Kto dziś wysyła Twoje przypomnienia? Recepcjonistka między przyjęciami, czy nikt, bo dzień był zbyt zajęty? Gdy przypomnienia zależą od tego, kto ma wolną rękę, klienci umówieni na popołudnie często nie słyszą nic.
Aplikacja do przypomnień likwiduje tę loterię. Oprogramowanie obserwuje Twój grafik i wysyła wiadomości w ustalonych przez Ciebie momentach. Zwykle łączy się z kalendarzem rezerwacji, pobiera dane kontaktowe klientów i stosuje gotowe już szablony. Oto jak z niej korzystać, nie tworząc drugiego grafiku, który personel musiałby prowadzić.
Co robi aplikacja do przypomnień
Aplikacje do przypomnień stoją między kalendarzem a kanałami wiadomości. Gdy rezerwacja zostaje potwierdzona, aplikacja kolejkuje przypomnienia do późniejszej wysyłki. Gdy nadejdzie czas, wysyła SMS lub e-mail bez ręcznej interwencji.
Większość takiego oprogramowania zapisuje też status dostarczenia. Widzisz, które wiadomości dotarły, które wróciły i którzy klienci potwierdzili przez link w odpowiedzi.
Niektóre aplikacje są samodzielne. Inne to moduły w szerszych narzędziach do rezerwacji. Aplikacje samodzielne sprawdzają się, gdy kalendarz masz już gdzie indziej. Zintegrowane oprogramowanie zmniejsza błędy synchronizacji, bo rezerwacje i wiadomości dzielą jedną bazę danych.
Jak ustawić aplikację do przypomnień
Krok pierwszy: połącz kalendarz lub system rezerwacji. Zaimportuj istniejące rezerwacje albo zacznij od zera, by każda przyszła wizyta automatycznie trafiała do kolejki przypomnień.
Krok drugi: zaimportuj lub sprawdź numery telefonów i adresy e-mail klientów. Błędne numery marnują wysyłki i frustrują klientów, którzy nigdy nie dostają alertów.
Krok trzeci: dołącz szablony z tekstu jak stworzyć szablon przypomnienia o wizycie. Przypisz pola do danych rezerwacji, by imiona i godziny wstawiały się poprawnie.
Krok czwarty: ustal momenty wysyłki. Częste wybory to siedemdziesiąt dwie godziny, dwadzieścia cztery godziny i dwie godziny przed startem. Dostosuj je do swoich wzorców nieobecności.
Krok piąty: wykonaj testowe rezerwacje z własnymi danymi kontaktowymi. Sprawdź format, linki i obsługę stref czasowych, zanim klienci dostaną prawdziwe wiadomości.
Jak używać aplikacji, nie przytłaczając klientów
Ogranicz liczbę wiadomości na wizytę. Trzy dobrze rozłożone przypomnienia są lepsze niż sześć powtórzeń tego samego ranka.
Szybko respektuj prośby o wypisanie. Klienci, którzy odrzucają SMS-y, mogą nadal dostawać e-maile, jeśli tego chcą, albo nic, jeśli zrezygnowali całkiem.
Przeglądaj raporty co miesiąc. Rosnący odsetek wiadomości zwróconych lub spadający odsetek potwierdzeń sygnalizują zmęczenie szablonem albo złe dane kontaktowe.
Aplikacje do przypomnień działają najlepiej na fundamencie z tekstu czym jest oprogramowanie do umawiania wizyt. Gdy zechcesz zautomatyzować wszystko, przeczytaj dalej czym jest automatyczny system przypomnień o wizytach.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję osobnej aplikacji do przypomnień, jeśli mam już oprogramowanie do rezerwacji?
Wiele narzędzi do rezerwacji ma wbudowane przypomnienia. Osobna aplikacja ma sens, gdy kalendarz jest w jednym miejscu, a funkcje wiadomości są słabe. Unikaj podwójnej wysyłki, wyłączając przypomnienia w jednym z systemów.
Czy aplikacje mogą wysyłać SMS i e-mail dla tej samej wizyty?
Sekwencje wielokanałowe są częste. E-mail niesie długie instrukcje przygotowania, a SMS krótkie przypomnienie w dniu wizyty. Jeśli to możliwe, pozwól klientom wybrać preferowany kanał, by ograniczyć duplikaty alertów.
Jak aplikacje radzą sobie ze zmienionymi terminami?
Dobrze zintegrowane oprogramowanie anuluje oczekujące wiadomości dla starego terminu i planuje nowe, gdy rezerwacja się zmienia. Przetestuj zmianę terminu podczas konfiguracji, bo nieaktualne przypomnienia szybko mylą klientów.
Czy mogę używać aplikacji z rezerwacjami z mojej strony WEMASY?
Połącz proces przypomnień z tym samym kalendarzem, który przyjmuje rezerwacje online. WEMASY pozwala publikować strony rezerwacji w kreatorze stron, więc rezerwacje ze strony zasilają kolejkę przypomnień, którą obserwuje Twoja aplikacja.
Czy są przepisy dotyczące wysyłania SMS-ów z przypomnieniem?
Firmy zwykle potrzebują zgody na wysyłanie klientom treści marketingowych SMS-em. Przypomnienia o istniejących wizytach podlegają innym zasadom niż wysyłki promocyjne. Zapisz zgodę przy rezerwacji i dodaj informację o wypisaniu się do szablonów.
Co przeczytać po ustawieniu aplikacji do przypomnień?
Przejdź do tekstu jak wysyłać SMS-y z przypomnieniem o wizycie, by poznać szczegóły wysyłki. Zespoły medyczne powinny też przeczytać czym jest system przypomnień o wizytach pacjentów.