Obsada nie jest Twoim problemem. Masz dość ludzi. Kłopot w tym, że drugi gabinet jest zajęty cały dzień, przenośne USG jest w innej placówce, a trzy popołudniowe wizyty potrzebują tego samego jedynego zasobu.
To problem zasobów, a nie liczby pracowników. Planowanie przepustowości zasobów to dopasowywanie spodziewanego popytu do każdego materialnego i ludzkiego zasobu, którego firma potrzebuje, by zrealizować rezerwację. Rozszerza podstawowe planowanie przepustowości poza ludzi, na sale, stoliki, pojazdy i sprzęt. Oto jak działa planowanie przepustowości zasobów i gdzie pasuje w Twojej firmie.
Czym jest planowanie przepustowości zasobów?
Planowanie przepustowości zasobów to sposób, w jaki upewniasz się, że każdy rezerwowalny zasób obsłuży przypisane mu wizyty. Zasobem jest wszystko ograniczone, o co konkurują rezerwacje: gabinet masażu, stół konferencyjny, bus z floty, fotel fryzjerski lub konkretna maszyna.
Liczysz, ile jednostek istnieje, jak długo każda rezerwacja je zajmuje i ile czasu potrzeba na przerwę między użyciami. Z tych obliczeń wynika twardy limit liczby wizyt, które możesz przyjąć w danym oknie.
Planowanie przepustowości zasobów często idzie w parze z planowaniem zespołu. Możesz mieć czworo pracowników, ale tylko dwie sale. Wygrywa liczba sal. Plan musi uwzględniać ciaśniejszy limit.
Dlaczego planowanie przepustowości zasobów ma znaczenie
Firmy, które planują tylko godziny zespołu, stale przyjmują za dużo rezerwacji. Klienci przychodzą i widzą wolną właściwą osobę, ale zajętą salę lub sprzęt. Całość sprawia wrażenie chaosu, nawet jeśli zespół ciężko pracował.
Takie planowanie poprawia też wykorzystanie zasobów. Puste sale i słabo używany sprzęt wyraźnie widać, gdy śledzisz rezerwacje względem każdego zasobu. Zespoły odpowiedzialne za obiekty wykorzystują te dane, by łączyć przestrzenie lub zmieniać godziny.
Biura ze wspólnymi przestrzeniami opierają się na tej samej logice w rezerwacji sal konferencyjnych. Rezerwacja sali to zajęcie zasobu. Planowanie przepustowości pyta, czy sal wystarczy na wszystkie zaplanowane spotkania.
Jak działa planowanie przepustowości zasobów
1. Zrób spis zasobów
Wypisz każdy rezerwowalny zasób z pojemnością, uwagami o wyposażeniu i lokalizacją. Oznacz zasoby, które wymagają specjalnego przygotowania lub sprzątania między rezerwacjami.
2. Przypisz rezerwacje do zasobów
Połącz każdy typ usługi z zasobami, które zużywa. Zajęcia grupowe wymagają jednej osoby prowadzącej i jednej sali. Higienizacja w gabinecie stomatologicznym wymaga jednej higienistki lub jednego higienisty i jednego fotela.
3. Policz wykorzystanie
Podziel zarezerwowane godziny przez dostępne godziny zasobu w ciągu dnia. Wysokie wykorzystanie jednego zasobu i niskie drugiego wskazuje na niedopasowanie w sposobie sprzedaży lub planowania usług.
4. Ustaw reguły rezerwacji
Ogranicz dostępność online dla każdego zasobu. Zablokuj podwójne rezerwacje tej samej sali. Wymuś minimalne przerwy na sprzątanie. Reguły zmieniają Twój plan w coś, co system rezerwacji może egzekwować automatycznie.
Planowanie przepustowości zasobów a planowanie przepustowości zespołu
Planowanie przepustowości zespołu skupia się na godzinach pracy i umiejętnościach ludzi. Planowanie przepustowości zasobów skupia się na tym, czego ci ludzie potrzebują do pracy. Większość firm z rezerwacjami potrzebuje obu widoków.
Następny rozdział o planowaniu przepustowości zespołu omawia stronę ludzką. Razem oba podejścia dają pełny obraz tego, co ogranicza przepustowość w Twój najbardziej zajęty dzień.
Najczęściej zadawane pytania
Co liczy się jako zasób w planowaniu przepustowości?
Każdy ograniczony zasób, który zużywa rezerwacja: sale, fotele, stoliki, pojazdy, sprzęt, a czasem konkretne role w zespole, gdy wymagane uprawnienie ma tylko jedna osoba.
Jak planowanie przepustowości zasobów łączy się z rezerwacją sal?
Rezerwacja sal to planowanie przepustowości zasobów zastosowane do wspólnych przestrzeni. Systemy rezerwacji sal konferencyjnych egzekwują tę samą zasadę jedna sala, jedna rezerwacja, którą próbuje utrzymać ręczne planowanie zasobów.
Czy czas przerwy między wizytami liczy się jako zajęta przepustowość?
Sprzątanie, przygotowanie i przywrócenie stanowiska zdecydowanie się liczą. Pomijanie tego czasu to najczęstszy powód, dla którego plany zasobów wyglądają dobrze na papierze, a zawodzą w praktyce.
Czy mogę zarządzać przepustowością zasobów w procesie rezerwacji na stronie?
Rezerwacje online powinny respektować limity każdego zasobu, aby klienci nie mogli zarezerwować usługi, gdy wymagana sala jest pełna. WEMASY ma kreator stron w którym reguły rezerwacji mogą odzwierciedlać limity zasobów ustalone w Twoim wewnętrznym planie.
Jak rozpoznać, który zasób jest prawdziwym wąskim gardłem?
Śledź wykorzystanie każdego zasobu przez dwa tygodnie. Zasób najbliższy stu procentom wykorzystania w godzinach szczytu to Twoje wąskie gardło. Dodaj więcej takiego zasobu lub przesuń popyt, zanim dołożysz obsadę gdzie indziej.
Czy planowanie przepustowości zasobów dotyczy restauracji?
Stoliki i sale są zasobami. Zarządzanie rezerwacjami w połączeniu z planowaniem przepustowości na poziomie stolików zapobiega przyjmowaniu grup, których nie da się posadzić w rozsądnym czasie oczekiwania.