Jeden zespół czeka, aż marketing skończy, zanim sprzedaż wyśle ofertę. Drugi prowadzi trzy zatwierdzenia jednocześnie i kończy tę samą pracę w połowie czasu. Ten sam cel, inne podejście. Różnica sprowadza się do rodzaju workflow, którego używa każdy zespół.
Rodzaje workflow opisują, jak kroki łączą się ze sobą. Niektóre biegną prostą linią. Niektóre rozgałęziają się zależnie od warunków. Niektóre działają obok siebie. Zrozumienie tych wzorców pomaga projektować procesy dopasowane do tego, jak naprawdę działa Twoja firma. Oto trzy główne rodzaje i to, kiedy pasuje każdy z nich.
Jakie są główne rodzaje workflow?
Większość workflow w firmie należy do trzech kategorii: sekwencyjnych, równoległych i warunkowych. Każdy rodzaj określa, jak kroki odnoszą się do siebie i jak praca przechodzi od początku do końca. Znajomość różnicy pomaga stworzyć diagram workflow, który odzwierciedla rzeczywistość, zamiast wciskać każdy proces w ten sam kształt.
1. Workflow sekwencyjne
Workflow sekwencyjny biegnie prostą linią. Krok pierwszy musi się skończyć, zanim zacznie się drugi, a drugi, zanim ruszy trzeci. Pomyśl o linii montażowej, na której każde stanowisko przekazuje pracę następnemu.
Typowe przykłady workflow to obsługa zamówienia zakupu, pisanie i publikacja wpisu na blogu albo przeprowadzenie nowej osoby przez dokumenty wdrożeniowe. Każdy etap zależy od poprzedniego. Nie da się przeskoczyć dalej bez zepsucia procesu.
Workflow sekwencyjne działają najlepiej, gdy liczy się kolejność, a każdy krok opiera się na poprzednim. Łatwo je rozpisać i łatwo za nimi iść. Wadą jest tempo. Jeśli jeden krok utknie, wszystko dalej czeka.
2. Workflow równoległe
Workflow równoległy wykonuje wiele kroków w tym samym czasie. Różne osoby lub zespoły zajmują się swoimi częściami jednocześnie, a proces idzie dalej, gdy wszystkie gałęzie się zakończą. Ten rodzaj przyspiesza pracę, która nie zależy od ścisłej kolejności.
Wyobraź sobie uruchomienie strony nowego produktu. Gdy osoba projektująca buduje układ, osoba odpowiedzialna za teksty przygotowuje treść, a osoba programująca ustawia formularz. Wszystkie trzy pracują równolegle. Strona zostaje opublikowana dopiero po zakończeniu każdej gałęzi.
Workflow równoległe oszczędzają czas w złożonych projektach z niezależnymi zadaniami. Wymagają jasnej komunikacji, by zespoły wiedziały, kiedy mija termin ich części i co uruchamia kolejny etap.
3. Workflow warunkowe
Workflow warunkowy rozgałęzia się według reguł lub wyników. Ścieżka zmienia się zależnie od tego, co dzieje się w punkcie decyzyjnym. Jeśli odpowiedź brzmi tak, praca idzie w jedną stronę. Jeśli nie, w drugą.
Klasycznym przykładem jest workflow zgłoszenia do obsługi klienta. Nowe zgłoszenie trafia do systemu, system sprawdza kategorię, pilne sprawy idą do bardziej doświadczonej osoby, a ogólne pytania do standardowej kolejki. Punkt startowy jest ten sam, ale ścieżka dzieli się według warunków.
Workflow warunkowe obsługują sytuacje, w których jedno rozwiązanie nie pasuje do wszystkich. Dodają elastyczność, ale potrzebują jasnych reguł, by wiadomo było, którą gałęzią iść i by nic nie zginęło między ścieżkami.
Jak wybrać odpowiedni rodzaj workflow?
Zacznij od pytania, czy kroki muszą następować po kolei. Jeśli tak, użyj workflow sekwencyjnego. Jeśli wiele kroków może odbywać się niezależnie, lepiej pasuje workflow równoległy. Jeśli ścieżka zależy od zmiennych, takich jak budżet, priorytet albo rodzaj klienta, potrzebujesz workflow warunkowego.
