Jeden e-mail kończy się: „Z poważaniem, David Park, Dyrektor operacyjny”, a pod spodem jest pełny podpis. Odbiorca dokładnie wie, kto go napisał i jak się skontaktować. Inny e-mail kończy się „Wysłano z mojego telefonu” i niczym więcej. Oba przekazały te same informacje. Tylko jeden wydawał się kompletny.
Przykłady formuł pożegnalnych w profesjonalnych e-mailach to wzorcowe zakończenia, które pokazują właściwy zwrot, format imienia i nazwiska oraz podpis dla danej sytuacji. Przyglądanie się przykładom pomaga przestać zastanawiać się nad dwiema ostatnimi linijkami każdej wiadomości. Oto praktyczne przykłady dla sytuacji, które zdarzają się najczęściej.
Co sprawia, że przykład formuły warto skopiować?
Dobry przykład obejmuje trzy części. Zdanie końcowe w treści podaje wezwanie do działania. Formuła pożegnalna pasuje do tonu. Blok podpisu daje odbiorcy dane kontaktowe. Kopiuj strukturę, a nie dokładne słowa, i dostosuj do własnego głosu i relacji.
Utrzymaj przykłady krótkie. Sama formuła to jedna linijka. Podpis to cztery do sześciu linijek. Wszystko dłuższe konkuruje z wiadomością o uwagę.
Przykłady formuł na typowe sytuacje
Każdy z poniższych przykładów pokazuje razem akapit końcowy, formułę i podpis, aby było widać, jak te elementy się łączą.
1. Formalny pierwszy kontakt
Zdanie końcowe: „Czekam na odpowiedź i chętnie udzielę dodatkowych informacji.”
Formuła: „Z poważaniem,”
Podpis: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, telefon, firmowy adres e-mail, adres strony. To pasuje do formatu z rozdziału format formalnego e-maila firmowego.
2. Kontakt uzupełniający z klientem
Zdanie końcowe: „Proszę o informację do środy, czy poprawiony harmonogram odpowiada Państwa zespołowi.”
Formuła: „Pozdrawiam serdecznie,”
Podpis: imię i nazwisko, rola, firma, telefon. Firmowy adres z rozdziału czym jest adres e-mail we własnej domenie wzmacnia zaufanie.
3. Prośba o przysługę lub zatwierdzenie
Zdanie końcowe: „Dziękuję za poświęcony czas na przejrzenie tego. Zatwierdzenie do piątku pomoże nam dotrzymać harmonogramu.”
Formuła: „Dziękuję,” lub „Dzięki,”
Podpis: imię i nazwisko oraz rola. Zachowaj prostotę, gdy wiadomość jest krótka.
4. Aktualizacja wewnętrzna zespołu
Zdanie końcowe: „Żadne działanie nie jest potrzebne, chyba że zauważysz problem w poniższych liczbach.”
Formuła: „Pozdrawiam,” lub „Dzięki,”
Podpis: samo imię i nazwa zespołu. Pełne bloki podpisu są opcjonalne w szybkich notatkach wewnętrznych.
5. Odpowiedź obsługi klienta
Zdanie końcowe: „Jeśli masz inne pytania, odpowiedz na ten e-mail, a pomożemy.”
Formuła: „Pozdrawiam serdecznie,”
Podpis: imię osoby z obsługi, nazwa zespołu obsługi, firma, adres e-mail obsługi, link do centrum pomocy.
Jak dostosować przykłady formuł do swojej marki
Zastąp przykładowe dane własnym imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem i danymi kontaktowymi. Użyj tej samej nazwy firmy i adresu strony, które są na Twojej stronie. Spójność strony i podpisu e-mail buduje rozpoznawalność, jak opisuje rozdział poczta we własnej domenie a tożsamość marki.
Zapisz w programie pocztowym dwie lub trzy wersje jako szablony. Jedną do formalnej poczty zewnętrznej, jedną do zwykłej komunikacji z klientami i jedną do notatek wewnętrznych. Dzięki temu nie budujesz zakończenia od nowa za każdym razem.
Wskazówki, jak wybrać właściwy zwrot, znajdziesz w rozdziale formuły końcowe e-maila na każdą okazję. Pełną strukturę zakończenia opisuje rozdział jak zakończyć e-mail firmowy.
Najczęstsze pytania
Jak wygląda kompletny przykład profesjonalnej formuły pożegnalnej?
Kompletny przykład obejmuje zdanie końcowe, formułę, wpisane imię i nazwisko oraz blok podpisu ze stanowiskiem i danymi kontaktowymi. WEMASY pomaga utrzymać spójny branding dzięki kreatorowi stron, aby podpis pasował do strony.
Czy dodawać adres e-mail do podpisu, jeśli jest już w polu Od?
Adres w podpisie pomaga, gdy wiadomość jest przekazywana dalej lub drukowana. Użyj adresu w swojej domenie, aby odbiorcy zawsze widzieli profesjonalny kontakt.
Czy w odpowiedziach mogę używać innej formuły niż w nowych e-mailach?
Odpowiedzi mogą mieć krótsze formuły, takie jak „Dzięki” lub „Pozdrawiam”, zwłaszcza w trwających wątkach. Nowe e-maile do kontaktów zewnętrznych zyskują na pełnej formule i kompletnym bloku podpisu.
Jaki przykład formuły sprawdza się w e-mailu z podaniem o pracę?
Użyj „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam serdecznie” z pełnym imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu i linkiem do portfolio lub profilu zawodowego. Zachowaj formalny ton w całej wiadomości. Otwarcie opisuje rozdział jak zacząć e-mail formalny.
Jak stworzyć szablon formuły w programie pocztowym?
Większość programów pocztowych pozwala zapisać domyślny podpis wraz z formułą pożegnalną. Ustaw jedną wersję do poczty zewnętrznej i krótszą do odpowiedzi wewnętrznych.
Czy zespół powinien używać tych samych przykładów formuł?
Wspólne standardy formuł utrzymują spójny głos marki. Opisz dwa lub trzy zatwierdzone formaty w wewnętrznym przewodniku stylu obok rozdziału przykłady profesjonalnych e-maili.