Ktoś wysyła Twój formularz kontaktowy w piątek o 21:02. Jesteś offline do poniedziałku. Bez autorespondera skrzynka tej osoby przez cały weekend pozostaje pusta. Z nim po kilku sekundach przychodzi krótka wiadomość potwierdzająca, że zapytanie dotarło, i informacja, kiedy spodziewać się pełnej odpowiedzi.
Autorespondery w poczcie firmowej to najprostsza forma automatyzacji e-maili. Wysyłają jedną zdefiniowaną wiadomość, gdy wystąpi określone zdarzenie, na przykład przyjdzie e-mail lub formularz. Wiesz już, kiedy automatyzacja ma sens, z materiału kiedy marki powinny używać automatyzacji e-maili. Autorespondery to zwykle pierwsze narzędzie, jakie marki ustawiają.
Czym jest autoresponder?
Autoresponder to automatyczna odpowiedź, która wysyła się bez ręcznego działania, gdy spełniony jest warunek wyzwalacza. Wyzwalaczem może być e-mail przychodzący na konkretny adres, wysłanie formularza na stronie lub słowo kluczowe w temacie. Odpowiedź korzysta z treści napisanej z wyprzedzeniem.
Autorespondery różnią się od pełnych sekwencji e-maili. Sekwencja wysyła wiele wiadomości w ciągu dni lub tygodni. Autoresponder zwykle wysyła jedną wiadomość na zdarzenie wyzwalające. Oba należą do szerszej praktyki opisanej w materiale czym jest automatyzacja e-maili dla marek.
Jak działają autorespondery?
Proces ma cztery kroki. Najpierw definiujesz wyzwalacz, na przykład pocztę na wsparcie@twojamarka.pl albo formularz kontaktowy na stronie głównej. Potem piszesz treść odpowiedzi, razem z tematem i treścią. Następnie włączasz autoresponder w hostingu poczty lub ustawieniach formularza. Na końcu system monitoruje wyzwalacz i automatycznie wysyła odpowiedź.
Odpowiedź powinna wychodzić z tego samego adresu w domenie, na który napisał nadawca, co wzmacnia zaufanie budowane dzięki materiałowi czym jest adres e-mail we własnej domenie. Dodaj elementy stopki z materiału co umieścić w stopce e-mail, aby zautomatyzowana wiadomość wyglądała jak reszta poczty marki.
Popularne typy autoresponderów dla marek
1. Potwierdzenie formularza kontaktowego
Potwierdza otrzymanie i ustala termin odpowiedzi. Łączy się z formularzami publikowanymi zgodnie z materiałem profesjonalna poczta e-mail a Twoja strona.
2. Autoresponder ogólnej skrzynki
Odpowiada każdemu, kto pisze na adres oparty na roli, jak info@ lub hello@. Przydatny, gdy wolumen jest duży, a nadawcy potrzebują szybkiego potwierdzenia.
3. Autoresponder nieobecności
Włącza się podczas planowanej nieobecności. Osobny rozdział e-maile o nieobecności w firmie omawia czas, treść i moment wyłączenia.
Zacznij od jednego autorespondera, przetestuj go sam i poproś kogoś z zespołu o wywołanie go. Popraw niezręczne sformułowania, zanim zobaczą je klienci. Następny rozdział o poczcie nieobecności to naturalny drugi krok, jeśli zespół podróżuje lub bierze planowane wolne.
Najczęstsze pytania
Czy autoresponder odpowiada na każdy e-mail w wątku?
Większość autoresponderów uruchamia się raz na nową rozmowę, a nie przy każdej odpowiedzi w istniejącym wątku. Sprawdź ustawienia, by uniknąć dublowania potwierdzeń. Potwierdzenia formularzy WEMASY w kreatorze stron zwykle wysyłają jedną odpowiedź na zgłoszenie.
Jak długa powinna być wiadomość autorespondera?
Trzymaj się poniżej pięciu zdań. Napisz, co dotarło, kiedy odpowiesz i jak szybko skontaktować się z kimś w pilnej sprawie. Długie autorespondery wyglądają jak szablonowe listy.
Czy autorespondery mogą tworzyć pętle e-maili?
Dwa autorespondery odpowiadające sobie nawzajem mogą stworzyć pętlę. Większość systemów poczty firmowej wykrywa to i zatrzymuje po jednej wymianie. Wyłączaj adresy noreply i listy mailingowe z wyzwalaczy autorespondera, gdy to możliwe.
Czy autorespondery powinny zawierać numer telefonu?
Dodaj numer telefonu lub inny kontakt tylko wtedy, gdy zespół naprawdę może odebrać. Autoresponder, który obiecuje pilne wsparcie telefoniczne, którego nie da się zapewnić, szkodzi zaufaniu.
Czy autorespondery potrzebują tematu wiadomości?
Jasny temat pomaga odbiorcom później znaleźć potwierdzenie. Użyj czegoś konkretnego, jak „Otrzymaliśmy Twoją wiadomość”, zamiast ogólnego „Re: Twoje zapytanie”. Nawyki nazewnicze opisuje materiał profesjonalne tematy e-maili.
Czym autoresponder różni się od odpowiedzi urlopowej?
Odpowiedź urlopowa lub o nieobecności włącza się według harmonogramu i informuje nadawców, że jesteś poza biurem. Ogólny autoresponder działa nieprzerwanie dla konkretnego adresu lub formularza. Oba to typy autoresponderów z różnymi wyzwalaczami.