Czterdzieści siedem nieprzeczytanych wiadomości. Trzy mają temat „Szybkie pytanie”. Dwie „Wracam do sprawy”. Jedna „Faktura 9184, termin płatności 12 marca”. Najpierw otwierasz fakturę, bo już wiesz, czego wymaga. Niejasne tematy czekają na później albo na zawsze.
Niejasny temat wiadomości to etykieta, która nie nazywa tematu, działania ani terminu zawartego w e-mailu. Słowa takie jak „Cześć”, „Aktualizacja” czy „Odzywam się” mogłyby opisywać niemal każdy wątek. Ta niejednoznaczność jest problemem dla czytelnika i dla Twojej marki. Oto dlaczego.
Dlaczego niejasny temat wiadomości jest problemem?
Tematy służą do wstępnej selekcji. Zajęci ludzie przeglądają je w kilka sekund, by zdecydować, co otworzyć teraz, co odłożyć, a co usunąć. Niejasny temat nie daje podstaw do tej decyzji, więc Twoja wiadomość ląduje na dnie stosu.
Niejasne tematy psują też wyszukiwanie. Gdy ktoś po trzech tygodniach szuka „poprawka umowy kwiecień”, temat „Re: Re: pytanie” jest prawie niewidoczny. Słabe etykiety z czasem czynią Twoje archiwum bezużytecznym.
Ile niejasne tematy kosztują Twoją markę
1. Wolniejsze odpowiedzi w sprawach pilnych
Terminy ukryte w treści pozostają ukryte, jeśli nikt nie otworzy wiadomości. Gdy liczy się czas, umieść datę lub działanie na początku tematu. Dobre wzorce znajdziesz w tekście tematy profesjonalnych e-maili.
2. Błędne kierowanie wewnątrz firm
Wspólne skrzynki i asystenci przekazują pocztę na podstawie wskazówek z tematu. „Pytanie” nie mówi, czy odpowiedzieć powinna księgowość, czy obsługa. Kierowanie według ról z tekstu wspólna skrzynka dla firmy działa lepiej, gdy tematy nazywają kolejkę.
3. Niższe zaufanie przy pierwszym kontakcie
Zimny kontakt z tematem w rodzaju „Okazja” albo „Dzień dobry” wygląda jak spam, zanim czytelnik zobaczy Twoje imię. Konkretne tematy dowodzą, że wiesz, do kogo piszesz i po co. Wiarygodność wiąże się z tekstem błędy w e-mailach, które szkodzą wiarygodności.
Jak naprawić nawyki dotyczące tematów
Pisz temat przed treścią. Jeśli nie umiesz streścić wiadomości w sześciu do dziesięciu słowach, sama wiadomość może wymagać skupienia. Gdy starczy miejsca, dodaj rzeczownik nazywający projekt, zamówienie lub osobę.
Zmieniaj temat, gdy wątek zmienia kierunek. Długie łańcuchy zatytułowane „Re: Re: wstęp” po miesiącach mylą wszystkich. Nowy temat przy nowej sprawie jest profesjonalny, a nie niegrzeczny.
Raz w miesiącu przejrzyj folder wysłanych. Policz, ile tematów nic by nie znaczyło dla obcej osoby. Przepisz szablony ofert, obsługi i wiadomości uzupełniających, by kolejna wysyłka zaczynała się jasno. Porządkowanie skrzynki z tekstu jak uporządkować skrzynkę e-mail w firmie jest łatwiejsze, gdy tematy da się wyszukać.
Błędy związane z „Odpowiedz wszystkim” to kolejny temat w tym module. Nawet idealny temat nie uratuje wątku, gdy w kopii znajdą się niewłaściwe osoby.
Najczęstsze pytania
Czy krótkie tematy zawsze są niejasne?
Krótki temat może być konkretny. „Projekt umowy v2” jest krótki i jasny. „Aktualizacja” jest krótka i bezużyteczna. Nazwij rzecz, a nie kategorię. Formularze kontaktowe WEMASY połączone z jasnymi tematami automatycznej odpowiedzi w kreatorze stron ustalają oczekiwania od pierwszego kontaktu.
Czy całą prośbę umieszczać w temacie?
Umieść w temacie główny temat i termin, a szczegóły w treści. Tematy dłuższe niż jedna linia są ucinane na ekranach telefonów. Jasność i długość wyważysz dzięki tekstowi tematy profesjonalnych e-maili.
Czy niejasne tematy obniżają otwieralność e-maili marketingowych?
Masowa poczta z tematami-wabikami może raz zyskać otwarcia, a potem uczy ludzi, by Cię ignorować. Poczta firmowa potrzebuje uczciwych etykiet zgodnych z treścią. Kontekst dotyczący otwieralności znajdziesz w tekście współczynnik otwarć e-maili dla marek.
Czy zmiana tematu w środku wątku jest niegrzeczna?
Zmiana nazwy przy zmianie tematu pomaga wszystkim później wyszukiwać i ustalać priorytety. Zaznacz zmianę w pierwszej linii treści, żeby nie zgubić kontekstu.
Jakie błędy tematów pojawiają się w poczcie automatycznej?
Pola scalania, które zawodzą, zostawiają puste tematy lub zepsute symbole zastępcze. Przetestuj automatyzację na prawdziwych danych przed startem. Błędy pokrywają się z tymi z tekstu błędy w automatyzacji e-maili, których warto unikać.
Jak niejasne tematy łączą się z pominiętymi wiadomościami uzupełniającymi?
Gdy nikt nie otworzył pierwszej wiadomości, kolejna z innym niejasnym tematem podwaja problem. Nazwij w nowym temacie poprzednią sprawę. Konsekwencję w ponawianiu kontaktu opisuje tekst automatyzacja wiadomości uzupełniających.