Problemy z zapasami narastają po cichu. Pominięte zamówienie uzupełniające tu, sprzedany ponad stan produkt tam, i wkrótce wystawiasz zwroty, piszesz e-maile z przeprosinami i patrzysz, jak stali kupujący odchodzą gdzie indziej. Wdrożenie niezawodnego systemu na początku kosztuje znacznie mniej niż sprzątanie szkód po jego załamaniu.
Czym jest zarządzanie zapasami w sklepie internetowym?
Zarządzanie zapasami to proces śledzenia, ile sztuk każdego produktu masz na stanie, jak szybko się sprzedają, kiedy zamawiać ponownie i co dzieje się ze stanem, gdy zamówienia przychodzą i wychodzą. W sklepie internetowym obejmuje też utrzymywanie dokładnych wyświetlanych stanów magazynowych, tak by kupujący nigdy nie kupili czegoś, czego nie możesz wysłać.
W najprostszej postaci zarządzanie zapasami w e-commerce odpowiada w każdej chwili na cztery pytania. Ile masz? Gdzie to jest? Jak szybko się porusza? Kiedy potrzebujesz więcej? Sklep, który potrafi niezawodnie odpowiedzieć na wszystkie cztery, ma działające zarządzanie zapasami. Sklep, który nie potrafi odpowiadać konsekwentnie, działa z martwymi punktami, które w końcu kosztują sprzedaż.
Stawka jest inna online niż w sklepie stacjonarnym. W sklepie stacjonarnym kupujący widzi pustą półkę. Online może dokończyć zakup produktu, którego nie masz. To sprzedaż ponad stan, a wyjście z niej jest gorsze niż utracona sprzedaż. Oznacza zwrot pieniędzy, wyjaśnienie i rozczarowanego klienta, który musi teraz ponownie zamawiać coś, co uważał za załatwione.
Jak działa śledzenie zapasów?
Śledzenie zapasów zaczyna się od liczenia. Każdy produkt w katalogu ma przypisaną ilość na stanie. Gdy kupujący składa zamówienie, ta ilość maleje. Gdy odbierasz nowy towar, rośnie. System, który obsługuje to w czasie rzeczywistym, to śledzenie zapasów.
Ręczne śledzenie używa arkusza kalkulacyjnego lub zapisanego rejestru. Każda sprzedaż jest zapisywana, każda dostawa dodawana, a bieżący stan aktualizowany ręcznie. W bardzo małych sklepach z ograniczoną liczbą SKU to działa. Załamuje się, gdy rośnie liczba zamówień, gdy produkty mają wiele wariantów albo gdy sprzedajesz w więcej niż jednym kanale i stan musi aktualizować się w wielu miejscach naraz.
Automatyczne śledzenie, wbudowane w większość systemów e-commerce, aktualizuje stany w czasie rzeczywistym, gdy napływają zamówienia. Kupujący kupuje czerwoną koszulkę w rozmiarze M. System natychmiast odejmuje jedną sztukę od stanu tego wariantu. Jeśli stan spada do zera, produkt jest automatycznie oznaczany jako niedostępny. Bez kroku ręcznego. To standardowe podejście dla każdego sklepu z więcej niż garstką produktów.
Czym jest punkt ponownego zamówienia i jak go ustawić?
Punkt ponownego zamówienia to poziom zapasów, przy którym uruchamiasz nowe zamówienie u dostawcy. To nie jest zero. Gdy stan dojdzie do zera, sprzedaż jest już stracona. Punkt ponownego zamówienia ustawia się na tyle wysoko, by nowy towar dotarł, zanim się skończy.
Obliczenie punktu ponownego zamówienia wymaga dwóch danych. Po pierwsze, średniej dziennej sprzedaży danego produktu. Po drugie, czasu realizacji u dostawcy, czyli liczby dni od złożenia zamówienia do otrzymania towaru. Pomnóż te dwie liczby, a otrzymasz minimalny stan, przy którym musisz zamówić ponownie, by uniknąć luki.
