Główna osoba terapeutyczna w zespole składa w poniedziałek dwutygodniowe wypowiedzenie. Do środy czternaścioro stałych klientów ma wizyty w trzech tygodniach po jej odejściu. Nikt nie policzył, ile z tych terminów wymaga tych uprawnień, aż telefon zaczął dzwonić z prośbami o zmianę terminu.
Tę lukę między rezerwacjami a wykwalifikowanym zespołem rozwiązuje planowanie przepustowości zespołu. To proces, który zapewnia, że Twój zespół ma dość godzin, umiejętności i pokrycia, by sprostać spodziewanemu popytowi bez stałych nadgodzin i pustych zmian. To ludzka strona szerszej pracy nad planowaniem przepustowości którą omawia ten moduł. Oto, co obejmuje i jak je prowadzić.
Czym jest planowanie przepustowości zespołu?
Planowanie przepustowości zespołu to sposób dopasowania podaży pracowników do popytu na rezerwacje. Podaż to dostępne godziny, mieszanka umiejętności i pokrycie zmian. Popyt to potwierdzone wizyty, spodziewani goście bez rezerwacji i sezonowe szczyty.
Proces odpowiada na trzy pytania: czy mamy dość ludzi, czy mają właściwe umiejętności i czy są zaplanowani w oknach, w których popyt naprawdę się pojawia. Sama liczba osób nie wystarczy, jeśli w Twoich najbardziej zajętych godzinach brakuje doświadczonych pracowników.
Planowanie przepustowości zespołu łączy się z planowaniem przepustowości zasobów , gdy przepustowość ograniczają także sale lub sprzęt. Planowanie ludzi dotyczy tego, kto może pracować. Planowanie zasobów dotyczy tego, czego potrzebują do wykonania pracy.
Dlaczego planowanie przepustowości zespołu ma znaczenie
Niedobór obsady w szczycie to długie kolejki, pośpiech w obsłudze i rotacja. Nadmiar obsady w spokojnych okresach marnuje płace i morale. Planowanie przepustowości zespołu równoważy jedno i drugie, bo wiąże grafiki z rzeczywistymi wzorcami rezerwacji, a nie z nawykiem.
Wspiera też decyzje o zatrudnieniu. Gdy plany przepustowości pokazują stałą lukę w każdą sobotę przez trzy miesiące, masz dowód, by zatrudnić pomoc na część etatu. Gdy luki pojawiają się tylko w święta, wiesz, że wystarczy umowa tymczasowa.
Dobre zarządzanie rezerwacjami dostarcza planowaniu przepustowości zespołu dokładnych danych o popycie. Bez czystych zapisów rezerwacji plany obsady zgadują wolumen.
Kluczowe dane wejściowe planowania przepustowości zespołu
1. Prognoza popytu
Historia rezerwacji według dni i godzin, skorygowana o promocje, sezonowość i znane wydarzenia. Uwzględnij wskaźnik niestawiennictwa, aby planowana przepustowość odpowiadała prawdopodobnym przybyciom.
2. Spis umiejętności
Oznacz osoby według uprawnień, stażu i usług, które mogą wykonywać. Cała zmiana młodszych pracowników nie obsłuży rezerwacji wymagających głównego technika.
3. Dostępność i ograniczenia
Zatwierdzone urlopy, maksymalne godziny, wymagane przerwy i limity pracy na część etatu. Przepisy i umowy wyznaczają twarde granice podaży.
4. Założenia dotyczące wydajności
Średnia liczba wizyt na godzinę, czas administracyjny i minuty na przekazanie między klientami. Same godziny zmian zawyżają przepustowość, jeśli połowa bloku idzie na pracę, której nie da się rozliczyć.
Od planu przepustowości do grafiku
Planowanie przepustowości zespołu daje cele: sześć osób stylizujących w sobotę od 10:00 do 14:00, dwoje certyfikowanych trenerów na zajęcia wieczorne. Planowanie grafików przypisuje do tych celów konkretne osoby.
Przeglądaj plan przepustowości co tydzień, a grafik codziennie. Rezerwacje zmieniają się szybciej niż cykle zatrudniania, więc krótkoterminowe poprawki grafiku łagodzą wstrząsy, których plan miesięczny nie przewidzi.
Najczęściej zadawane pytania
Czym planowanie przepustowości zespołu różni się od planowania grafików?
Planowanie przepustowości ustala, ilu ludzi potrzebujesz i kiedy. Grafik przypisuje konkretne osoby do zmian. Przepustowość to cel. Grafik to lista, która ten cel realizuje.
Jak daleko w przyszłość powinno sięgać planowanie przepustowości zespołu?
Plany tygodniowe obejmują najbliższe zmiany. Widoki miesięczne uwzględniają czas potrzebny na zatrudnienie. Przeglądy kwartalne zgrywają się z popytem sezonowym i harmonogramami szkoleń nowych osób.
Co zrobić, gdy popyt przekracza przepustowość zespołu?
Do wyboru są nadgodziny, przesunięcia w zespole, blokowanie nowych rezerwacji lub pomoc tymczasowa. Właściwy zestaw zależy od tego, jak często luka się powtarza i czy oprogramowanie do planowania przepustowości już samo sygnalizuje ten wzorzec.
Czy planowanie przepustowości zespołu może zmniejszyć wypalenie?
Plany, które równomiernie rozkładają popyt, zapobiegają stałym niedoborom obsady w dni szczytu. Przewidywalne pokrycie to jeden z najmocniejszych sposobów na zrównoważone obciążenie w firmach usługowych.
Jak połączyć planowanie przepustowości zespołu z rezerwacjami online?
Gdy przepustowość jest pełna, strona rezerwacji powinna przestać przyjmować nowe wizyty w tym oknie. WEMASY ma kreator stron z integracją rezerwacji, dzięki czemu publiczna dostępność odzwierciedla przepustowość zespołu wynikającą z Twojego planu.
Czy osoby pracujące na część etatu uwzględniać w planowaniu przepustowości zespołu?
Osoby na część etatu i na wezwanie to część podaży. Śledź ich gwarantowane godziny osobno od puli elastycznej, aby wiedzieć, która przepustowość jest pewna, a która wymaga potwierdzenia co tydzień.