Formularz zapytania o wycenę to sposób, w jaki potencjalny klient pyta o cenę czegoś, co wymaga indywidualnego podejścia. Leży między formularzem kontaktowym a rozmową sprzedażową. Przyda się, gdy Twoja oferta nie jest taka sama dla wszystkich, gdy każdy projekt wygląda inaczej albo gdy ktoś chce poznać ceny, zanim zdecyduje się na rozmowę z Twoim zespołem sprzedaży.
Jeśli przyjrzysz się firmom usługowym, które rosną, wszystkie używają gdzieś w swoim procesie formularzy zapytania o wycenę. Agencja projektowa dostaje zapytania o różne rodzaje prac. Wykonawca dostaje telefony w sprawie zleceń o różnej wielkości. Dostawca oprogramowania dostaje pytania o różne konfiguracje planów. Formularz wyceny zadaje to samo pytanie przy każdym zapytaniu, więc Twój zespół może odpowiedzieć konkretną ceną zamiast dopytywać o szczegóły. Oszczędza to czas zespołu i daje klientowi odpowiedź, na podstawie której od razu może działać.
Różnica między formularzem zapytania o wycenę a formularzem kontaktowym to intencja. Formularz kontaktowy mówi: "Mam pytanie". Formularz wyceny mówi: "Chcę coś od Ciebie kupić i muszę znać cenę". To zupełnie inna rozmowa. Wymaga innych pól, innej struktury i innej obsługi po wysłaniu.
Czym formularz wyceny różni się od innych formularzy
Formularz wyceny nie prosi najpierw o dane kontaktowe, a potem o szczegóły. Kolejność jest odwrócona. Do przygotowania dokładnej wyceny potrzebujesz szczegółów projektu. Dane kontaktowe są ważne, ale drugorzędne. Jeśli pytasz o e-mail i telefon, zanim zapytasz, co dokładnie ktoś chce wycenić, zbudowano formularz kontaktowy, a nie formularz wyceny. Struktura formularza pokazuje odbiorcom, co jest dla Ciebie najważniejsze. Formularz wyceny mówi: opowiedz o swoim projekcie, a dane kontaktowe będą potrzebne tylko wtedy, gdy trzeba coś doprecyzować. Pełne omówienie formularzy kontaktowych i różnic znajdziesz w naszym poradniku o formularzach kontaktowych.
Napięcie u podstaw formularzy wyceny
Formularze wyceny mają wbudowany konflikt. Potrzebujesz wystarczająco dużo informacji, żeby przygotować dokładną wycenę. Ale każde dodatkowe pole utrudnia wypełnienie formularza. Dodasz za dużo pól, a odbiorcy porzucą formularz przed wysłaniem. Dodasz za mało, a będziesz musieć wysyłać wiadomości z pytaniami, które powinny paść już w formularzu. Dobry formularz wyceny balansuje na tej granicy. Pytasz tylko o pola, które bezpośrednio wpływają na cenę. Cała reszta może poczekać.
Jakie pola powinien mieć formularz wyceny
Każde dodane pole utrudnia wypełnienie formularza. Ustal dokładnie, czego naprawdę potrzebujesz, żeby wycenić zlecenie.
Opis projektu lub usługi
Pierwsze pole powinno pytać, co klient chce wycenić. W firmie usługowej może to być tekst otwarty: "Jakie usługi Cię interesują?". W firmie wykonawczej może to być lista rozwijana z wyborem: "Rodzaj prac: naprawa dachu, montaż rynien, budowa tarasu". Dostawca oprogramowania może zastosować listę pól wyboru z dodatkami. Format zależy od Twojej firmy, ale pierwsze pole musi odpowiadać na podstawowe pytanie: czego klient chce?
Zakres lub poziom złożoności projektu
Zakres wpływa na cenę bardziej niż cokolwiek innego. Przebudowa strony małej lokalnej firmy kosztuje inaczej niż przebudowa strony dla ogólnopolskiej marki. Naprawa dachu domu o powierzchni 100 metrów kwadratowych kosztuje inaczej niż domu o powierzchni 500 metrów. Musisz poznać wielkość lub złożoność zlecenia. Może to być lista rozwijana: "Ile podstron ma Twoja strona?", "Jaka jest przybliżona wielkość domu?" albo "Ilu pracowników będzie używać tego oprogramowania?". Dokładne pole zależy od Twojej usługi, ale potrzebujesz go, zanim przygotujesz wycenę.
Termin realizacji
Pilne zlecenia kosztują więcej. Standardowe terminy kosztują mniej. Musisz wiedzieć, czy ktoś chce mieć to gotowe w tydzień, czy w miesiąc. Zapytaj o to wprost: "Na kiedy to ma być gotowe?". Odpowiedź "jak najszybciej" mówi Ci coś ważnego o budżecie i pilności. Termin to informacja o cenie.