Dodaj bufor bezpieczeństwa. Terminy realizacji u dostawców nie zawsze są precyzyjne. Przesyłka, która miała dotrzeć w siedem dni, czasem idzie dziesięć. Zapas bezpieczeństwa to dodatkowe sztuki, które chronią Cię, gdy dostawca się spóźni albo sprzedaż nieoczekiwanie wzrośnie. Częste podejście to dodanie trzech do pięciu dni średniej sprzedaży jako zapasu bezpieczeństwa do podstawowego wyliczenia.
Ustawiaj punkty ponownego zamówienia dla każdego produktu osobno, a nie dla całego katalogu. Szybko sprzedający się bestseller potrzebuje znacznie wyższego punktu niż wolno sprzedający się produkt specjalistyczny. Sprawdzaj i dostosowuj punkty sezonowo, bo tempo sprzedaży się zmienia, a rachunek musi za nim nadążać.
Jak zapobiegać sprzedaży ponad stan?
Sprzedaż ponad stan zdarza się, gdy kupujący kupuje produkt, którego nie możesz zrealizować, bo system pokazywał wyższy stan, niż faktycznie jest w magazynie. To prawie zawsze problem synchronizacji. Rzeczywiste zapasy i stan w systemie się rozjechały.
Najczęstsze przyczyny to błędy ręczne, takie jak zapomnienie o aktualizacji stanu po zwrotach lub po usunięciu uszkodzonych towarów. Zdarza się też, gdy sprzedajesz w wielu kanałach, a sprzedaż w jednym nie aktualizuje od razu stanu w innym. Sprzedaż przez własny sklep i sprzedaż przez platformę zewnętrzną tego samego produktu, jeśli nie są synchronizowane w czasie rzeczywistym, mogą obie się zrealizować, zanim któryś kanał zaktualizuje dostępny stan.
Zapobieganie zaczyna się od dokładnych stanów. Uzgadniaj fizyczne zapasy ze stanem w systemie według regularnego harmonogramu. W sklepach o małym wolumenie sprawdza się raz w miesiącu. W sklepach o dużym wolumenie co tydzień lub po każdej dużej dostawie. Jeśli sprzedajesz w wielu kanałach, upewnij się, że wszystkie korzystają z jednego źródła zapasów, a nie z osobnych stanów.
Możesz też ustawić w systemie bufor zapasów. Bufor dwóch lub trzech sztuk oznacza, że sklep pokazuje produkt jako niedostępny, gdy ma jeszcze dwie lub trzy sztuki. To siatka bezpieczeństwa, która daje czas na sprawdzenie stanów, zanim sprzedadzą się ostatnie sztuki. Wymienia niewielką część potencjalnych przychodów na znacznie mniejsze ryzyko sprzedaży ponad stan.
Jaka jest różnica między FIFO a LIFO?
FIFO to skrót od first in, first out, czyli pierwsze weszło, pierwsze wychodzi. Oznacza, że sprzedajesz najpierw najstarszy towar. LIFO to last in, first out, czyli ostatnie weszło, pierwsze wychodzi, co oznacza, że sprzedajesz najpierw najnowszy towar.
Dla większości produktów fizycznych FIFO jest właściwym podejściem. Produkty, które tracą ważność, ulegają degradacji lub wychodzą z mody, trzeba sprzedawać w kolejności ich przyjęcia, by starszy towar nie leżał w nieskończoność za nowszym. Marka spożywcza, marka kosmetyczna czy marka odzieżowa z kolekcjami sezonowymi potrzebują FIFO. Pierwsza przyjęta partia jest pierwszą wysłaną.
LIFO jest używane w niektórych kontekstach księgowych, ale rzadko jest właściwym podejściem operacyjnym dla marek e-commerce. Wyjątkiem są produkty, których stan się nie pogarsza i dla których termin przydatności nie ma znaczenia, jak niektóre dobra trwałe czy pozycje cyfrowe. Nawet wtedy większość sklepów domyślnie stosuje FIFO, bo zmniejsza ryzyko trzymania towaru przeterminowanego lub przestarzałego.
