Ostatnie wrażenie jest tym, które ludzie zapamiętują. Mocny e-mail, który kończy się mglistym „Co o tym sądzisz?” i brakiem podpisu, zostawia odbiorcę w niepewności i lekko zirytowanego. Wiadomość z jasnym kolejnym krokiem, dopracowaną formułą pożegnalną i pełnym podpisem wydaje się skończona i godna zaufania.
Profesjonalne zakończenie e-maila to zamknięcie treści z celem, wybór formuły pasującej do tonu i podpis z danymi kontaktowymi. To ostatnia warstwa dopracowania każdej wiadomości firmowej. Oto jak profesjonalne zakończenia wyglądają w praktyce.
Co zawiera profesjonalne zakończenie e-maila?
Profesjonalne zakończenie ma trzy współpracujące elementy. Akapit końcowy podsumowuje wiadomość i podaje, czego potrzebujesz. Formuła pożegnalna to krótka linia grzecznościowa przed imieniem i nazwiskiem. Podpis daje odbiorcy pełne dane kontaktowe. Usuń którykolwiek z nich, a wiadomość wydaje się niekompletna.
Profesjonalne zakończenia szanują też czas odbiorcy. Nie wprowadzają nowych tematów. Nie dodają zbędnych uprzejmości. Potwierdzają cel i zachęcają do właściwej odpowiedzi.
Jak zamknąć treść e-maila
Ostatni akapit treści powinien odpowiadać na jedno pytanie. Co odbiorca ma zrobić dalej? Jeśli potrzebujesz zatwierdzenia, poproś o nie. Jeśli przesłano raport, napisz, czy uwagi są mile widziane. Jeśli wiadomość jest czysto informacyjna, napisz, że odpowiedź nie jest potrzebna.
1. Zakończ podziękowaniem, gdy to stosowne
Podziękuj odbiorcy, gdy poświęcono Ci czas lub gdy o coś prosisz. „Dziękuję za przejrzenie oferty” jest szczere i krótkie. Nie nadużywaj podziękowań w każdym akapicie. Jedno na zakończenie wystarczy.
2. Dodaj termin, gdy czas ma znaczenie
Jeśli Twoja prośba jest pilna, podaj termin w zdaniu końcowym. „Proszę o informację do poniedziałku, abyśmy mogli sfinalizować zamówienie” daje odbiorcy powód, by potraktować Twoją wiadomość priorytetowo.
3. Unikaj wprowadzania nowych informacji
Akapit końcowy nie jest miejscem na drugi temat. Jeśli zauważysz, że masz jeszcze inną sprawę, wyślij osobny e-mail albo wyraźnie oznacz ją jako drugi punkt. Mieszanie tematów na końcu dezorientuje odbiorcę i opóźnia obie odpowiedzi.
Formuły pożegnalne i podpisy, które wyglądają profesjonalnie
Wybierz formułę pasującą do formalności wiadomości. „Pozdrawiam serdecznie” i „Z poważaniem” sprawdzają się w większości kontekstów firmowych. „Z poważaniem” pasuje do korespondencji formalnej. „Dziękuję” i „Pozdrawiam” pasują do znanych kontaktów i zespołów wewnętrznych.
Podpis powinien zawierać imię i nazwisko, stanowisko, firmę, numer telefonu i adres strony. Używaj tej samej nazwy firmy i brandingu co na stronie. Spójność w kanałach ma znaczenie, jak wyjaśnia rozdział branding poczty jest tak samo ważny jak branding strony.
Wysyłaj z firmowego adresu w swojej domenie, a nie z konta prywatnego. Pole nadawcy jest częścią zakończenia, które odbiorca widzi w podglądzie skrzynki. Szczegóły konfiguracji znajdziesz w rozdziale poczta prywatna a firmowa.
Konkretne formuły pożegnalne znajdziesz w rozdziale przykłady formuł pożegnalnych w profesjonalnych e-mailach. Zdania końcowe w kontekście opisuje rozdział jak zakończyć e-mail firmowy.
Najczęstsze pytania
Jaka jest najbardziej profesjonalna formuła pożegnalna w e-mailu?
„Pozdrawiam serdecznie” to najbardziej uniwersalna profesjonalna formuła w poczcie firmowej. Pasuje do klientów, partnerów i kontaktów formalnych, nie brzmiąc sztywno. WEMASY pomaga utrzymać spójną markę dzięki kreatorowi stron i pasującej poczcie w Twojej domenie.
Czy wpisywać imię i nazwisko po formule pożegnalnej, jeśli podpis już je zawiera?
Wpisz swoje imię lub imię i nazwisko w linijce tuż po formule, nawet jeśli automatyczny podpis je powtarza. Dodaje osobistego akcentu, zwłaszcza w wiadomościach jeden na jeden.
Czy można zakończyć profesjonalny e-mail samym imieniem i nazwiskiem?
Pominięcie formuły i przejście od razu do imienia i nazwiska wydaje się oschłe w większości kontekstów firmowych. Krótka formuła, taka jak „Pozdrawiam” lub „Dziękuję”, przed imieniem zajmuje sekundę i utrzymuje pełen szacunku ton.
Czy dodawać linki do mediów społecznościowych w podpisie e-mail?
Dodaj jeden lub dwa istotne linki zawodowe, na przykład do strony firmy lub głównego profilu firmowego. Zbyt wiele ikon i linków sprawia, że podpis jest zagracony i odciąga uwagę od wiadomości.
Jak zakończyć e-mail z przykrą wiadomością?
Zakończ jasnym, empatycznym zdaniem i zaproponuj drogę naprzód. Unikaj zbyt wesołych formuł, takich jak „Do usłyszenia”. „Pozdrawiam serdecznie” lub „Z poważaniem” utrzymuje odpowiedni ton.
Czy zakończenie e-maila jest tak samo ważne jak początek?
Oba mają znaczenie, ale zakończenie decyduje o tym, czy odbiorca podejmie działanie. Jasne zamknięcie z właściwą formułą napędza odpowiedzi. Dopasuj zakończenie do kontekstu dzięki rozdziałowi formuły końcowe e-maila na każdą okazję.