Budżet lub przedział budżetu (opcjonalne, ale skuteczne)
Niektóre firmy usługowe pytają o budżet od razu: "Jaki jest przybliżony budżet na ten projekt?". Odsiewa to niedopasowane zapytania, zanim stracisz czas na pisanie wyceny. Osoba z budżetem 5000 dolarów na stronę nie pasuje do agencji, która zaczyna od 25 000 dolarów. Wczesne pytanie o budżet oszczędza czas obu stronom. Dodaj to pole tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz go do oceny zapytania. Jeśli każdy projekt wyceniasz indywidualnie, pomiń to pole.
Adres e-mail
Wymagany. Potrzebujesz jednego sposobu, żeby wysłać wycenę. Standardem jest e-mail. Jeśli oferujesz konsultacje telefoniczne, możesz zapytać o e-mail i telefon, ale telefon niech będzie opcjonalny. E-mail to minimum.
Imię i nazwisko
Opcjonalne, ale wartościowe. Wycenę wysyłasz do konkretnej osoby, a znajomość imienia sprawia, że wycena wygląda na spersonalizowaną, a nie wygenerowaną automatycznie. Zapytaj o imię i nazwisko albo tylko o imię, jeśli Twoja firma ma luźny styl. Nie wymagaj tego pola, jeśli nie jest potrzebne do kontaktu.
O co nigdy nie pytać w formularzu wyceny
Każde zbędne pole zwiększa liczbę porzuconych formularzy. Gdy ktoś jest w połowie formularza i widzi kolejną sekcję nieoczekiwanych pytań, rezygnuje. Nie kończy. Nie wysyła. Tracisz klienta. Każde pole musi zasłużyć na swoje miejsce tym, że bezpośrednio wpływa na wycenę, którą wyślesz.
Wielkość firmy lub liczba pracowników (chyba że wpływa na cenę)
Nie pytaj "Ilu masz pracowników?", chyba że wielkość firmy bezpośrednio zmienia wycenę. W większości usług tak nie jest. Pomiń to pytanie.
Historia lub tło firmy
Nie pytaj "Od jak dawna działacie na rynku?" ani "Opowiedz o swojej firmie". To informacje, które możesz sprawdzić po wysłaniu formularza, jeśli Cię interesują. Na etapie wyceny tylko dodają tarcia bez powodu.
Pytania marketingowe lub pola preferencji
Nie umieszczaj w formularzu wyceny pytania "Skąd o nas wiesz?". Nie proś też o zapis do newslettera. To pytania sprzedażowe i marketingowe, które pasują do etapu po tym, jak ktoś poprosił o wycenę i okazał zainteresowanie. Nie łącz ich z samym formularzem wyceny.
Pola z regulaminem i warunkami
Nie proś o akceptację regulaminu przed wysłaniem zapytania o wycenę. Klient jeszcze niczego nie kupił. Prosisz o informacje, a nie o podpisanie umowy. Jeśli potrzebujesz akceptacji warunków, zrób to przy faktycznym zakupie, a nie przy zapytaniu o cenę.
Jak zbudować formularz zapytania o wycenę
Struktura formularza pokazuje, co jest priorytetem, i sprawia, że wypełnianie przypomina rozmowę.
Jeden krok jest lepszy niż wiele kroków, chyba że masz 7 lub więcej pól
Formularz wyceny z 3 do 5 polami mieści się na jednej stronie. Pokaż wszystko naraz. Gdy formularz wygląda na krótki, ludzie wierzą, że szybko go wypełnią. Formularz wieloetapowy mówi "to chwilę potrwa" i zabija rozpęd. Jeśli potrzebujesz 7 lub więcej pól, użyj formularza wieloetapowego z paskiem postępu, żeby odbiorcy wiedzieli, ile ekranów zostało.
Pola warunkowe ukrywają złożoność
Jeśli formularz ma logikę warunkową (pole B pojawia się tylko wtedy, gdy wybrano opcję A), użyj jej, żeby formularz wydawał się prosty. Najpierw zadaj główne pytanie. W zależności od odpowiedzi pokaż tylko te pytania dodatkowe, które mają znaczenie. Osoba szukająca prostej przebudowy strony nie zobaczy pól o zarządzaniu wieloma witrynami. Osoba w tej ścieżce zobaczy dokładnie to, na co musi odpowiedzieć.
Używaj list rozwijanych i pól wyboru zamiast tekstu otwartego, gdy to możliwe
Pola z tekstem otwartym spowalniają ludzi. Muszą zastanowić się, jak sformułować odpowiedź. Listy rozwijane i pola wyboru wybiera się szybciej, a Tobie łatwiej je sklasyfikować. Jeśli znasz typowe odpowiedzi, podaj je jako opcje zamiast prosić o dowolny tekst.
