Sześć osób dotyka każdego wpisu na blogu w Twojej firmie. Nikt nie wie, kto za co odpowiada. Dwanaście szkiców utknęło gdzieś między „prawie gotowe” a „czeka na uwagi”. W zeszłym miesiącu opublikowano trzy teksty. W tym miesiącu zero. Zespół jest zajęty, ale linia produkcyjna stoi.
Proces tworzenia treści rozwiązuje ten problem, określając dokładnie, co dzieje się na każdym etapie, kto popycha tekst do przodu i ile czasu powinien zajmować każdy krok. Oto jak zbudować taki, który pasuje do zespołu i utrzymuje przepływ treści.
Najpierw zmapuj obecny proces
Zanim zaprojektujesz nowy proces, udokumentuj to, co dzieje się dziś. Prześledź trzy ostatnie opublikowane teksty od pomysłu do adresu na żywo. Zanotuj każdą osobę, która je dotykała, każde opóźnienie i każdą rundę poprawek. Ta szczera mapa pokazuje, gdzie teksty utykają.
Typowe punkty zastoju to niejasne briefy, brak redaktorów, wąskie gardła akceptacji i kroki publikacji wymagające osoby, która jest zawsze zajęta. Nowy proces powinien najpierw zająć się dwoma największymi zastojami.
Zdefiniuj etapy
Zacznij od pięciu podstawowych etapów i dodawaj kolejne tylko w razie potrzeby. Etap pierwszy: temat zatwierdzony i brief napisany. Etap drugi: pierwszy szkic ukończony. Etap trzeci: recenzja redakcyjna i poprawki. Etap czwarty: końcowa akceptacja. Etap piąty: opublikowano i wypromowano.
Przypisz maksymalny limit czasu do każdego etapu. Brief do wpisu na blog powinien zająć jeden dzień. Pierwszy szkic może zająć od trzech do pięciu dni. Redakcja powinna zająć od jednego do dwóch dni. Gdy tekst przekracza limit etapu, osoba odpowiedzialna zgłasza problem lub przekazuje go dalej.
Przeczytaj czym jest proces pracy nad treścią , aby poznać podstawy teoretyczne przed dostosowaniem własnego procesu tworzenia.
Przypisz osoby odpowiedzialne i zasady przekazania
Każdy etap ma jedną osobę odpowiedzialną za przesunięcie tekstu do następnego etapu. Osoba odpowiedzialna nie zawsze wykonuje pracę, ale potwierdza jej ukończenie. Spisz zasady przekazania: co osoba odpowiedzialna sprawdza przed przejściem dalej i jakie powiadomienie otrzymuje następna osoba.
Przykład: osoba pisząca oznacza szkic jako ukończony dopiero po samodzielnej redakcji i sprawdzeniu pisowni. Osoba redagująca otrzymuje powiadomienie z linkiem do szkicu i pierwotnym briefem contentowym jako punktem odniesienia. Jasne przekazanie zapobiega temu, by szkice wisiały w próżni.
Połącz proces z kalendarzem
Zaktualizuj statusy w kalendarzu treści , aby odpowiadały etapom procesu. Gdy kalendarz i proces używają tego samego języka, wszyscy widzą ten sam obraz. „W redakcji” w kalendarzu oznacza, że tekstem zajmuje się teraz osoba redagująca.
Planuj terminy wstecz od dat publikacji. Jeśli wpis ma wyjść 15., a redakcja trwa dwa dni, szkic musi być gotowy do 12. Jeśli pisanie trwa pięć dni, brief musi być gotowy do 7. Praca wstecz od dat publikacji zapobiega pośpiechowi w ostatniej chwili.
Udokumentuj proces i przeszkol zespół
Spisz proces w jednostronicowym dokumencie, którego może przestrzegać każdy. Uwzględnij nazwy etapów, osoby odpowiedzialne, limity czasu, zasady przekazania i miejsce przechowywania plików. Udostępnij go każdej osobie w zespole i każdej osobie pracującej na zlecenie od pierwszego dnia.
Przeprowadź próbę na dwóch lub trzech tekstach, zanim wdrożysz proces w całości. Zanotuj, gdzie proces wydaje się zbyt ciężki lub zbyt lekki. Dostosuj limity czasu etapów i podział odpowiedzialności na podstawie rzeczywistych wyników, a nie teoretycznych ideałów.
Ulepszaj proces z czasem
Przeglądaj proces co miesiąc. Śledź średni czas na etap, liczbę poprawek i przekroczone terminy. Jeśli redakcja konsekwentnie trwa dwa razy dłużej niż szacowano, przeznacz na nią więcej czasu albo uprość kryteria recenzji.
Przykłady automatyzacji procesu, które pomagają bez nadmiernego komplikowania, to automatyczne powiadomienia po zakończeniu etapu, szablony briefów z wypełnionymi standardowymi polami i przypomnienia z listą kontrolną przed publikacją. Zacznij od jasności procesu ręcznego, zanim dodasz automatyzację. Zepsuty proces ręczny nie poprawia się, gdy nałoży się na niego automatyzację.
Gdy proces tworzenia już działa, poznaj sposoby na ponowne wykorzystanie wpisów blogowych , aby każdy opublikowany tekst dawał dodatkowe formaty bez uruchamiania całego procesu od zera.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu zajmuje zbudowanie procesu tworzenia treści?
Zmapowanie obecnego procesu zajmuje kilka godzin. Napisanie dokumentu z procesem i przeszkolenie zespołu zajmuje od jednego do dwóch dni. Spodziewaj się od dwóch do czterech tygodni dostosowań, zanim proces zacznie działać naturalnie.
Jaki jest minimalny działający proces tworzenia treści?
Brief, szkic, redakcja, publikacja. Cztery etapy wystarczą dla osoby tworzącej w pojedynkę lub zespołu dwuosobowego. Dodawaj etapy akceptacji i promocji wraz ze wzrostem zespołu i liczby treści.
Jak obsłużyć pilne treści poza procesem?
Stwórz przyspieszoną ścieżkę z mniejszą liczbą etapów, a nie osobny proces. Pilny tekst może pominąć pełny brief i przejść od razu do pisania, ale powinien nadal przejść redakcję przed publikacją. Pominięcie wszystkich etapów gwarantuje błędy.
Czy proces powinien obejmować przegląd prawny lub zgodności?
Firmy w branżach regulowanych powinny dodać etap zgodności przed publikacją. Zanotuj, które rodzaje treści wymagają przeglądu, a które nie. Rutynowe wpisy na blogu mogą go pominąć, ale deklaracje o produktach i treści finansowe nie powinny.
Jak mierzyć skuteczność procesu?
Śledź średnią liczbę dni od briefu do publikacji, liczbę rund poprawek na tekst i odsetek tekstów dotrzymujących terminów z kalendarza. Analityka opublikowanych treści pokazuje, czy szybsza produkcja zachowuje jakość.
Jaki jest ostatni krok procesu tworzenia treści?
Publikacja na Twojej stronie to podstawowy ostatni krok, po którym następuje promocja. Kreator stron WEMASY pozwala formatować, optymalizować i publikować treści, więc ostatni etap procesu odbywa się tam, gdzie Twoi odbiorcy będą je czytać.