Firmę zakłada się po to, by robić pracę, którą się kocha, a nie by w kółko dzwonić w sprawie wolnych terminów. A jednak większość tygodni nadal zaczyna się od łańcuszków wiadomości głosowych, podwójnie zarezerwowanych popołudni i klientów, którzy uznali, że SMS to potwierdzona wizyta.
Internetowy system rezerwacji w małej firmie zmienia ten rytm. Klienci rezerwują sami. Kalendarz zawsze jest aktualny. Potwierdzenia wychodzą automatycznie. Oto jak ustawić rezerwacje od zera, gdy prowadzisz szczupły zespół bez osobnej osoby od operacji.
Czego potrzebuje system rezerwacji w małej firmie
Minimum to kalendarz na żywo, strona rezerwacji w witrynie, automatyczne potwierdzenia i jedno miejsce, w którym lądują wszystkie rezerwacje. Mile widziane funkcje to formularze wstępne, pobieranie płatności i przypomnienia.
Zacznij od minimum. Prosty system, z którego naprawdę korzystasz, bije złożoną konfigurację porzuconą po dwóch tygodniach. Płatności i formularze wstępne dodaj, gdy podstawowy proces przez miesiąc działa niezawodnie.
Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy rezerwacje online pasują do Twojego modelu działania, przeczytaj rozdziały dlaczego każda firma potrzebuje internetowego systemu rezerwacji oraz czym jest internetowy system rezerwacji z pierwszego modułu.
Jak krok po kroku uruchomić system rezerwacji
Faza pierwsza: zaplanuj usługi i godziny. Wypisz każdą usługę do rezerwacji, jej czas trwania, przerwę i cenę. Zdefiniuj godziny tygodniowe i zablokuj święta, zanim dotkniesz ustawień oprogramowania.
Faza druga: zbuduj ścieżkę rezerwacji na stronie. Utwórz osobną stronę rezerwacji, dodaj kalendarz lub widżet na stronach usług i podlinkuj oba z menu głównego. Ten etap szczegółowo opisują rozdziały o tworzeniu strony rezerwacji oraz dodawaniu kalendarza rezerwacji .
Faza trzecia: skonfiguruj komunikację. Ustaw e-maile z potwierdzeniem i opcjonalne przypomnienia. Wskazówką niech będą rozdziały o e-mailach z potwierdzeniem wizyty oraz e-mailach z potwierdzeniem rezerwacji .
Faza czwarta: dodaj formularze wstępne i płatności, gdy nadejdzie pora. Podłącz formularze wstępne dla nowych klientów i bramkę płatności, jeśli zadatki ograniczają problem z niestawiennictwem. Oba są opcjonalne na starcie, ale cenne, gdy rośnie liczba rezerwacji.
Faza piąta: przeszkol zespół i uruchom. Każda osoba przyjmująca rezerwacje telefoniczne musi używać tego samego kalendarza. Przeprowadź testowe rezerwacje od początku do końca. Ogłoś nową opcję samoobsługi obecnym klientom e-mailem i osobiście.
Wybór narzędzi bez przepłacania
Narzędzia do umawiania wizyt w małej firmie sięgają od aplikacji tylko z kalendarzem po pełne systemy z witryną. Szukaj jednego rozwiązania, które obejmuje Twoją stronę i rezerwacje razem, jeśli to możliwe. Osobne narzędzia do strony, formularzy i umawiania mnożą zmęczenie logowaniem i błędy synchronizacji.
WEMASY powstał dla małych zespołów, które chcą mieć stronę, formularze i rezerwacje w jednym systemie, zamiast składać je z pięciu subskrypcji.
Oceniaj według faktycznej tygodniowej liczby rezerwacji. Samodzielny konsultant z ośmioma wizytami w tygodniu ma inne potrzeby niż salon z czterema osobami od stylizacji i sześćdziesięcioma rezerwacjami. Dopasuj poziom funkcji do skali dzisiejszej, a nie wyobrażonej przyszłej.
Zajrzyj do rozdziału jak wybrać system rezerwacji dla swojej firmy przy porównywaniu opcji. Skup się na czasie konfiguracji, wygodzie na telefonie i tym, czy narzędzie pasuje do Twojej obecnej strony.
Po starcie sprawdź wskaźniki po 30 i 60 dniach. Udział rezerwacji online, odsetek niestawiennictwa i liczba rezerwacji telefonicznych pokażą, czy poprawić zasady, przypomnienia lub reguły zadatków. Moduł o umawianiu wizyt w dalszej części książki szerzej omawia bieżące zarządzanie grafikiem.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu zajmuje małej firmie uruchomienie rezerwacji online?
Większość zespołów z określonymi usługami i godzinami startuje w ciągu jednego do dwóch tygodni. Zostaw czas na testy, szkolenie zespołu i ogłoszenie klientom. Pośpiech z nieprzetestowanymi ustawieniami płatności lub potwierdzeń tworzy problemy z obsługą już pierwszego dnia.
Czy mogę nadal przyjmować rezerwacje telefoniczne obok umawiania online?
Tak, ale każda rezerwacja telefoniczna musi od razu trafić do tego samego systemu. Podział między papierowe a cyfrowe kalendarze to miejsce, gdzie zaczynają się podwójne rezerwacje. Naucz zespół dodawać rezerwacje telefoniczne przed odłożeniem słuchawki.
Czy WEMASY sprawdza się jako internetowy system rezerwacji dla małej firmy?
WEMASY łączy strony, formularze, umawianie i płatności w jednym systemie. Małe zespoły publikują witrynę z rezerwacjami w kreatorze stron bez zarządzania osobnymi narzędziami dla każdej warstwy.
Jaki jest największy błąd małych firm przy ustawianiu rezerwacji?
Start bez przetestowania pełnego procesu klienta na telefonie. Większość klientów rezerwuje z telefonów. Proces, który działa na laptopie, a psuje się na telefonie, po cichu traci rezerwacje.
Czy wymagać konta, by klienci mogli rezerwować online?
Rezerwacja bez konta konwertuje lepiej dla nowych klientów. Opcjonalne konta dla powracających przyspieszają kolejne rezerwacje. Wymagane założenie konta przed pierwszą wizytą dodaje tarcia, którego większość małych firm nie potrzebuje.
Kiedy dodać płatności do systemu rezerwacji w małej firmie?
Dodaj zadatki, gdy niestawiennictwo kosztuje Cię realny przychód lub zarezerwowane zasoby. Darmowe rezerwacje na starcie są w porządku, gdy dopracowujesz proces. Wprowadź konfigurację bramki płatności gdy podstawowe umawianie działa płynnie.