Jak zarządzać zapasami produktów z wariantami?
Warianty to kombinacje rozmiaru, koloru, materiału lub innych opcji, które tworzą różne wersje tego samego produktu bazowego. Koszulka w pięciu kolorach i czterech rozmiarach to jeden produkt z dwudziestoma wariantami. Każdy wariant ma własny stan, własny punkt ponownego zamówienia i własne tempo sprzedaży.
Zarządzanie zapasami na poziomie wariantu to więcej pracy niż na poziomie produktu, ale to jedyne podejście, które zapobiega brakom dotyczącym konkretnych wariantów. Produkt, który wygląda na dostępny, może być niedostępny w najpopularniejszym rozmiarze lub kolorze. Śledzenie stanu na poziomie wariantu ujawnia te luki, zanim trafi na nie kupujący.
Grupuj dane o wariantach, gdy przeglądasz decyzje o ponownych zamówieniach. Czerwona koszulka w rozmiarze L może sprzedawać się szybciej niż ta sama w XS. Ustaw punkty ponownego zamówienia dla wariantów swoich bestsellerów i pogódź się z tym, że warianty o niskiej sprzedaży można obsługiwać z mniejszym buforem bezpieczeństwa. Zmniejsza to kapitał zamrożony w wolno sprzedającym się towarze, nie zostawiając bestsellerowych wariantów bez ochrony.
Jak przeprowadzić inwentaryzację?
Inwentaryzacja to fizyczne sprawdzenie, co faktycznie masz, w porównaniu z tym, co mówi system. Różnica między tymi liczbami nazywa się stratą inwentarzową i narasta przez zwroty nieprawidłowo przetworzone, uszkodzone towary, których nie odpisano, kradzieże i zwykłe błędy w liczeniu.
Pełna inwentaryzacja
Pełne liczenie sprawdza każdą pozycję w zapasach sklepu naraz. To najdokładniejsza metoda i najbardziej uciążliwa. W sklepach z dużymi katalogami pełne liczenie odbywa się zwykle raz lub dwa razy w roku, często na koniec okresu finansowego. Wymaga policzenia każdego produktu i każdego wariantu oraz uzgodnienia wyniku ze stanem w systemie.
Liczenie cykliczne
Liczenie cykliczne sprawdza część zapasów według rotacyjnego harmonogramu, a nie wszystko naraz. Co tydzień lub co miesiąc liczony jest inny fragment katalogu. W ciągu roku każdy produkt został policzony co najmniej raz. To mniej uciążliwe niż pełne liczenie i wychwytuje rozbieżności, zanim się nawarstwią. To preferowana metoda dla sklepów, które mają duże zapasy i nie mogą wstrzymać działalności na pełne liczenie.
Kontrole wyrywkowe
Kontrole wyrywkowe to niezaplanowane liczenia konkretnych produktów o wysokiej wartości lub szybko rotujących. Uruchamia je sygnał, taki jak punkt ponownego zamówienia osiągnięty wcześniej, niż się spodziewano, albo skarga klienta, że produkt był oznaczony jako dostępny, choć nie był. Kontrole wyrywkowe potwierdzają, czy stan w systemie jest dokładny dla konkretnej pozycji, bez audytu całego katalogu.
Czym jest zapas bezpieczeństwa i ile go trzymać?
Zapas bezpieczeństwa to rezerwa, którą trzymasz ponad minimalny poziom operacyjny, by pochłonąć nieoczekiwane skoki popytu lub opóźnienia w dostawach. To towar, którego oby nie był potrzebny, ale który się przyda, gdy terminy się przesuną albo produkt nagle sprzeda się szybciej niż w prognozie.
