Jedna marka wysyła wiadomość następczą, która zaczyna się od „Cześć, Sara,", podaje cel w dwóch zdaniach i kończy jasnym następnym krokiem. Inna marka przekazuje dalej chaotyczny wątek bez kontekstu, z tematem „aktualizacja". Ta sama sytuacja, dwa bardzo różne wrażenia. Przykłady profesjonalnych e-maili pokazują tę różnicę konkretnie.
Przykład profesjonalnego e-maila to wzorcowa wiadomość zgodna ze standardami komunikacji biznesowej. Ma opisowy temat, uprzejme otwarcie, skupioną treść i właściwe zakończenie. Studiowanie przykładów pomaga zespołowi pisać szybciej i brzmieć spójnie. Oto jak wyglądają w typowych sytuacjach.
Co sprawia, że przykład profesjonalnego e-maila jest przydatny?
Dobry przykład jest dość konkretny, żeby skopiować strukturę, i dość elastyczny, żeby go dostosować. Pokazuje temat, powitanie, akapity treści, wezwanie do działania i podpis. Unika slangu, mglistych próśb i ścian nieprzerwanego tekstu.
Przykłady pokazują też, czego nie robić. Wiadomość bez kontekstu w temacie, odpowiedź ignorująca pierwotne pytanie albo podpis bez danych kontaktowych nie spełniają profesjonalnego standardu. Porównaj je z czystym wzorem, a różnica stanie się oczywista.
Przykłady profesjonalnych e-maili dla typowych sytuacji
Te schematy obejmują większość codziennej poczty firmowej. Dostosuj nazwy i szczegóły do głosu swojej marki.
1. Pierwsze przedstawienie się potencjalnemu klientowi
Temat: Przedstawiamy się: [nazwa Twojej marki]. Treść: przywitaj czytelnika po imieniu, wyjaśnij w jednym zdaniu, kim jesteś, podaj powód pisania, zaproponuj konkretny następny krok, na przykład rozmowę lub pokaz, i zakończ pełnym imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem. Zmieść się w pięciu krótkich akapitach.
2. Wiadomość następcza po spotkaniu lub rozmowie
Temat: Podsumowanie rozmowy z [data]. Treść: podziękuj za czas, wypunktuj trzy ustalone działania, zanotuj terminy i poproś o potwierdzenie lub poprawienie Twojego podsumowania. Taki format zapobiega nieporozumieniom, zanim urosną.
3. Odpowiedź dla klienta w obsłudze
Temat: Re: [pierwotny temat, skrócony]. Treść: potwierdź, że zgłoszenie dotarło, wyjaśnij rozwiązanie lub następny krok, zaproponuj dodatkową pomoc i dodawaj linki tylko wtedy, gdy są potrzebne. Zespoły obsługi skorzystają z nawyków opisanych w tekście profesjonalny e-mail w obsłudze klienta.
4. Wewnętrzna aktualizacja dla zespołu
Temat: [nazwa projektu], aktualizacja z [data]. Treść: zacznij od głównej zmiany, dodaj dwa lub trzy punkty ze szczegółami i wskaż, kto odpowiada za każde działanie. Poczta wewnętrzna może być nieco mniej formalna, ale nadal powinna dać się szybko przejrzeć.
Jak dostosować przykłady do swojej marki
Zapisz trzy lub cztery szablony, których zespół używa najczęściej. Zastąp tekst zastępczy nazwą marki, tonem i blokiem podpisu. Dopasuj poziom formalności do odbiorców według wskazówek z tekstu e-mail formalny i nieformalny w markach.
Adres nadawcy powinien pasować do przykładów, którymi dzielisz się wewnętrznie. Firmowe adresy opisane w tekście przykłady profesjonalnych adresów e-mail dla marek wzmacniają profesjonalny ton, którego uczą Twoje wzorcowe wiadomości. Następny rozdział omawia strukturę formalnego e-maila dokładniej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę używać szablonów e-maili bez brzmienia jak robot?
Szablony działają najlepiej jako punkt wyjścia, a nie skrypt słowo w słowo. Zachowaj strukturę i wstaw szczegóły właściwe dla każdego czytelnika. WEMASY pomaga utrzymać spójną obecność marki na stronie w kreatorze stron, a Twoje e-maile powinny brzmieć tym samym głosem.
Jak długi powinien być profesjonalny e-mail firmowy?
Większość wiadomości firmowych mieści się w trzech do sześciu krótkich akapitach. Jeśli potrzeba więcej szczegółów, użyj punktów lub dołącz dokument. Długie, nieprzerwane bloki tekstu sprawiają, że czytelnicy przeglądają je pobieżnie albo pomijają kluczowe punkty.
Czy przykłady profesjonalnych e-maili powinny zawierać emoji?
Używaj emoji oszczędnie i tylko wtedy, gdy głos marki jest swobodny, a czytelnik się tego spodziewa. Formalna korespondencja z klientami, wątki prawne i pierwsze przedstawienia zwykle wypadają lepiej bez nich.
Gdzie znajdę formalną strukturę stojącą za tymi przykładami?
Rozdział formalny format e-maila firmowego rozbija każdą sekcję od tematu po podpis, żeby można było zbudować własne szablony.
Czy przykłady profesjonalnych e-maili różnią się dla marek B2B i B2C?
Wiadomości B2B częściej są bardziej formalne i mają szczegółowy kontekst. Odpowiedzi obsługi w B2C mogą być cieplejsze i krótsze. Obie potrzebują jasnych tematów, uprzejmych otwarć i terminowych odpowiedzi.
Czy zespół powinien zapisywać przykłady we wspólnym dokumencie?
Wspólny dokument wewnętrzny z zatwierdzonymi przykładami utrzymuje wszystkich w jednej linii. Połącz go z podstawowymi zasadami z tekstu zasady etykiety e-mail dla marek, żeby nowe osoby poznały zarówno powód, jak i sposób.