Jeden zespół przy każdej nowej umowie z klientem idzie według listy kontrolnej. Drugi za każdym razem improwizuje i liczy, że nic nie umknie. Po sześciu miesiącach pierwszy zespół wdrożył czterdzieści osób w roli klientów bez żadnego pominiętego kroku. Drugi nadal poprawia błędy z pierwszego tygodnia. Właśnie tę lukę ma zamykać automatyzacja procesów biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych to użycie technologii do prowadzenia powtarzalnych procesów firmy przy minimalnym wysiłku ręcznym. Wykracza poza automatyzację jednego e-maila czy przypomnienia. Łączy wiele kroków, osób i systemów w proces, który za każdym razem przebiega tak samo. Oto jak działa i dlaczego ma znaczenie dla Twojej marki.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych, często skracana do automatyzacji procesów, to używanie oprogramowania do obsługi kroków procesu biznesowego od początku do końca. Proces biznesowy to każda powtarzalna sekwencja, na której polega firma: wdrożenie nowej osoby, obsługa zwrotu, realizacja zamówienia albo zatwierdzenie wniosku budżetowego.
Tam, gdzie automatyzacja workflow może obsługiwać jedną połączoną serię kroków, automatyzacja procesów biznesowych patrzy na szerszy obraz. Rozpisuje, jak praca przechodzi między działami, jakie zatwierdzenia są potrzebne i jakie dane muszą trafić z jednego etapu do drugiego. Wynikiem jest proces, który działa spójnie bez ręcznego koordynowania każdego przekazania.
Dlaczego automatyzacja procesów biznesowych ma znaczenie?
Rozwój szybko odsłania problemy z procesami. To, co działało przy trzech osobach, przestaje działać przy dziesięciu. Zadania się dublują, zatwierdzenia grzęzną w skrzynkach i nikt nie wie, która wersja dokumentu jest aktualna. Automatyzacja firmy daje jedną, niezawodną ścieżkę, która rośnie razem z zespołem.
Tworzy też zapis tego, co się wydarzyło i kiedy. Każdy krok zostawia ślad: jakie zatwierdzenie i przez kogo, kiedy zadanie zostało wykonane, gdzie utknął wniosek. Ta przejrzystość pomaga wychwycić wąskie gardła i naprawić je, zanim kosztują klientów lub przychody.
Czym automatyzacja procesów biznesowych różni się od automatyzacji workflow?
Oba pojęcia się nakładają, ale dotyczą innego zakresu. Automatyzacja workflow zwykle obsługuje określoną sekwencję kroków w jednym obszarze firmy. Automatyzacja procesów biznesowych obejmuje procesy od początku do końca, które mogą przechodzić przez zespoły, narzędzia i poziomy zatwierdzeń.
Pomyśl o tym tak. Automatyzacja e-maila po wysłaniu formularza to automatyzacja workflow. Automatyzacja całego procesu wdrażania klienta, od podpisania umowy przez założenie konta po pierwszy kontakt kontrolny, to automatyzacja procesów biznesowych. Drugi przykład obejmuje więcej kroków, więcej osób i więcej punktów decyzyjnych.
1. Zakres i złożoność
Automatyzacja procesów biznesowych obsługuje procesy obejmujące wiele funkcji. Proces rekrutacji może dotyczyć HR, IT i osoby zatrudniającej. Każda funkcja ma własne kroki, ale automatyzacja procesów łączy je w jeden przepływ.
2. Narzędzia i konfiguracja
Oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych jest stworzone do rozpisywania, uruchamiania i monitorowania złożonych procesów. Często zawiera wizualne kreatory procesów, kierowanie zatwierdzeń i panele raportów. Prostsze automatyzacje workflow mogą działać wewnątrz pojedynczych narzędzi, których już używasz.
3. Nadzór i zgodność z przepisami
Gdy proces musi przestrzegać określonych zasad, automatyzacja procesów biznesowych je egzekwuje. Wymaganych zatwierdzeń nie da się pominąć. Ścieżki audytu pokazują dokładnie, jakie działanie zostało wykonane i przez kogo. Taki poziom kontroli ma znaczenie w finansach, HR i wszędzie tam, gdzie spójność nie jest opcjonalna.
Zrozumienie automatyzacji procesów biznesowych pozwala zobaczyć ją w działaniu. Następny rozdział pokazuje prawdziwe przykłady automatyzacji workflow, które możesz dostosować do własnej firmy. Jeśli chcesz głębiej zrozumieć, dlaczego uporządkowane procesy mają znaczenie przed automatyzacją, przeczytaj nasz wpis o znaczeniu ustawiania workflow.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy biznesowe warto automatyzować najpierw?
Zacznij od procesów o dużej skali, podatnych na błędy i opartych na jasnych regułach. Zatwierdzanie faktur, wdrażanie nowych osób i kierowanie zgłoszeń do obsługi klienta to częste punkty startowe opisane w rozdziale przykłady automatyzacji workflow. Wybierz jeden proces, który kosztuje zespół najwięcej czasu, i rozpisz go na papierze, zanim dotkniesz jakiegokolwiek oprogramowania.
Czy oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych jest potrzebne od pierwszego dnia?
Nie zawsze. Małe zespoły mogą automatyzować proste procesy wbudowanymi funkcjami narzędzi, których już używają. Gdy procesy się komplikują albo obejmują kilka zespołów, dedykowane oprogramowanie do zarządzania workflow zaczyna być warte inwestycji.
Czy automatyzacja procesów biznesowych działa z moją stroną internetową i formularzami online?
Wiele zautomatyzowanych procesów zaczyna się od działań w Twojej witrynie. Wysłany formularz, rezerwacja albo zakup mogą uruchomić pierwszy krok większego procesu. WEMASY pozwala budować formularze i strony w kreatorze stron i łączyć te zgłoszenia z zautomatyzowanymi krokami po kontakcie.
Czy automatyzacja procesu odbierze pracę osobom w moim zespole?
Automatyzacja procesów biznesowych usuwa powtarzalną pracę koordynacyjną, a nie ludzi, którzy wykonują wartościową pracę koncepcyjną i budują relacje. Zespół spędza mniej czasu na gonieniu za zatwierdzeniami i kopiowaniu danych, a więcej na pracy wymagającej osądu i osobistej uwagi.
Ile trwa zautomatyzowanie procesu biznesowego?
Prosty proces z trzema krokami można zautomatyzować w jedno popołudnie, gdy kroki są jasno rozpisane. Złożone procesy między działami trwają dłużej, bo angażują więcej osób i wymagają testów. Etap rozpisywania zwykle zajmuje więcej czasu niż konfiguracja techniczna.
Co się dzieje, gdy zautomatyzowany proces napotka wyjątek?
Dobrze zaprojektowana automatyzacja procesów ma ścieżki awaryjne dla sytuacji, które nie pasują do standardowych reguł. System może przekazać sprawę do sprawdzenia przez osobę, wysłać alert albo wstrzymać przepływ, aż ktoś podejmie decyzję. Zaplanowanie wyjątków podczas konfiguracji zapobiega temu, by automatyzacja tworzyła nowe problemy.