Właściwa wielkość zapasu bezpieczeństwa zależy od zmienności popytu i niezawodności dostawców. Produkt ze stałą, przewidywalną sprzedażą i dostawcą, który zawsze dostarcza na czas, potrzebuje bardzo małego zapasu. Produkt o nieregularnej sprzedaży albo dostawca z niespójnymi terminami potrzebuje więcej. Oblicz zapas bezpieczeństwa na podstawie najgorszego terminu realizacji i najwyższego tempa sprzedaży, jakie wystąpiło w porównywalnym okresie, a potem porównaj to ze scenariuszem średnim. Różnica między najgorszym a średnim przypadkiem to mniej więcej tyle zapasu bezpieczeństwa, ile potrzebujesz.
Zbyt duży zapas bezpieczeństwa wiąże gotówkę w towarze, który leży zamiast się sprzedawać. Zbyt mały powoduje braki, które kosztują sprzedaż i zaufanie kupujących. Sprawdzaj poziomy zapasu bezpieczeństwa po każdym okresie niezwykłego popytu, takim jak kampania promocyjna, premiera produktu czy szczyt sezonowy.
Jak zarządzać zapasami podczas wyprzedaży lub promocji?
Okresy promocji dramatycznie przyspieszają sprzedaż objętych nimi produktów. Produkt, który w normalnym handlu sprzedaje 10 sztuk tygodniowo, może sprzedać 100 w pierwsze dwa dni wyprzedaży. Systemy zapasów, które działają dobrze przy normalnych wolumenach, mogą nie nadążyć podczas skoku, jeśli nie są przygotowane na szybkie przetwarzanie zamówień.
Przed każdą promocją sprawdź stany wszystkich produktów, które chcesz objąć. Ustaw ostrożne limity udziału, jeśli towaru jest mało. Lepiej ograniczyć promocję do konkretnej liczby sztuk, niż sprzedać ponad stan i wystawiać zwroty w najbardziej pracowitym okresie.
Po promocji uzgodnij stany, zanim wznowisz normalny handel. Zamówienia promocyjne czasem tworzą zaległości w realizacji, które opóźniają prawidłową aktualizację stanów. Uzgodnienie po promocji wychwytuje te luki, zanim przeniosą się do bieżącego zarządzania zapasami.
Jak WEMASY obsługuje zarządzanie zapasami
System e-commerce WEMASY zawiera wbudowane śledzenie zapasów z aktualizacją stanów w czasie rzeczywistym przy składaniu zamówień, stany na poziomie wariantów, powiadomienia o niskim stanie i opcję automatycznego wyświetlania statusu niedostępności, gdy stan spadnie do zera. Możesz ustawiać progi ponownego zamówienia i przeglądać raporty zapasów w panelu sklepu. Co zawiera każdy plan, sprawdzisz na stronie z cennikiem. Głębsze spojrzenie na to, jak zapasy łączą się z konfiguracją produktów, znajdziesz w artykule czym jest katalog produktów i jak go zbudować.
Powiązane lektury: Czym jest e-commerce? i Jak działa sklep internetowy?.
Najczęściej zadawane pytania
Jak najlepiej zacząć śledzić zapasy, jeśli nie mam żadnego systemu?
Zacznij od arkusza kalkulacyjnego i liczenia. Wypisz każdy produkt i wariant, który masz, wpisz bieżącą ilość każdego i zanotuj czas realizacji dostawcy. Zapisuj każdą sprzedaż i każdą dostawę. To daje punkt wyjścia. Gdy będziesz mieć podstawowy stan i proces jego aktualizacji, szybko zobaczysz, gdzie podejście ręczne się załamuje, co zwykle jest momentem, w którym system automatyczny staje się konieczny. Celem fazy ręcznej jest poznanie katalogu na tyle dobrze, by poprawnie skonfigurować system automatyczny. Dzięki kreatorowi stron WEMASY możesz to skonfigurować bezpośrednio w swoim sklepie.
Jak zarządzać zapasami produktów sprzedawanych jednocześnie w moim sklepie i na platformie zewnętrznej?
