Dwie faktury trafiają do Twojej skrzynki tego samego ranka. Jedna z adresu billing@sprzatanie-lux.pl. Druga z darmowego adresu prywatnego bez domeny marki. Którą zapłacisz bez wahania? Większość osób wybiera pierwszą, nie zastanawiając się dlaczego. Taką właśnie intuicyjną reakcję ma wywoływać firmowy adres e-mail.
Firmowy adres e-mail to konto powiązane z domeną marki, a nie z darmowym dostawcą prywatnym. To adres, który umieszczasz na stronie, fakturach i stronie kontaktowej. Zobaczmy, jak działa i jak wygląda dobry adres.
Czym jest firmowy adres e-mail?
Firmowy adres e-mail ma dwie części rozdzielone znakiem @. Część przed @ to nazwa lokalna, jak info, hello albo ania. Część po @ to Twoja domena, jak twojamarka.pl. Razem tworzą coś w rodzaju hello@twojamarka.pl.
To powiązanie z domeną sprawia, że adres jest firmowy. Mówi czytelnikowi, że wiadomość pochodzi z Twojej firmy, a nie z konta prywatnego założonego za darmo. Za każdym razem, gdy wysyłasz z tego adresu, wzmacniasz nazwę marki.
Typowe formaty firmowych adresów e-mail
Większość marek używa kilku przewidywalnych formatów. Adresy ról, jak info@, support@ i sprzedaz@, trafiają do wspólnej skrzynki lub są przekazywane właściwej osobie. Adresy imienne, jak ania@ albo jan.kowalski@, należą do poszczególnych osób z zespołu.
Adresy działów, jak kariera@ albo faktury@, pomagają klientom trafić we właściwe miejsce bez zgadywania. Najlepszy format zależy od wielkości firmy i sposobu organizacji komunikacji. Osoba pracująca samodzielnie może potrzebować tylko hello@ i adresu z imieniem. Rosnący zespół może dodać support@ i kilka adresów imiennych.
Dlaczego marki wybierają firmowy adres e-mail
Firmowy adres e-mail sprawia, że wyglądasz na ugruntowaną markę, zanim ktoś odwiedzi stronę lub przeczyta ofertę. Utrzymuje też nazwę marki widoczną w każdym wątku, odpowiedzi i przekazanej wiadomości. To powtarzane wystawienie buduje rozpoznawalność w czasie.
Z praktycznej strony adresy firmowe łatwiej przekazać, gdy ktoś dołącza do zespołu albo go opuszcza. Możesz tworzyć nowe adresy, przekierowywać stare i trzymać komunikację z klientami w swojej domenie, a nie przy czyimś prywatnym koncie.
Skoro wiesz już, czym jest firmowy adres e-mail, możesz się zastanawiać, dlaczego tak bardzo wpływa na zaufanie do marki. Kolejny rozdział dlaczego poczta firmowa ma znaczenie dla marek omawia to szczegółowo. Przykłady porównania adresów darmowych i firmowych w prawdziwych sytuacjach znajdziesz na naszym blogu: firmowy a darmowy e-mail w budowaniu marki.
Najczęściej zadawane pytania
Ile firmowych adresów e-mail mogę utworzyć?
To zależy od pakietu hostingu poczty. Większość dostawców pozwala tworzyć wiele adresów w jednej domenie. W WEMASY zarządzasz domeną i stroną razem, a kreator stron ułatwia publikację strony kontaktowej z listą adresów firmowych.
Użyć imienia czy roli, jak info@?
Obie opcje działają i wiele marek łączy je. Adres z imieniem brzmi osobiście przy sprzedaży lub doradztwie jeden na jeden. Adresy ról, jak info@ lub support@, dobrze sprawdzają się na stronie kontaktowej, bo nie zmieniają się przy rotacji w zespole.
Czy mogę używać tej samej domeny dla strony i poczty?
Tak, i warto to robić. Użycie jednej domeny dla obu to standard. Utrzymuje spójność marki i ułatwia klientom sprawdzenie, że poczta i strona należą do tej samej firmy.
Co zrobić, jeśli wybrany adres jest już zajęty w mojej domenie?
Spróbuj wariantu. Jeśli ania@ jest zajęte, popularnymi alternatywami są ania.nowak@ lub a.nowak@. Dla adresów ról support@ i help@ często pełnią tę samą funkcję. Domena liczy się bardziej niż dokładny prefiks.
Czy firmowe adresy e-mail kosztują dodatkowo?
Zwykle tak, bo wymagają domeny i hostingu poczty. Koszt to zazwyczaj kilka złotych miesięcznie za adres lub skrzynkę. Ten niewielki wydatek zwraca się wiarygodnością w każdej wysłanej wiadomości.
Czy klienci mogą odpowiadać na adres roli, jak info@?
Tak. Adresy ról odbierają i wysyłają pocztę tak samo jak adresy osobiste. Ustawiasz przekierowanie lub dostęp do wspólnej skrzynki, by właściwa osoba w zespole widziała wiadomości i na nie odpowiadała.