Przeciętny służbowy e-mail jest czytany przez 15 sekund na telefonie, między spotkaniami. Trzyakapitowy wstęp, dwie dygresje i ukryta prośba nie przetrwają takiego okna. Odbiorca odpisuje: „Możesz podsumować, czego potrzebujesz?”, i oboje tracicie więcej czasu, niż wymagała pierwotna wiadomość.
Jasny i zwięzły e-mail to służbowa wiadomość, która szybko podaje cel, używa prostego języka i zawiera tylko te szczegóły, które odbiorca potrzebuje do odpowiedzi. Zwięzły nie znaczy chłodny ani niepełny. Znaczy, że każde zdanie zasługuje na swoje miejsce. Oto jak pisać e-maile, które szanują czas odbiorcy i nadal przynoszą efekt.
Co znaczy jasny i zwięzły w e-mailu?
Jasny znaczy, że odbiorca rozumie, o co go prosisz, bez ponownego czytania. Zwięzły znaczy, że mówisz to najmniejszą liczbą słów, która nadal ma sens. Razem dają wiadomości, które szybciej dostają odpowiedź i wywołują mniej pytań dodatkowych.
Jasność zaczyna się od jednego celu na e-mail. Jeśli masz dwie niezwiązane prośby, wyślij dwie wiadomości. Mieszanie tematów w jednym e-mailu opóźnia obie odpowiedzi i utrudnia przejrzenie wiadomości.
Jak napisać jasny i zwięzły e-mail
Zbuduj e-mail wokół potrzeb odbiorcy, a nie własnego toku myślenia. Odbiorca nie potrzebuje każdego kroku, który doprowadził do wniosku. Potrzebuje wniosku i działania, którego od niego oczekujesz.
1. Zacznij od głównej myśli
Cel podaj w pierwszym zdaniu po powitaniu. „Potrzebuję akceptacji załączonej umowy do czwartku” jest jasne. Trzy zdania tła przed prośbą już nie. Kontekst dodaj po głównej myśli, nie przed nią.
2. Pisz krótkimi akapitami i prostymi słowami
Ogranicz akapity do dwóch lub czterech zdań. Żargon zastąp codziennym językiem. Pisz „zacząć” zamiast „rozpocząć proces” i „użyć” zamiast „wykorzystać”. Krótkie zdania mają przeciętnie 12 do 16 słów. Jeśli zdanie przekracza 25 słów, podziel je.
3. Wytnij wypełniacze i powtórzenia
Usuń zwroty, które nie dodają informacji. „Piszę tylko, żeby powiedzieć, że” można zastąpić słowami „Mam pytanie dotyczące”. Usuń powtórzone punkty. Jeśli termin podano w temacie, nie potrzeba trzech przypomnień w treści.
4. Używaj list przy wielu punktach
Gdy masz trzy lub więcej punktów, użyj listy numerowanej lub punktowanej. Listy łatwiej przejrzeć niż długie akapity. Ułatwiają też odbiorcy odpowiedź punkt po punkcie.
Techniki redakcji, które skracają e-maile
Napisz szkic, a potem przeczytaj go raz z jednym pytaniem: co mogę usunąć bez utraty sensu? Wytnij co najmniej 20 procent pierwszego szkicu. Większość pierwszych szkiców zawiera wypełniacze, których odbiorca nie potrzebuje.
Przed wysłaniem przeczytaj wiadomość na telefonie. Jeśli do wezwania do działania trzeba przewinąć więcej niż dwa razy, wiadomość jest za długa. Połącz zwięzłe pisanie z mocnym tematem z poradnika tematy profesjonalnych e-maili, by odbiorca wiedział, czego się spodziewać, zanim otworzy wiadomość.
Zwięzłe e-maile nadal potrzebują właściwej struktury. Zachowaj powitanie, zdanie kończące, pożegnanie i podpis. Rozdział jak napisać profesjonalny e-mail opisuje cały schemat. Dobre nawyki z najlepszych praktyk e-maili biznesowych dla marek utrwalają te same zasady w całym zespole.
Ten rozdział zamyka moduł o pisaniu. Masz już wskazówki o strukturze, początkach, zakończeniach, pożegnaniach i tematach. Złóż to wszystko z adresem we własnej domenie z poradnika jak utworzyć adresy e-mail w swojej domenie i standardami etykiety z wcześniejszych modułów.
Najczęściej zadawane pytania
Jak krótki powinien być służbowy e-mail?
Większość służbowych e-maili powinna zmieścić się w 100 do 200 słowach. Złożone sprawy mogą wymagać więcej, ale każde dodatkowe zdanie musi zasłużyć na swoje miejsce. WEMASY pomaga przekazać jasny wizerunek marki w sieci w kreatorze stron, a Twoje e-maile powinny być równie bezpośrednie.
Czy zwięzłość sprawia, że e-maile brzmią niegrzecznie?
Zwięzły i niegrzeczny to nie to samo. Możesz być krótki i uprzejmy: zachowaj powitanie, używaj słów proszę i dziękuję tam, gdzie pasują, i zakończ szacunkowym pożegnaniem.
Wszystkie szczegóły w jednym e-mailu czy w kilku?
Podaj szczegóły potrzebne odbiorcy do działania, ale pomiń tło, które już zna. Jeśli e-mail dotyczy dwóch osobnych decyzji, podziel go na dwie wiadomości, by każda pozostała skupiona.
Jakie słowa wyciąć najpierw przy redagowaniu e-maila?
Wytnij wypełniacze, takie jak piszę tylko, jak już wspomniano czy jak wiadomo. Usuń przysłówki, które nie zmieniają znaczenia. Długie zwroty zastąp krótszymi.
Czy punkty wypunktowane są profesjonalne w e-mailu służbowym?
Wypunktowania są profesjonalne i ułatwiają przejrzenie złożonych informacji. Używaj ich przy listach z trzech lub więcej pozycji, krokach działania lub opcjach do wyboru.
Jak nauczyć zespół pisać jaśniejsze e-maile?
Pokaż przykłady przed i po w wewnętrznym przewodniku stylu. Wskaż zespołowi przykłady profesjonalnych e-maili i ustal zasadę, że każda wiadomość podaje cel w pierwszym akapicie.