Wiele prawdziwych procesów łączy wszystkie trzy rodzaje. Projekt dla klienta może zacząć się sekwencyjnie od przyjęcia i ustalenia zakresu. Projektowanie i pisanie tekstów biegną równolegle w fazie realizacji. Warunkowe zatwierdzenie na końcu kieruje poprawki albo zamyka projekt zależnie od opinii klienta. To normalne. Celem nie jest narzucenie jednego wzorca, tylko rozpoznanie, które części procesu potrzebują którego podejścia.
Naszkicowanie prostego diagramu workflow na papierze pomaga zobaczyć połączenia, zanim zbudujesz coś formalnego. Pola dla kroków, strzałki dla kierunku i rozdzielone ścieżki dla warunków. Nawet szybki szkic ujawnia wąskie gardła, które łatwo przeoczyć, gdy wszystko jest tylko w głowie.
Gdy wiesz już, który rodzaj pasuje do Twojego procesu, kolejny moduł opisuje automatyzację workflow i to, jak przyspieszyć powtarzalne kroki w każdym wzorcu. Szerzej o tym, dlaczego uporządkowane procesy mają znaczenie od początku, piszemy we wpisie o znaczeniu ustawiania workflow.
Najczęściej zadawane pytania
Czy jeden proces w firmie może używać więcej niż jednego rodzaju workflow?
Większość prawdziwych procesów łączy kroki sekwencyjne, równoległe i warunkowe w jednym workflow. Proces rekrutacji może prowadzić sprawdzanie referencji równolegle, podczas gdy oferta idzie sekwencyjnym łańcuchem zatwierdzeń. Najważniejsze, by przypisać każdą część procesu do rodzaju, który pasuje najlepiej.
Czym jest diagram workflow i czy go potrzebuję?
Diagram workflow to wizualna mapa procesu pokazująca kroki, połączenia i punkty decyzyjne. Nie potrzebujesz zaawansowanego programu, by go stworzyć. Szkic na tablicy albo prosty schemat na papierze wystarczy w większości małych zespołów i pomaga wszystkim widzieć ten sam obraz.
Jaki rodzaj workflow jest najlepszy dla małego zespołu?
Workflow sekwencyjne to najłatwiejszy start dla małych zespołów, bo mają jasną kolejność i wymagają minimum koordynacji. Gdy zespół rośnie, a projekty się komplikują, coraz przydatniejsze stają się wzorce równoległe i warunkowe. Zacznij prosto i dodawaj złożoność tylko wtedy, gdy proces tego wymaga.
Jak formularze na stronie łączą się z różnymi rodzajami workflow?
Formularz kontaktowy na Twojej stronie może uruchamiać różne ścieżki zależnie od tego, co wybierze odwiedzająca osoba. Prośba o wycenę może zacząć sekwencyjny workflow sprzedaży, a pytanie do obsługi przejść warunkową ścieżką zależną od pilności. W WEMASY zbudujesz formularze w kreatorze stron i połączysz je z rodzajem workflow pasującym do każdego zapytania.
Jaki jest najczęstszy rodzaj workflow w firmach?
Najczęstsze są workflow sekwencyjne, bo wiele codziennych zadań naturalnie biegnie krok po kroku. Fakturowanie, publikacja treści i realizacja zamówień zwykle zaczynają się sekwencyjnie. Zespoły często dodają gałęzie równoległe lub warunkowe, gdy procesy się komplikują. Jeśli temat jest dla Ciebie nowy, zacznij od rozdziału czym jest workflow, by najpierw poznać podstawy.
Jak workflow warunkowe obsługują wyjątki?
Workflow warunkowe używają punktów decyzyjnych, by kierować wyjątki bez psucia całego procesu. Wniosek o zwrot powyżej określonej kwoty może wymagać zatwierdzenia przełożonej lub przełożonego, a mniejsze kwoty zatwierdzają się automatycznie. Jasne reguły przy każdej gałęzi zapobiegają temu, by wyjątki wstrzymały cały workflow. Rozdział o automatyzacji procesów biznesowych opisuje, jak obsługiwać takie reguły na większą skalę.