Cztery osoby dotykają tej samej faktury, zanim zostanie opłacona. Każda dodaje krok, wysyła e-mail i czeka na odpowiedź. To, co powinno trwać dwa dni, rozciąga się na dwa tygodnie. Znasz taki zastój, nawet jeśli Twoim wąskim gardłem był inny proces. Dobra wiadomość jest taka, że większość tych wolnych, ręcznych ścieżek ma szybszą, zautomatyzowaną wersję.
Przykłady automatyzacji workflow pomagają zobaczyć, co jest możliwe, zanim cokolwiek zbudujesz. Zamiast abstrakcyjnych definicji dostajesz konkretne przepływy, które łatwo sobie wyobrazić w Twojej firmie. Oto pięć popularnych przykładów zautomatyzowanych workflow i to, jak każdy z nich oszczędza czas.
Jak wyglądają przykłady automatyzacji workflow w praktyce?
Każdy zautomatyzowany workflow ma ten sam podstawowy kształt. Coś uruchamia przepływ, wykonuje się seria kroków, a proces kończy się jasnym wynikiem. Poniższe przykłady pokazują, jak ten schemat wygląda w różnych obszarach firmy.
To nie są egzotyczne rozwiązania zarezerwowane dla dużych firm. Małe firmy na co dzień używają wersji wszystkich pięciu. Różnica polega na tym, czy kroki wykonują się ręcznie, czy według reguł ustawionych raz.
Pięć przykładów automatyzacji workflow dla małych firm
1. Wdrażanie nowej osoby w roli klienta
Klient podpisuje umowę i zaczyna się przepływ wdrożenia. System wysyła e-mail powitalny z kolejnymi krokami, tworzy folder projektu, przypisuje zespołowi zadania konfiguracyjne i planuje przypomnienie o spotkaniu startowym za trzy dni. Nikt nie przepisuje danych klienta między arkuszami ani nie zapomina wysłać pakietu powitalnego.
To klasyczny przykład automatyzacji procesów biznesowych, bo łączy wiele kroków między sprzedażą a realizacją. Każda nowa osoba w roli klienta ma takie samo doświadczenie, niezależnie od tego, jak zajęty jest zespół w danym tygodniu.
2. Zatwierdzanie i opłacanie faktur
Faktura zostaje przesłana i skierowana do przełożonej lub przełożonego do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu trafia do finansów w celu zaplanowania płatności. Jeśli zostanie odrzucona, osoba zgłaszająca dostaje powiadomienie z powodem. Przypomnienie wychodzi automatycznie, jeśli w ciągu 48 godzin nic się nie wydarzy.
Ten przepływ zastępuje wymianę e-maili, która wstrzymuje płatności. Automatyzacja workflow dokumentów zajmuje się kierowaniem, więc właściwa osoba zawsze widzi właściwy plik we właściwym czasie.
3. Formularz na stronie i kontakt ze sprzedaży
Osoba odwiedzająca stronę wypełnia formularz kontaktowy. W ciągu kilku sekund dostaje e-mail z potwierdzeniem. Osoba odpowiedzialna za sprzedaż otrzymuje powiadomienie z danymi kontaktu. Powstaje zadanie kontaktu z terminem na następny dzień roboczy.
To jeden z najprostszych przykładów zautomatyzowanych workflow i jeden z najskuteczniejszych. W sprzedaży liczy się szybkość, a natychmiastowa odpowiedź wygrywa z odpowiedzią po dwóch dniach, bo ktoś zapomniał sprawdzić skrzynkę.
4. Wniosek urlopowy
Osoba zatrudniona składa wniosek urlopowy przez wewnętrzny formularz. System sprawdza pozostały limit, kieruje wniosek do przełożonej lub przełożonego i po zatwierdzeniu aktualizuje kalendarz zespołu. HR dostaje zapis do płac bez przesyłania dalej e-maili.
