Czy umowę wysyła się na pocztówce, którą każdy może przeczytać po drodze? Większość osób tego nie robi. A jednak sporo poczty firmowej podróżuje otwartym tekstem, dopóki coś jej nie zaszyfruje.
Szyfrowanie e-maili chroni treść wiadomości przed odczytaniem przez kogokolwiek poza nadawcą i zamierzonym odbiorcą. Ma znaczenie, gdy przekazujesz dane finansowe, dane osobowe klientów lub poufne plany. Całość swojej konfiguracji chronisz już dzięki temu, co opisuje rozdział czym jest bezpieczeństwo poczty e-mail w firmie. Szyfrowanie dodaje warstwę nastawioną na wrażliwą treść.
Czym jest szyfrowanie e-maili?
Szyfrowanie e-maili zamienia czytelny tekst w zaciemnione dane, które odczyta tylko ktoś z właściwym kluczem. Proces może chronić pocztę w drodze między serwerami lub podczas przechowywania. Bez szyfrowania każdy, kto przechwyci wiadomość w trakcie przesyłania, mógłby ją przeczytać.
Większość użytkowników firmowych nigdy nie widzi, jak odbywa się zaciemnianie. Gdy szyfrowanie jest włączone, techniczne kroki wykonują ich program pocztowy i dostawca hostingu.
Szyfrowanie w transmisji a szyfrowanie w spoczynku
1. Szyfrowanie w transmisji
Gdy poczta przechodzi z Twojego urządzenia do serwera poczty, a potem do serwera odbiorcy, powinna podróżować bezpiecznym połączeniem. Zapobiega to przypadkowemu podsłuchaniu w sieciach publicznych. Nowoczesny hosting firmowy domyślnie włącza bezpieczne połączenia dla poczty w przeglądarce i standardowych portów wysyłki.
2. Szyfrowanie w spoczynku
Szyfrowanie w spoczynku chroni wiadomości przechowywane na serwerze. Gdyby ktoś zdobył dostęp do zapisanych plików, zaszyfrowana treść nadal byłaby nieczytelna bez kluczy. Zapytaj dostawcę hostingu, jak na jego systemach chroniona jest przechowywana poczta.
3. Szyfrowanie end-to-end
Szyfrowanie end-to-end oznacza, że klucze mają tylko nadawca i odbiorca, nawet nie host pośrodku. To najmocniejsza ochrona dla wyjątkowo wrażliwych rozmów, ale wymaga, by obie strony używały zgodnych narzędzi. Większość codziennej poczty firmowej opiera się zamiast tego na ochronie w transmisji i po stronie serwera.
Kiedy Twoja marka powinna postawić na szyfrowanie
Zachowaj szczególną ostrożność, gdy e-mail zawiera dane płatnicze, informacje o zdrowiu, dokumenty prawne lub dane logowania. Połącz nawyki szyfrowania z bezpiecznym postępowaniem z załącznikami z rozdziału jak profesjonalnie obsługiwać załączniki w e-mailach. Duże pliki czasem lepiej przekazać przez bezpieczny portal niż zwykłym załącznikiem.
Szyfrowanie nie zastępuje rekordów uwierzytelniania ani świadomości zagrożeń phishingu. Chroni treść, a nie reputację domeny. Połącz wszystkie trzy elementy, by mieć pełne podejście, w tym ochronę przed spoofingiem z rozdziału czym jest spoofing e-maili.
Zapytaj dostawcę hostingu poczty, jakie opcje szyfrowania obejmuje Twój plan. Dla większości marek bezpieczna transmisja i odpowiedzialne postępowanie wystarczą na co dzień. Ostrzejsze metody end-to-end zostaw na najbardziej wrażliwe rozmowy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy poczta firmowa jest domyślnie szyfrowana?
Większość renomowanych dostawców domyślnie szyfruje połączenia w transmisji, ale zasady różnią się zależnie od dostawcy i konfiguracji. Potwierdź to u swojego dostawcy zamiast zakładać. Hosting poczty e-mail w WEMASY będzie dostępny wkrótce. Do tego czasu bezpieczne połączenia poczty zapewnia Twój dostawca poczty e-mail, obok stron zarządzanych w kreatorze stron.
Czy szyfrowanie powstrzymuje ataki phishingowe?
Szyfrowanie chroni treść wiadomości, a nie tożsamość nadawcy. Phishing nadal działa, jeśli ktoś nakłoni Cię do odpowiedzi w niezabezpieczonym kanale. Połącz szyfrowanie ze szkoleniem z rozdziału jak rozpoznać e-mail phishingowy.
Czy hasła warto wysyłać zaszyfrowanym e-mailem?
Unikaj wysyłania haseł e-mailem, nawet gdy szyfrowanie jest dostępne. Użyj osobnego sposobu udostępniania haseł albo przekaż dane logowania przez bezpieczne założenie konta. Jeśli musisz udostępnić dane dostępowe, użyj jednorazowego linku z terminem ważności.
Jak szyfrowanie wiąże się z rekordami uwierzytelniania poczty?
Uwierzytelnianie dowodzi, kto wysłał wiadomość. Szyfrowanie chroni to, co wiadomość mówi. Oba wspierają zaufanie, ale rozwiązują różne problemy, opisane w rozdziale czym są rekordy SPF, DKIM i DMARC.
Czy klienci wiedzą, że mój e-mail jest szyfrowany?
Odbiorcy rzadko widzą kłódkę przy zwykłej poczcie firmowej zabezpieczonej w transmisji. Ochrona działa między serwerami. Przy wyjątkowo wrażliwych plikach powiedz odbiorcom, że używasz bezpiecznego przesyłania lub portalu, żeby wiedzieli, czego się spodziewać.
Czy darmowa poczta prywatna może dać to samo szyfrowanie co hosting firmowy?
Poczta konsumencka może szyfrować w transmisji, ale daje mniej kontroli nad przechowywaniem, odzyskiwaniem i ustawieniami zgodności. Przeczytaj poczta prywatna czy firmowa, by porównać, nad czym masz kontrolę po każdej stronie.