekujących.
Który powiązany materiał omawia ogólny projekt zapisów na wydarzenia?
Rozdział jak stworzyć formularz zapisów na wydarzenie przechodzi przez wybór pól i proces potwierdzenia, które pasują zarówno do wydarzeń organizacji non profit, jak i komercyjnych warsztatów.