5. Kierowanie zgłoszeń do obsługi klienta
Zgłoszenie trafia do systemu i zostaje przypisane do kategorii na podstawie tematu wybranego w formularzu. Pytania o płatności idą do finansów. Problemy techniczne trafiają do osoby odpowiedzialnej za wsparcie. Pilne zgłoszenia uruchamiają natychmiastowy alert dla osoby na dyżurze. Klienci szybciej trafiają do właściwej osoby bez ręcznego przekazywania.
Jak wybrać odpowiedni przykład dla swojej firmy
Sprawdź, gdzie zespół traci najwięcej czasu na powtarzalną koordynację. Jeśli nowe osoby w roli klientów giną po drodze, zacznij od wdrażania. Jeśli płatności się wstrzymują, zacznij od zatwierdzania faktur. Jeśli kontakty stygną, zacznij od obsługi formularza. Każdy przykład zaczynał jako ręczny workflow rozpisany krok po kroku, zanim dodano jakąkolwiek automatyzację.
Te przykłady obejmują podstawowe założenia automatyzacji workflow. Kolejny moduł opisuje narzędzia, które pomagają budować i zarządzać takimi przepływami na większą skalę. Jeśli chcesz lepiej zrozumieć ustawianie workflow przed automatyzacją, przeczytaj nasz wpis o znaczeniu ustawiania workflow.
Najczęściej zadawane pytania
Który przykład automatyzacji workflow jest najłatwiejszy na początek?
Kontakt po wysłaniu formularza na stronie to zwykle najprostszy punkt startowy. Masz już wyzwalacz (wysłany formularz), a działania (wysłanie potwierdzenia, powiadomienie zespołu) są proste. Większość firm widzi efekty w pierwszym tygodniu.
Czy mogę połączyć kilka przykładów automatyzacji workflow w jeden przepływ?
Tak, i właśnie tak naturalnie rozwija się automatyzacja procesów biznesowych. Przepływ wdrażania nowej osoby w roli klienta może obejmować wyzwalacz w postaci wysłanego formularza, krok zatwierdzania dokumentu i zaplanowane przypomnienie o kontakcie. Zacznij od jednego przykładu i dołączaj kolejne, gdy będą potrzebne.
Czy potrzebuję programisty, żeby zbudować te zautomatyzowane workflow?
Większość typowych przykładów można ustawić bez kodowania. Wizualne kreatory workflow i wbudowane funkcje automatyzacji wystarczają w większości potrzeb małych firm. W WEMASY formularze na stronie, które uruchamiają te przepływy, stworzysz w kreatorze stron i połączysz je z zautomatyzowanymi krokami po kontakcie.
Jak sprawdzić, czy zautomatyzowany workflow działa?
Śledź wskaźniki, które mają znaczenie dla każdego przepływu. Przy wdrażaniu mierz czas od podpisania umowy do spotkania startowego. Przy zatwierdzaniu faktur mierz średnią liczbę dni do zapłaty. Porównaj te liczby sprzed i po automatyzacji, by zobaczyć prawdziwy efekt.
Co jeśli mój proces biznesowy nie pasuje do żadnego z tych przykładów?
Te pięć wzorców obejmuje najczęstsze kształty, ale Twój proces może łączyć elementy kilku z nich. Najpierw rozpisz kroki na papierze, wskaż wyzwalacz i wynik oraz poszukaj przykładu najbliższego Twojemu przepływowi. Większość własnych automatyzacji to odmiany jednego z tych wzorców.
Czy zautomatyzowane workflow mogą obsługiwać różne ścieżki zależnie od rodzaju klienta?
Rozgałęzianie warunkowe pozwala podzielić jeden workflow na różne ścieżki. Klient hurtowy może uruchomić inną sekwencję wdrożenia niż klient detaliczny. Takie rozgałęzione przepływy to rodzaj workflow warunkowego i dobrze działają, gdy reguły są jasne.