Cztery nieobecności w tygodniu kosztują gabinet około ośmiuset dolarów utraconego czasu pracy fotela. Po przejściu z ręcznych telefonów z przypomnieniami na jeden automatyczny szablon ta liczba spadła do jednej. Wiadomość nie stała się mądrzejsza. Stała się spójna.
Szablon przypomnienia o wizycie to gotowa wiadomość, którą system automatycznie uzupełnia dla każdej rezerwacji. Zamiast pisać nowy tekst za każdym razem, określasz strukturę raz, a zmienne dane wstawiają pola. Szablony e-mail mogą zawierać dłuższe listy przygotowań. Szablony SMS pozostają krótkie. Oto jak stworzyć szablony przypomnień, z których Twój zespół skorzysta przez wiele miesięcy.
Co zawiera szablon przypomnienia o wizycie
Każdy szablon potrzebuje stałego tekstu i pól dynamicznych. Stały tekst obejmuje nazwę firmy, ton i skrót zasad. Pola dynamiczne pobierają z rezerwacji imię klienta, datę, godzinę, usługę, specjalistę i miejsce.
Tematy wiadomości mają znaczenie w szablonach e-mail. Temat w stylu Przypomnienie: Twoja wizyta we wtorek, 12 marca sprawdza się lepiej niż ogólnikowe Nadchodząca wizyta.
Struktura treści powinna odpowiadać temu, jak klienci przeglądają wiadomości. Najpierw najważniejsze, potem działanie, na końcu drobny druk. Przy wersjach SMS zastosuj układ z tekstu jak napisać SMS z przypomnieniem o wizycie.
Jak budować szablony dla różnych kanałów
Szablony e-mail dopuszczają nagłówki, listy punktowane z przygotowaniem i załączniki kalendarza. Użyj ich do instrukcji dla nowych pacjentów, linków do formularzy i informacji o parkingu.
Szablony SMS ściskają wszystko do jednego ekranu. Często wystarczy jeden szablon na każdy główny rodzaj usługi. Osobne szablony dla nowych i stałych klientów warto mieć, gdy różnią się kroki przygotowania.
Pomagają warianty czasowe. Szablon na siedem dni przed może skupiać się na przygotowaniu. Szablon na dwadzieścia cztery godziny przed skupia się na potwierdzeniu lub zmianie terminu. Szablon w dniu wizyty to krótkie przypomnienie z adresem.
Przetestuj pola z prawdziwymi danymi przykładowymi, zanim ruszysz na żywo. Zepsuty format daty lub brakujące nazwisko specjalisty szybko niszczą zaufanie.
Jak utrzymać szablony aktualne
Wyznacz jedną osobę, która co kwartał przegląda szablony. Numery telefonów, adresy i terminy w regulaminie się zmieniają. Przestarzałe szablony powodują więcej zamieszania niż brak szablonu.
Kontrola wersji pomaga, gdy treść edytuje kilka osób. Zapisz datę ostatniego przeglądu w wewnętrznym dokumencie, nawet jeśli Twoje oprogramowanie nie ma formalnego wersjonowania.
Szablony łączą się z automatyzacją opisaną w tekście czym jest automatyczny system przypomnień o wizytach. Pasują też do wiadomości potwierdzających z tekstu jak stworzyć e-mail z potwierdzeniem rezerwacji w module o konfiguracji.
Najczęstsze pytania
Ile szablonów przypomnień potrzebuję?
Zacznij od jednego szablonu e-mail i jednego SMS dla najczęstszego rodzaju wizyty. Dodawaj warianty, gdy kroki przygotowania lub zasady wyraźnie różnią się między usługami. Zbyt wiele szablonów oznacza dodatkową pracę bez lepszych wyników.
Jakie pola powinien zawierać każdy szablon?
Imię klienta, data wizyty, godzina, nazwa usługi, miejsce lub link i numer kontaktowy firmy pokrywają większość przypadków. Nazwisko specjalisty pomaga, gdy klienci wybierają konkretną osobę. Linki do ubezpieczenia lub formularzy dodawaj tylko w szablonach e-mail, gdzie jest miejsce na kontekst.
Czy mogę użyć tego samego szablonu do przypomnień i potwierdzeń?
Potwierdzenia powinny cieszyć się z rezerwacji i ustalać oczekiwania. Przypomnienia powtarzają szczegóły bliżej dnia wizyty. Wspólne sformułowania są w porządku, ale każda wiadomość potrzebuje osobnego celu i tematu, by klienci wiedzieli, dlaczego znów się z nimi kontaktujesz.
Gdzie w rezerwacjach WEMASY znajdują się szablony?
Szablony zwykle leżą w konfiguracji rezerwacji lub wiadomości powiązanej ze zdarzeniami rezerwacji. WEMASY pomaga połączyć strony rezerwacji zbudowane w kreatorze stron z automatycznymi wiadomościami, by szablony uruchamiały się, gdy klienci rezerwują online.
Czy szablony powinny wprost wspominać o opłatach za nieobecność?
Wystarczy jedno proste zdanie o terminie odwołania i opłatach. Połącz treść szablonu z formalną polityką nieobecności na stronie, by klienci widzieli te same zasady we wszystkich kanałach.
Co przeczytać dalej o szablonach przypomnień?
Zobacz jak korzystać z aplikacji do przypomnień o wizytach, by wysyłać szablony z wyspecjalizowanego narzędzia. Potem przeczytaj jak wysyłać SMS-y z przypomnieniem o wizycie, by poznać proces wysyłki.