Najpierw telefon
Ktoś może poprosić o wycenę z telefonu, gdy myśli o projekcie. Jeśli formularz wymaga powiększania i przewijania, zrezygnuje. Projektuj z myślą o ekranie telefonu. Pola na całą szerokość. Przyciski wielkości kciuka. Przetestuj na prawdziwym urządzeniu.
Formularze zapytania o wycenę w różnych branżach
Struktura jest ta sama, ale pola zmieniają się w zależności od tego, co wyceniasz.
Agencje projektowe i kreatywne
Zapytaj o rodzaj prac projektowych. Liczbę potrzebnych stron lub elementów. Termin. Budżet jest opcjonalny, ale pomocny. Projektant wyceniający zmianę logo potrzebuje innych informacji niż ktoś wyceniający kompletną zmianę marki.
Wykonawcy usług i fachowcy
Zapytaj o rodzaj prac. Wielkość nieruchomości lub zakres projektu. Termin i priorytet. Nie pytaj o adres, dopóki klient nie poprosi o wycenę. Po jego zapytaniu możesz wysłać wiadomość z prośbą o adres, żeby w razie potrzeby umówić wizytę i oględziny na miejscu.
Dostawcy oprogramowania i SaaS
Zapytaj, jakich funkcji lub dodatków potrzebują. Liczbę użytkowników lub stanowisk. Termin wdrożenia. Wielu dostawców SaaS w ogóle nie powinno używać formularza wyceny. Jeśli masz publiczny cennik, lepszy jest formularz z kalkulatorem. Formularza wyceny używaj tylko wtedy, gdy cena naprawdę zależy od indywidualnej konfiguracji.
Freelancerzy i konsultanci
Zapytaj, jakiej usługi potrzebują. Czas trwania lub zakres projektu. Termin. Budżet, jeśli pomaga Ci ocenić zapytanie. Freelancerzy często dostają niejasne zapytania. Uporządkowany formularz wyceny zmusza odbiorców do konkretów, co daje lepsze dopasowanie i mniej problemów z rozrostem zakresu prac w przyszłości.
Co dzieje się po wysłaniu zapytania o wycenę
Wysłanie formularza to początek, a nie koniec.
Wyślij natychmiastowe potwierdzenie na ekranie
Po wysłaniu pokaż klientowi potwierdzenie na ekranie. "Dziękujemy. Otrzymaliśmy Twoje zapytanie i wyślemy wycenę w ciągu 24 godzin." Nie zostawiaj klienta z pytaniem, czy się udało. Powiedz dokładnie, czego może się spodziewać.
Wyślij e-mail z potwierdzeniem
Od razu wyślij klientowi tę samą wiadomość e-mailem. Potwierdź otrzymanie jego danych. Napisz, kiedy może spodziewać się wyceny. Podaj numer telefonu lub adres do odpowiedzi, jeśli trzeba coś wyjaśnić przed wysłaniem wyceny. Ten e-mail uspokaja, że zapytanie dotarło.
Podziel i skieruj zapytanie
Wykorzystaj podane informacje, żeby skierować zapytanie do właściwej osoby w zespole. Jeśli masz listę rozwijaną z typem projektu, kieruj zapytania projektowe do lidera projektowego, a zapytania o treści do lidera treści. Dzięki temu klient dostaje szybszą i trafniejszą odpowiedź.
Wyślij wycenę w obiecanym terminie
Jeśli obiecano 24 godziny, wyślij ją w 24 godziny. Jeśli obiecano następny dzień roboczy, wyślij wtedy. Nie zwlekaj trzech dni. Wycena, która leży w Twojej skrzynce, ginie w skrzynce klienta. Szybka odpowiedź zamienia więcej zapytań na zlecenia niż idealna wycena, która przychodzi po tygodniu. Wycena ma wartość tylko wtedy, gdy klient jeszcze pamięta, dlaczego o nią prosił.
Jak WEMASY pomaga w formularzach zapytania o wycenę
Kreator formularzy WEMASY pozwala tworzyć formularze zapytania o wycenę bez kodu. Zbuduj formularze z wieloma polami i logiką warunkową, żeby pola pojawiały się zależnie od wyborów klienta. Dodaj listy rozwijane i pola wyboru, żeby odbiorcy wybierali zamiast pisać. Użyj pasków postępu w formularzach wieloetapowych, żeby wiedzieli, ile ekranów zostało. Dodaj obliczenia, jeśli masz cennik z progami. Wszystkie zapytania o wycenę zobaczysz w swoim panelu WEMASY i wyeksportujesz je do CRM lub arkusza. Powiadomienia informują Cię od razu, gdy ktoś wyśle zapytanie. Połącz formularz ze swoją pocztą, żeby wiadomości z potwierdzeniem wysyłały się automatycznie, zanim Twój zespół w ogóle zobaczy zgłoszenie. Formularze wyceny to tylko jeden z wielu typów formularzy, które możesz zbudować, żeby rozwijać swoją firmę.