W styczniu jedna marka robi półdniowy przegląd: wskaźniki, DNS, podpisy i dziesięć losowych wątków z klientami. Poprawia trzy przestarzałe szablony i odnawia wygasający certyfikat, zanim ktokolwiek to zauważy. Inna marka pomija przegląd i w listopadzie odkrywa, że połowa zespołu nadal używa starego logo w podpisach, a DMARC zawodzi od wiosny.
Coroczny audyt komunikacji e-mail to uporządkowany roczny przegląd adresów, treści, dostarczalności, nawyków zespołu i wskaźników. Zamienia niewidoczny rozjazd w listę poprawek, którą przepracujesz na jednym spotkaniu planistycznym. Oto lista kontrolna obejmująca cały system.
Jak przeprowadzić coroczny audyt komunikacji e-mail?
Zarezerwuj pół dnia z osobą odpowiedzialną za pocztę. Przejdź przez infrastrukturę, treści, zachowania zespołu i liczby. Zapisz ustalenia i przypisz osoby odpowiedzialne z terminami, zanim zakończysz spotkanie.
Połącz audyt z bieżącym zarządzaniem z artykułu przepływ zarządzania profesjonalną pocztą oraz dokumentem strategii z artykułu strategia długoterminowej komunikacji e-mail.
Coroczna lista kontrolna audytu
1. Infrastruktura i bezpieczeństwo
Sprawdź, czy rekordy SPF, DKIM i DMARC nadal pasują do Twojej konfiguracji wysyłki. Usuń nieużywane aliasy i skrzynki osób, które odeszły. Punkty z artykułów rekordy SPF, DKIM i DMARC oraz role i uprawnienia w poczcie e-mail mają tu zastosowanie.
2. Treści i szablony
Przeczytaj każdą automatyczną sekwencję i dziesięć najczęściej używanych szablonów ręcznych. Zaktualizuj oferty, linki, podpisy i zapisy prawne. Poszukaj błędów opisanych w artykule najczęstsze błędy w e-mailach biznesowych.
3. Wskaźniki i punkty odniesienia
Porównaj czas odpowiedzi, odsetek otwarć, kliknięć i dostarczalność z zeszłym rokiem oraz z artykułem punkty odniesienia wyników poczty firmowej. Wyniki wprowadź do panelu wskaźników e-mail dla marek.
4. Próbki z zespołu
Wybierz losowo dwadzieścia wysłanych wiadomości z różnych działów. Oceń ton, jasność i zgodność podpisu. Luki wymagają szkolenia, a nie jednorazowego ochrzanu.
Po audycie
Najpierw napraw to, co dotyka klientów: zepsute linki, nieudane uwierzytelnianie i błędne adresy kontaktowe na stronie. Mniej ryzykowne porządki zaplanuj na następny kwartał.
Zarezerwuj termin audytu już teraz i udostępnij listę kontrolną osobie kierującej zespołem. Potem zobacz, jak wygląda dojrzała komunikacja e-mail marki, gdy system działa dobrze.
Najczęstsze pytania
Kto powinien uczestniczyć w corocznym audycie e-mail?
Zaproś osobę odpowiedzialną za hosting, komunikację z klientami i przynajmniej jedną osobę z pierwszej linii, z obsługi lub sprzedaży. Małe marki mogą przeprowadzić go samodzielnie. Dane kontaktowe na stronie WEMASY warto sprawdzić w kreatorze stron podczas tego samego spotkania.
Ile trwa pełny audyt e-mail?
Większość małych marek kończy w trzy do sześciu godzin, gdy lista kontrolna już istnieje. Większe zespoły mogą rozłożyć przegląd infrastruktury i treści na dwa pół dni. Wskazówki o organizacji pracy znajdziesz w artykule jak uporządkować firmową skrzynkę e-mail.
Czy audytować e-mail częściej niż raz w roku?
Zrób lekki kwartalny przegląd wskaźników i uwierzytelniania, a raz w roku gruntowny przegląd szablonów i zasad. Reguły przechowywania z artykułu zasady przechowywania e-maili w markach pasują do rocznego przeglądu.
Jakie narzędzia pomagają w audycie e-mail?
Wyeksportuj wskaźniki z panelu poczty, pobierz rekordy DNS z panelu domeny i zarchiwizuj przykładowe wątki do oceny. Narzędzia zarządzania z artykułu narzędzia do zarządzania pocztą firmową przyspieszają pracę.
Jak przeprowadzić audyt poczty po odejściu osoby z zespołu?
Od razu odbierz dostęp, przypisz wspólne kolejki innym osobom i zaktualizuj autorespondery, w których wymieniono osobę odchodzącą. Wyłączanie z poczty to odwrotność artykułu jak wprowadzić osoby z zespołu do firmowej poczty.
Co, jeśli ustalenia audytu przytłaczają zespół?
Podziel poprawki na te do zrobienia w tym miesiącu, w następnym kwartale i w zapasie. Błędy widoczne dla klientów zawsze są pierwsze. Błędy w raportowaniu opisuje artykuł błędy w raportowaniu e-maili popełniane przez marki.