Czemu tak wiele e-maili firmowych rozpada się w ostatnich trzech linijkach? Treść ma sens. Powitanie było w porządku. Potem wiadomość urywa się na „Daj znać” i brakuje jakiegokolwiek pożegnania. Odbiorca musi zgadywać, czego naprawdę potrzebujesz i na kiedy.
Zakończenie e-maila firmowego to zamknięcie treści jasnym wezwaniem do działania, wybór odpowiedniej formuły pożegnalnej i dodanie podpisu. Zakończenie to ostatnia szansa, by poprowadzić odbiorcę do odpowiedzi. Mocne zamknięcie może zdecydować o odpowiedzi dziś albo ciszy przez tydzień. Oto jak właściwie zakończyć e-mail firmowy.
Co należy na końcu e-maila firmowego?
Koniec e-maila firmowego ma trzy części. Zdanie końcowe podaje, czego potrzebujesz lub co będzie dalej. Formuła pożegnalna to krótkie słowo lub fraza przed imieniem i nazwiskiem. Podpis zawiera imię i nazwisko, rolę i dane kontaktowe. Każda część ma swoje zadanie, a pominięcie którejkolwiek osłabia wiadomość.
Potraktuj zdanie końcowe jak instrukcję obsługi dla odbiorcy. „Proszę o potwierdzenie dostępności do czwartku” to konkret. „Daj znać, co myślisz” jest mgliste. Konkretne zakończenia dostają szybsze odpowiedzi.
Jak napisać skuteczne zdanie końcowe
Zdanie końcowe powinno odpowiadać celowi e-maila. Jeśli w treści padło pytanie, powtórz je lub dodaj termin. Jeśli przekazujesz informacje, napisz, czy potrzebujesz potwierdzenia, czy żadne działanie nie jest wymagane.
1. Prośba o odpowiedź
Napisz wprost, czego potrzebujesz i na kiedy. „Czy mogę prosić o przesłanie poprawionej umowy do końca dnia w piątek?” daje odbiorcy jasne zadanie i termin. Unikaj otwartych zakończeń, gdy masz konkretny termin.
2. Tylko przekazanie informacji
Gdy odpowiedź nie jest potrzebna, napisz to. „Z Twojej strony nie są wymagane żadne działania. Przekazuję to tylko dla informacji.” Dzięki temu odbiorca nie zastanawia się, czy ma odpowiedzieć.
3. Umawianie lub wracanie do tematu
Zaproponuj konkretny kolejny krok. „We wtorek lub w środę po południu mogę porozmawiać. Który termin pasuje lepiej?” jest łatwiejsze do odpowiedzi niż „Powinniśmy wkrótce pogadać”. Połącz to ze wskazówkami z rozdziału jak napisać profesjonalny e-mail, aby poznać cały przebieg wiadomości.
Wybór właściwej formuły pożegnalnej
Po zdaniu końcowym dodaj formułę pożegnalną w osobnej linijce, a potem imię i nazwisko. Popularne opcje to „Z poważaniem”, „Pozdrawiam serdecznie”, „Dziękuję” i „Pozdrawiam”. Dopasuj formułę do tonu wiadomości. Formalna oferta kończy się „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam serdecznie”. Szybka aktualizacja wewnętrzna może zakończyć się „Dzięki”.
Po formule dodaj blok podpisu. Wpisz imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, numer telefonu i adres strony. Firmowy adres w Twojej domenie, ustawiony według rozdziału jak uzyskać pocztę e-mail na własnej domenie, też należy do tego bloku.
Głębiej o formułach pożegnalnych przeczytasz w rozdziałach formuły końcowe e-maila na każdą okazję i jak profesjonalnie zakończyć e-mail.
Najczęstsze pytania
Czy zawsze dodawać wezwanie do działania na końcu e-maila firmowego?
Większość e-maili firmowych zyskuje na jasnym wezwaniu do działania, nawet prostym. Napisz, czy potrzebujesz odpowiedzi, decyzji, czy żadnego działania. WEMASY pomaga utrzymać profesjonalną obecność marki dzięki kreatorowi stron, a Twoje e-maile powinny odzwierciedlać tę samą jasność.
Czy „Dzięki” to odpowiednia formuła dla kontaktów zewnętrznych?
„Dzięki” sprawdza się, gdy prosisz o zrobienie czegoś albo gdy ktoś już Ci pomógł. Przy pierwszym formalnym kontakcie bezpieczniejsze jest „Pozdrawiam serdecznie” lub „Z poważaniem”.
Ile linijek powinien mieć podpis w e-mailu?
Utrzymaj podpis w czterech do sześciu linijek. Wpisz imię i nazwisko, stanowisko, firmę, telefon i stronę. Długie podpisy z cytatami lub dużymi obrazami odciągają uwagę od wiadomości.
Czy powtarzać prośbę w zdaniu końcowym?
Powtórzenie głównej prośby w zdaniu końcowym pomaga zapracowanym odbiorcom, którzy tylko przeglądają. Wystarczy jedno zdanie. Ta technika dobrze łączy się ze zwięzłym pisaniem z rozdziału jak napisać jasny i zwięzły e-mail.
Czy zakończenie e-maila bez formuły pożegnalnej jest nieprofesjonalne?
Zakończenie bez formuły wydaje się nagłe w większości kontekstów firmowych. Pojedyncze słowo, takie jak „Dzięki” lub „Pozdrawiam”, zajmuje sekundę i sygnalizuje, że wiadomość jest zakończona.
Czy podpis w e-mailu powinien pasować do brandingu strony?
Podpis powinien używać tej samej nazwy firmy, logo i danych kontaktowych co strona. Spójność w kanałach buduje zaufanie, jak opisano w rozdziale spójność poczty w całej marce.