Większość błędów w e-mailach firmowych nie jest spektakularna. To drobne nawyki powtarzane tak długo, aż klientowi, partnerowi lub pracownikowi skończy się cierpliwość. Niejasny temat tutaj. Pominięta wiadomość uzupełniająca tam. Jedno „Odpowiedz wszystkim”, które zalewa dwanaście osób, a one wcale nie potrzebowały tej rozmowy.
Typowe błędy w e-mailach firmowych to powtarzalne potknięcia, przez które kompetentna marka wygląda na niedbałą, powolną lub niebezpieczną. Nie potrzebujesz idealnego pióra, żeby ich uniknąć. Potrzebujesz świadomości, co idzie nie tak, i prostych kontroli przed kliknięciem „Wyślij”. Ten moduł omawia każdy rodzaj błędu. Oto mapa.
Jakie są najczęstsze błędy w e-mailach firmowych?
Najczęstsze błędy dzielą się na sześć grup: jakość pisania, ton, tematy wiadomości, obsługa odbiorców, załączniki i dotrzymywanie obietnic. Na liście są też wpadki z bezpieczeństwem, choć wiele marek traktuje je jak problem działu IT, dopóki coś się nie zepsuje.
Jakość pisania obejmuje literówki, błędy gramatyczne i wiadomości, które się rozwlekają bez jasnej prośby. Problemy z tonem pojawiają się, gdy luźna notatka trafia do formalnej rozmowy albo sztywna odpowiedź ochładza dobrą relację. Błędy w tematach chowają pilne wiadomości wśród etykiet „Szybkie pytanie”. Błędy z odbiorcami to złe adresy, nadużywanie „Odpowiedz wszystkim” i wiadomości wysłane, zanim skończy się redagowanie.
Błędy, które najpierw szkodzą wiarygodności
1. Niedbałe pisanie i niejasne prośby
Literówki i brak interpunkcji pokazują, że wiadomość nie została sprawdzona. Niejasne prośby zmuszają czytelnika do zgadywania, czego potrzebujesz. Oba problemy pokrywają się ze wskazówkami w tekście jak napisać jasny, zwięzły e-mail oraz z dłuższą listą w tekście błędy w e-mailach, które szkodzą wiarygodności.
2. Niejasne lub mylące tematy wiadomości
Temat „Aktualizacja” albo „Cześć” nic nie mówi czytelnikowi. Wiadomość trafia na koniec kolejki albo zostaje usunięta bez otwarcia. Dobre nawyki zaczynają się w tekście tematy profesjonalnych e-maili.
3. Ton, który nie pasuje do sytuacji
Żart w sporze o płatność. Chłodna formalność po miesiącach przyjaznego kontaktu. Niedopasowany ton dezorientuje odbiorców i spowalnia decyzje. Następny rozdział, o niewłaściwym tonie w e-mailach firmowych, rozwija ten wzorzec.
Błędy, które marnują czas lub niosą ryzyko
1. „Odpowiedz wszystkim”, gdy wystarczy „Odpowiedz”
Całe zespoły wciągane są w boczne rozmowy. Skrzynki zapełniają się szumem. Ludzie wyciszają wątki i przegapiają tę jedną ważną wiadomość. Zasady savoir-vivre'u z tekstu kiedy używać „Odpowiedz wszystkim” w e-mailach firmowych wyznaczają jasną regułę domyślną.
2. Wpadki z załącznikami i bezpieczeństwem
Złe pliki, zbyt duże załączniki i wrażliwe dane wysłane otwartym tekstem powodują wstyd i realne szkody. Nawyki dotyczące załączników opisuje tekst jak profesjonalnie obsługiwać załączniki w e-mailach. Podstawy bezpieczeństwa znajdziesz w tekście czym jest bezpieczeństwo e-mail w firmie.
3. Cisza po obiecanym działaniu
Obiecano wysłać wycenę do piątku. Piątek mija. Klient zakłada, że o nim zapomniano albo że wybrano konkurencję. Konsekwentne wiadomości uzupełniające to osobna kategoria błędów, opisana w dalszej części modułu.
Wybierz jedną grupę do sprawdzenia w tym tygodniu. Przeczytaj odpowiedni rozdział, popraw jeden nawyk i przejdź do kolejnego. Rozdziały o literówkach i gramatyce, niewłaściwym tonie i niejasnych tematach to zwykle punkt wyjścia dla marek, które już używają własnej domeny.
Najczęstsze pytania
Jaki błąd w e-mailach firmowych małe marki popełniają najpierw?
Wiele małych marek zaczyna od darmowego, prywatnego adresu na stronie kontaktowej, a potem dokłada niejasne tematy i wolne odpowiedzi. Naprawa adresu i konfiguracji DNS to pierwszy krok. WEMASY pomaga publikować markowe dane kontaktowe w kreatorze stron.
Czy typowe błędy w e-mailach wpływają na dostarczalność?
Niedbałe wzorce wysyłki, wysoki odsetek skarg i brak rekordów uwierzytelniania mogą kierować pocztę do spamu. Same błędy w pisaniu rzadko powodują problemy z umieszczeniem w skrzynce, ale podkopują zaufanie, gdy wiadomości już dotrą. Stronę techniczną opisuje tekst dlaczego e-maile firmowe trafiają do spamu .
Jak często marka powinna przeglądać swoje nawyki e-mailowe?
Kwartalny przegląd dziesięciu ostatnich rozmów z klientami wychwytuje większość powtarzalnych błędów. Próbki wiadomości ze sprzedaży, obsługi i rozliczeń oceniaj osobno, bo każdy rodzaj zawodzi inaczej. Przegląd stanie się rutyną dzięki workflow z tekstu workflow zarządzania pocztą firmową .
Czy automatyczne e-maile są wolne od tych błędów?
Automatyzacja wzmacnia błędy, bo jeden zły szablon trafia do każdego nowego kontaktu. Zepsute pola scalania i udawana osobistość szkodzą szybciej na dużą skalę. Przed włączeniem sekwencji przeczytaj tekst błędy w automatyzacji e-maili, których warto unikać .
Czy jedna osoba może naprawić błędy w całej firmie?
Jedna osoba może ustalić standardy i szablony, ale każdy nadawca musi się do nich stosować. Pisemne zasady i wdrożenie sprawdzają się lepiej niż przypomnienia po tym, jak szkoda już się stała. Wskazówki dla zespołów znajdziesz w tekście dobre praktyki e-mail firmowego dla marek.
Jaka jest najszybsza korzyść po lekturze tego rozdziału?
Przepisz trzy najczęściej używane szablony tematów tak, by każdy nazywał temat i potrzebne działanie. Ta jedna zmiana poprawia wyszukiwanie, priorytet i szybkość odpowiedzi bez nowych narzędzi. Więcej o tematach wiadomości znajdziesz w tekście tematy profesjonalnych e-maili.