Jeden zespół publikuje zmiany z tygodniowym wyprzedzeniem, udostępnia je w jednym miejscu i wymienia się dyżurami według jasnych zasad. Drugi pisze do poszczególnych osób w niedzielę wieczorem i liczy, że w poniedziałek wszyscy przyjdą z odpowiednimi umiejętnościami.
Ta sama firma, te same rezerwacje, zupełnie inny poziom stresu. Planowanie grafików to przypisywanie imiennych osób do zmian na podstawie spodziewanego popytu, potrzebnych umiejętności i zasad dostępności. Zamienia liczby z planowania przepustowości zespołu w grafik, którego zespół może się trzymać. Oto, co obejmuje planowanie grafików i jak robić to dobrze.
Czym jest planowanie grafików pracowników?
Planowanie grafików to decydowanie, kto pracuje i kiedy. Bierzesz cele przepustowości, dostępność zespołu i reguły firmy, a potem budujesz plan zmian, który pokrywa każdą godzinę, w której przyjmujesz rezerwacje.
Grafik obejmuje godziny rozpoczęcia i zakończenia, przydział ról, rozmieszczenie przerw i zastępstwa za nieobecnych. Obejmuje też przekazanie planu, aby każda osoba znała swoją zmianę przed początkiem tygodnia.
Planowanie grafików wynika z planowania przepustowości. Planowanie przepustowości mówi, że we wtorek rano potrzeba czterech osób w recepcji. Grafik mówi, które cztery osoby zajmą te miejsca.
Dlaczego planowanie grafików ma znaczenie dla firm z rezerwacjami
Klienci oceniają firmę po tym, czy ktoś jest gotowy, gdy przychodzą. Pełny kalendarz rezerwacji nic nie znaczy, jeśli zabraknie certyfikowanej osoby od stylizacji albo obsady recepcji.
Słabe planowanie to skoki nadgodzin, skargi na brak sprawiedliwości i bieganina w ostatniej chwili. Dobre planowanie dopasowuje koszt pracy do krzywych popytu, więc obsadzasz szczyty i nie przeładowujesz spokojnych popołudni.
Grafik łączy się też z zarządzaniem rezerwacjami. Gdy osoba od stylizacji zgłasza chorobę, potrzebujesz szybkiego sposobu, by zobaczyć, które wizyty są zagrożone i kto z zespołu może je przejąć.
Jak planowanie grafików wygląda w praktyce
1. Zacznij od planu przepustowości
Pobierz wymaganą liczbę osób według dnia i godziny z cotygodniowego przeglądu przepustowości. Ten cel to dolna granica, którą musi spełnić grafik.
2. Zastosuj dostępność i reguły
Filtruj według zatwierdzonych urlopów, maksymalnych godzin, wymaganych przerw i tagów umiejętności. Doświadczone osoby przy złożonych usługach, mniej doświadczone w rolach wspierających.
3. Zbuduj i opublikuj grafik
Przypisz zmiany, sprawdź luki w pokryciu i opublikuj co najmniej tydzień wcześniej. Wczesna publikacja pozwala zaplanować czas prywatny i poprosić o zamiany przed początkiem tygodnia.
4. Reaguj na zmiany na bieżąco
Nieobecności się zdarzają. Miej rezerwę osób na wezwanie lub przeszkolonych do wielu zadań. Aktualizuj grafik na żywo i powiadamiaj klientów, gdy wizyty trzeba przenieść.
Planowanie ręczne a narzędzia do grafików
Małe zespoły często układają grafik na papierze lub we wspólnym kalendarzu. Wzrost przynosi złożoność: zmiany dzielone, pokrycie wielu lokalizacji i dopasowanie umiejętności, z którym arkusze sobie nie radzą.
Firmy handlowe i usługowe z rotującym zespołem często przechodzą na dedykowane narzędzia. Rozdział o oprogramowaniu do grafików w handlu detalicznym opisuje, co te narzędzia dodają. Wiele zespołów zaczyna też od szablonu grafiku pracowników zanim wdroży oprogramowanie.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakim wyprzedzeniem publikować grafiki pracowników?
Od jednego do dwóch tygodni to standard w firmach usługowych. Wcześniejsza publikacja poprawia nastroje i ogranicza nieobecności w ostatniej chwili ze strony osób, które nie wiedziały, że są w grafiku.
Jak sprawiedliwie planować zmiany osób na część etatu i na pełny etat?
Rotuj atrakcyjne zmiany i spisz zasadę rotacji. Planowanie przepustowości pokazuje, które zmiany są kluczowe. Grafik stosuje zasady sprawiedliwości, nie zostawiając szczytów bez obsady.
Co robić, gdy zaplanowany zespół nie obsłuży zarezerwowanych wizyt?
Uruchom proces zmiany terminu dla dotkniętych klientów i skorzystaj z listy osób na wezwanie. Dobre zarządzanie rezerwacjami łączy przydziały pracowników z rezerwacjami, więc luki widać od razu.
Czy pracownicy mogą oglądać grafiki na stronie mojej firmy?
Niektóre zespoły publikują prywatną stronę z tygodniowym grafikiem. WEMASY ma kreator stron w którym możesz hostować strony wewnętrzne obok publicznej strony rezerwacji, aby grafiki były w jednym znanym miejscu.
Jak planowanie grafików wiąże się z planowaniem przepustowości?
Planowanie przepustowości wyznacza cele. Grafik wypełnia je imiennymi osobami. Jak zaplanować przepustowość opisuje wcześniejszy proces, dzięki któremu grafik jest przewidywalny.
Czy liczba rezerwacji ma wpływać na każdą decyzję o grafiku?
Rezerwacje są głównym czynnikiem, ale uwzględnij też szkolenia, bloki administracyjne oraz obowiązki przy otwieraniu i zamykaniu. Zmiana bez żadnej wizyty może wymagać obsady do klientów bez rezerwacji i rezerwacji telefonicznych.