Sprzedaż wielokanałowa wymaga jednego źródła prawdy o zapasach. Jeśli każdy kanał ma własny stan, sprzedaż ponad stan jest niemal nieunikniona. Użyj systemu zapasów, który synchronizuje stany w czasie rzeczywistym we wszystkich kanałach, tak by sprzedaż gdziekolwiek natychmiast zmniejszała dostępny stan wszędzie. Jeśli Twój system e-commerce nie obsługuje tego natywnie, kolejną opcją jest aplikacja do zapasów wielokanałowych, która łączy kanały ze wspólnym stanem. Sprzedaż w dwóch kanałach z osobnymi stanami i liczenie na szczęście to nie jest podejście, które da się utrzymać wraz ze wzrostem wolumenu.
Czy pozwalać na zamówienia przy braku towaru (backorder)?
Backordery pozwalają kupującym kupić produkt, którego obecnie nie masz, z terminem realizacji po dotarciu towaru. Mogą utrzymać przychody podczas braku towaru, ale wymagają jasnej komunikacji z kupującymi o oczekiwanym czasie oczekiwania. Jeśli oferujesz backordery, wyświetl wyraźnie oczekiwaną datę wysyłki i wyślij e-mail z potwierdzeniem, który powtarza harmonogram. Nigdy nie oferuj backorderów, jeśli nie wiesz, kiedy towar dotrze. Kupujący, którzy zamówią produkt w backorderze i nie dostaną żadnej informacji, chętniej anulują i zostawią negatywną opinię niż ci, którym powiedziano po prostu, że produktu nie ma na stanie.
Jak zarządzać zapasami produktów, które powstają u Ciebie, a nie pochodzą od dostawcy?
W przypadku produktów robionych ręcznie lub na zamówienie zarządzanie zapasami skupia się na mocach produkcyjnych, a nie na zapasach magazynowych. Śledź materiały i komponenty potrzebne do wykonania każdego produktu, bieżący stan materiałów i tempo produkcji. Punkty ponownego zamówienia dotyczą surowców, a nie gotowych wyrobów. Ustal realistyczny czas realizacji każdego produktu na podstawie tego, jak długo go wytwarzasz, i pokaż ten termin kupującym w kasie. Jeśli liczba zamówień rośnie szybciej niż moce produkcyjne, ta luka jest najważniejszym sygnałem dotyczącym zapasów w Twojej działalności.
Czym jest martwy zapas i jak go uniknąć?
Martwy zapas to towar, który się nie sprzedaje i raczej się nie sprzeda po obecnej cenie. Wiąże kapitał, zajmuje miejsce w magazynie i jest dowodem błędu w zakupach lub prognozie. Aby go uniknąć, kupuj ostrożnie nowe lub niesprawdzone produkty i zwiększaj zamówienia dopiero, gdy masz prawdziwe dane o sprzedaży. Co miesiąc przeglądaj wolno sprzedające się pozycje. Produkt, który nie sprzedał się od 60 dni, kwalifikuje się do obniżki ceny lub akcji promocyjnej, zanim stanie się trwale zalegającym towarem. Im szybciej zareagujesz na wolno sprzedający się towar, tym więcej inwestycji odzyskasz.
Jak dropshipping wpływa na zarządzanie zapasami?
W dropshippingu nie trzymasz fizycznych zapasów. Dostawca wysyła bezpośrednio do kupującego, gdy złożone zostanie zamówienie. Zarządzanie zapasami w tym modelu oznacza śledzenie dostępności towaru u dostawcy, a nie własnej. Ryzyko polega na tym, że stan dostawcy i dostępność wyświetlana w sklepie się rozjadą. Kupujący kupuje produkt, który według sklepu jest na stanie, ale dostawcy się skończył. Powstaje sprzedaż ponad stan, której trudniej zapobiec, bo zależysz od dokładności danych dostawcy. Ustaw sklep tak, by aktualizował dostępność na podstawie kanałów danych dostawcy w czasie rzeczywistym tam, gdzie to możliwe, i stwórz proces regularnego monitorowania stanów u dostawcy.